Plano de gestão de crises: como criar um em 6 passos simples

A gestão de crise ou também chamado de gerenciamento de crise basicamente é uma série de políticas e normas que devem ser seguidas para que a empresa consiga lidar com um problema inesperado que tenha surgido.

Esse problema pode ser interno ou externo e pode causar diversos prejuízos para a organização, sejam eles financeiros ou para a reputação. Como esses problemas, normalmente, costumam aparecer de surpresa, é extremamente importante que a empresa esteja preparada para lidar com isso antes que realmente aconteça.

Para isso, é importante o desenvolvimento e a implementação de um plano de gestão de crises eficiente para que essas situações possam ser contornadas e superadas da melhor maneira possível.

Lidar com crises é sempre uma situação delicada e exige muita transparência e cuidados por parte da equipe dedicada a essa tarefa. Por isso, no artigo de hoje, falaremos sobre qual a importância de um bom plano de crises e como criar um plano eficiente em apenas 6 passos.

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O que é um plano de gestão de crises

Como falamos anteriormente, a gestão de crise é a elaboração e aplicação de normas e políticas que devem ser executadas pelas empresas em situações de crises. Dessa forma, podemos imaginar que o plano de gestão de crises é um documento que contém todas as orientações de como essas políticas devem ser aplicadas em cada uma das possíveis situações.

Um bom plano de gestão de crises deve ser capaz de identificar as pessoas que devem ser acionadas e entrarão em ação, além de apresentar os papéis que cada uma delas desempenharão. O objetivo de um plano de gestão de crises é minimizar os danos e restaurar as operações de negócios o mais brevemente possível.

É importante lembrar que as crises sempre podem acontecer, por isso, esse documento deve estar ao acesso de todos os envolvidos e consultado frequentemente. Além disso, é importante que eles sejam constantemente atualizados com novas informações, estratégias e ferramentas que podem ser utilizadas para resolver alguns problemas.

Os tipos de plano de gestão de crise podem variar e dependem de qual é o setor que a empresa está. As crises podem ser desde um pedido de desculpas até uma forma de lidar com um ataque cibernético e a perda de informações importantes para a execução do serviço.

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Como criar um plano de gestão de crises em apenas 6 passos

Agora que você já sabe o que é um plano de gestão de crises, vamos mostrar como criar um para implantar na sua empresa de maneira simples e fácil. A melhor maneira de fazer isso é dividindo o plano de gestão em etapas menores. Por isso, apresentaremos 6 passos para montar o seu plano.

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1- Identifique a equipe de gestão de crise

A primeira coisa que você precisa fazer é identificar todas as pessoas que estarão envolvidas no gerenciamento de crises. É essencial que a equipe tenha fácil acesso ao plano e tenham conhecimentos sobre o assunto.

2- Avalie os riscos

Depois que sua equipe de gestão de crise estiver definida, é hora de identificar e avaliar quais são os possíveis riscos a que sua empresa pode estar exposta. Para fazer isso você pode organizar debates e brainstorms com os colaboradores que fazem parte da equipe de gestão para que eles possam identificar quais os possíveis riscos que a sua empresa pode correr.

Você pode começar analisando o seu nicho de mercado e identificar possibilidades através dele, depois, é possível pensar em outras situações que não estejam relacionadas com ele.

3- Determine o impacto no negócio

Agora, o próximo passo é determinar qual o impacto que esses riscos podem causar ao seu negócio. Cada risco pode acarretar resultados diferentes, assim é importante analisá-los separadamente.

Alguns dos principais exemplos de impactos podem ser: atritos com o cliente, reputação prejudicada, vendas atrasadas, perda de rendimentos ou multas por infrações, etc.

4- Planeje as suas respostas

Não basta apenas ficar imaginando quais serão as situações, é preciso identificar como a sua empresa pode lidar com esses problemas. Por isso, é necessário que a equipe de gestão de risco defina algumas respostas que possam ser dadas para os riscos que foram levantados.

5- Desenvolva o plano

É muito provável que as ideias que vocês tenham precisem ser mais desenvolvidas para que ganhem um escopo e tenham consistência. Por isso, a próxima etapa é realizar o desenvolvimento completo do plano.

Identifique todas as possibilidades e quais as ações que podem ser tomadas para contornar esses riscos. Ele deve incluir itens-chave, como um protocolo de ativação e contatos de emergência, que discutiremos mais detidamente adiante. Você também precisará colaborar com os participantes, para que todos entendam o que fazer e quando.

6- Mantenha o plano de gestão de crise constantemente atualizado

Depois que o plano estiver pronto, é importante que ele seja revisitado frequentemente para que sejam adicionadas novas soluções ou situações que podem ser extremamente úteis para a execução.

O que seu plano de gestão de crise deve conter?

Análise de riscos

Essa sessão é essencial para que sua equipe consiga analisar e definir quais são os possíveis riscos que podem afetar sua empresa.

Protocolo de ativação

O protocolo de ativação deve conter informações sobre qual será o gatilho que dará início ao plano de gestão de crise.

Procedimentos de respostas

Enquanto o protocolo de ativação define exatamente quando a sua equipe de resposta à crise deve reagir, os procedimentos de resposta descrevem os planos de ação para cada pessoa chamada à ação.

Estratégia de comunicação externa de crises

Quando eclode uma crise, as suas operações internas podem não ser as únicas partes afetadas. A sua estratégia de comunicação externa da crise deve detalhar quem vai divulgar as informações, bem como quem lidará com os comentários sobre a situação.

Avaliação de crise

Uma avaliação pós-crise é um lembrete para a sua equipe dar acompanhamento e avaliar o que correu bem e o que não deu certo. Dessa forma, você pode atualizar o seu plano de crise com as lições aprendidas para melhorar os procedimentos de resposta e reduzir o impacto nos negócios.

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