Política de gastos corporativos: aprenda a organizar uma

A organização das finanças de uma corporação é uma das partes mais importantes, pois possibilita que gestores tenham controle dos gastos. Essa iniciativa também garante que os recursos investidos sejam analisados, os desperdícios evitados e os custos reduzidos.

Para que tudo aconteça sob uma regência clara, é preciso construir uma política de gastos corporativos. Nela, estarão todos os detalhes de regras do que pode e do que não pode ser gasto, para que, além da supervisão, o departamento financeiro não tenha surpresas com custos exacerbados sem saber da onde vieram.

Esse documento é extremamente necessário e faz parte do planejamento financeiro empresarial. Por isso, no blog de hoje, vamos ensinar a montar uma política de gastos corporativos para as suas viagens a trabalho.

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Quais as vantagens de uma política de gastos corporativos?

Uma boa estruturação de uma política de gastos corporativos traz benefícios para toda a empresa. Começando pela própria organização, que deixa claro aos gestores e aos colaboradores quais são as principais normas referentes aos gastos, para que assim possam projetar onde e como gastarão dinheiro. Isso ajuda a impor limites, por exemplo, em viagens corporativas, nas quais é imprescindível manter o controle para que o processo de reembolso não seja afetado.

Outro ponto de uma política de gastos corporativos eficiente é a diminuição de risco de fraudes. Quando não se sabe o limite de gastos, a área financeira pode ser surpreendida com custos excedentes que tem como consequência prejuízos sem fim.

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Aprenda a organizar uma política de gastos corporativos

O primeiro passo para criar uma política de gastos corporativos é deixar os colaboradores a par das novas regras e o porquê delas. É importante explicar que esse tipo de controle favorece a gestão, mas também aplica controle sobre o reembolso de viagens corporativas, além de fortalecer o relacionamento com a equipe.

O documento precisa ser claro para que todos, de diferentes áreas, possam compreendê-lo. Porém, isso não significa que ele não precisa ser detalhado: o detalhe importa e muito. Depois de feito, ele também precisa ser atualizado constantemente para garantir que a conformidade política seja cumprida e que as necessidades da empresa estejam alinhadas com as expectativas atuais.

Começando pelo fator hospedagem, os procedimentos principais são: limite de gasto para o destino e para o cargo do colaborador, gastos com lavanderia, compras em frigobar não terão direito a reembolso corporativo, cobranças quanto ao uso inadequado do quarto também não serão passíveis de devolução.

Já quando o assunto for alimentação, deve-se limitar o consumo de almoço e jantar, principalmente se houver reuniões com clientes, e acordar que o excedente não poderá ser restituído.

No quesito transporte, gastos com aplicativos de carro também precisam entrar na política de gastos corporativos, definindo o quanto é possível gastar tendo em vista os percursos e, também, os horários dos pedidos. Estacionamentos poderão ser ressarcidos quando houver comprovação com recibo. Caso haja defeito no carro, a manutenção poderá ser reembolsada se o veículo for da própria empresa e, por fim, o reembolso de quilometragem deverá ser definido para que a aprovação ocorra de forma mais rápida.

Se a viagem contar com a necessidade da compra de passagem, pesos excedentes de bagagem não são reembolsáveis, mudanças de datas ou horários, se forem justificadas por necessidade da empresa de ficar em viagem por mais tempo, entram na política de gastos corporativos.

Tudo isso só poderá funcionar corretamente se a organização tiver um ERP que fomente a integração entre os setores e conclua o reembolso de viagens corporativas de maneira rápida. Assim, os processos são unificados e o gestor obtém uma visão maior das reservas de viagens e dos dados de gastos, tudo em um só lugar.

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