Plano de contingência financeira: como proteger os recursos do seu negócio

Quando os negócios vão bem e a empresa registra lucros em meses seguidos, pensar em um plano de contingência pode parecer uma atividade de pouca importância. Contudo, os melhores CFOs estão sempre atentos às projeções e aos cenários futuros, que podem trazer surpresas inesperadas.

Quando isso ocorre, nada melhor do que ter um plano de contingência bem definido. Ele serve, inclusive, como uma vantagem competitiva, já que muitos concorrentes não estarão tão preparados para oscilações no mercado.

Neste post, mostraremos o conceito de plano de contingência, os seus principais elementos e como preparar o seu próprio documento. Boa leitura!

O que é o plano de contingência?

Quando falamos do universo corporativo, um plano de contingência é um conjunto de estratégias e processos detalhados para que uma empresa enfrente situações adversas e obstáculos que ameaçam a sua estabilidade financeira.

Trata-se de um documento desenvolvido com o objetivo de analisar, uniformizar, orientar e treinar os colaboradores a desempenhar ações necessárias para o combate efetivo a uma situação desfavorável. Em termos de gestão financeira, o plano visa impedir que a empresa tenha a sua operação inviabilizada.

Cabe aos líderes, como o CFO, mapear e identificar os potenciais riscos, de acordo com as características e o ramo de atuação da companhia. Alguns planos envolvem situações mais extremas, como desastres naturais e crises econômicas globais. Outros, detalham rotinas para enfrentar situações nas quais o fluxo de caixa sofre um abalo.

Além disso, um plano de contingência trabalha para manter a normalidade — isto é, manter a empresa em funcionamento mesmo em meio às dificuldades financeiras. Não à toa, ele também costuma ser conhecido como plano de continuidade de negócios, plano de gerenciamento de incidentes, entre outros nomes.

Ao fornecer um roteiro para a resposta rápida e eficiente em momentos de crise, um plano de contingência não apenas protege os ativos e interesses da empresa, mas também fortalece sua capacidade de adaptação diante de desafios inesperados.

Ao minimizar impactos negativos e estabelecer medidas proativas para conter danos, não é exagero dizer que um plano de contingência é uma salvaguarda contra as piores situações que uma empresa pode enfrentar.

Quais os principais riscos financeiros para empresas?

Em primeiro lugar, os riscos financeiros são todas aquelas possibilidades que podem levar uma empresa a perder dinheiro. Isso pode ocorrer por meio de investimentos que não dão certo, fraudes, excesso de gastos ou mau planejamento.

Um plano de contingência financeira consiste no mapeamento desses riscos, mas também na prevenção e em uma série de atividades determinadas para evitar que o caixa da empresa seja totalmente comprometido.

Vale lembrar que nenhuma organização quer perder dinheiro — contudo, às vezes isso está fora do controle delas. Por isso, prestar atenção aos riscos é uma maneira de mitigar as perdas.

A melhor tática é o conhecimento dos diferentes perigos que rondam o empreendimento. Por isso, vamos conhecer os principais riscos financeiros que podem acometer as empresas.

Riscos de crédito

Os riscos de crédito descrevem aquelas situações nas quais a empresa não consegue cumprir suas obrigações financeiras. Alguns exemplos:

• o aluguel do espaço físico;
• a quitação de uma compra parcelada de equipamentos;
• parcelas de empréstimo;
• enfim, qualquer outra despesa que a organização contraiu e não pode arcar com o pagamento naquele momento.

Com uma ou mais dessas ocorrências, as empresas correm o risco de não conseguirem obter mais crédito no mercado. Para aquelas que contam com esse investimento para expandir as operações, é muito importante manter as contas em dia — e não contrair novas dívidas.

Riscos de liquidez

A empresa com problemas de liquidez não consegue arcar com pagamentos de compromissos imediatos, como o pagamento dos salários de todos os colaboradores. Isso é causado por problemas de caixa, que inviabilizam que ela tenha o dinheiro necessário para custear a operação.

A diferença em relação ao risco de crédito é que a liquidez não está diretamente relacionada à busca por crédito no mercado. Uma organização pode se sustentar sem precisar buscar esses valores extras, mas, ainda assim, ter problemas para manter a operação contínua. Nesse caso, há um problema de liquidez que a impede de cumprir compromissos.

Riscos de mercados

Esses riscos estão relacionados às oscilações do mercado, que podem afetar não somente um setor, mas a economia inteira de um país. Para evitar sofrer com eles, os CFOs devem ser capazes de ler bem a situação e fazer projeções para os períodos de dificuldade.

Caso um setor esteja sofrendo com a queda nas compras, decorrentes da queda de poder de compra dos clientes, esse provavelmente não é o melhor momento para fazer investimentos robustos, por exemplo.

Outro exemplo está na carteira de consumidores internacionais. Caso as tarifas para empresas estrangeiras subam muito, prejudicando as receitas, talvez a empresa deva focar esforços no mercado interno.

Riscos operacionais

O risco operacional tem relação com as falhas que ocorrem durante as operações rotineiras da empresa. Entre todas as modalidades citadas aqui, esse é o mais difícil de ser previsto. Afinal, quando você tem uma boa equipe, supõe-se que os trabalhos diários sempre são executados com o maior grau de atenção possível.

Os riscos operacionais geralmente são causados por erros humanos. Algumas causas são a falha na comunicação, a escolha errada do colaborador para desempenhar aquele trabalho ou mesmo uma carência técnica dentro do negócio.

Para evitar esse risco, que pode causar a demora na entrega aos consumidores finais, é importante ter colaboradores bem capacitados e treinados. Outra boa ideia é contar com o auxílio da tecnologia sempre que possível, automatizando tarefas e cortando atividades burocráticas para melhorar a produtividade geral.

Como esse plano protege os recursos do negócio?

Ter um plano de contingência para lidar com diferentes cenários desfavoráveis garante que a empresa terá ações bem definidas para responder a uma emergência. É como se o CFO e a sua equipe tivessem uma estratégia secreta e poderosa para lidar com contextos extremos.

Com um plano de apoio, a empresa reduz as chances de ter que paralisar as suas atividades ou recorrer a medidas como a recuperação judicial ou pedido de falência. Assim, ela mantém a sua boa reputação e consegue continuar trabalhando normalmente para entregar produtos aos clientes e manter relações com seus fornecedores.

Há diversos planos de contingência, abordando setores tão distintos como a saúde e a tecnologia. Uma estratégia específica financeira estabelece diretrizes para que a saúde econômica do negócio não seja totalmente comprometida.

Vale lembrar que o plano pode ser acionado em várias ocasiões:

• crises econômicas:
• oscilações de mercado e no setor em que a empresa atua;
• queda no faturamento;
• perda de talentos, caso isso comprometa a produtividade geral;
• período de transição dentro da empresa, quando ela está mudando o seu catálogo de produtos e precisa gastar menos para se reinventar.

Um plano de contingência bem definido é aquele que identifica previamente as situações nas quais ele precisará ser acionado e estabelece medidas reativas e proativas para mitigar as perdas — garantindo a continuidade. Ao adotá-lo, uma empresa se posiciona de maneira mais sólida para enfrentar turbulências econômicas.

Quais os elementos de um plano de contingência?

Conhecemos o conceito, então é o momento de mostraremos os princípios que devem nortear a elaboração do documento.

Identificação de riscos financeiros

O primeiro item que orienta o seu plano de contingência é a analisa dos riscos financeiros aos quais a sua empresa está submetida. Não subestime as falhas que podem ocorrer, já que até conglomerados bilionários lidam com problemas.

Portanto, identifique os riscos mais preocupantes do negócio, analisando cada uma das modalidades que citamos anteriormente. Avalie a liquidez, possíveis oscilações de mercado e converse com os colaboradores sobre problemas operacionais.

Estratégias de mitigação de riscos

Cada empresa pode definir uma estratégia de mitigação adequada para a sua atuação no mercado. Contudo, existem alguns caminhos que são relevantes para qualquer organização, como a modernização das despesas corporativas e revisão e ajuste de estratégias de investimento. Conheça mais a seguir.

Análise de liquidez

A empresa deve estabelecer um plano de contingência de liquidez, que seja regularmente atualizado para conter responsabilidades e procedimentos para evitar problemas no caixa.

Antes de realizar uma nova compra ou um investimento robusto, por exemplo, é preciso implementar um processo detalhado de aprovação, que leve em conta a opinião da equipe financeira.

Renegociação de contratos e débitos

Caso tenha dívidas com parceiros e fornecedores, busque uma extensão de prazo ou descontos para abatimento dos débitos menores à vista.

Integração dos setores da empresa

Um dos fatores que ocasionam um rombo financeiro é a falta de alinhamento entre diferentes departamentos. Assim, ocorrem a duplicação de gastos, os retrabalhos e as falhas causadas pela falta de objetivos comuns.

Em momentos de crise, é necessário que as ações do plano de contingência sejam compartilhadas entre todos os colaboradores, para que cada um saiba do seu papel nesse momento crucial do negócio.

Diferencial competitivo

Como a empresa continuará funcionando, mesmo em meio a dificuldades econômicas, reúna os colaboradores mais talentosos e organize um brainstorming para que a organização consiga explorar um diferencial competitivo.

Busque lacunas no mercado e entre em contato com clientes fidelizados para entender as necessidades dos consumidores. Lançar algo inovador pode ser o caminho para que o caixa volte ao azul.

Separar as contas pessoais das empresariais

Quando o negócio vai bem, os sócios podem acabar não separando as contas, já que não há rombos no caixa. Caso isso tenha ocorrido no seu negócio, estabeleça um pró-labore, que é uma espécie de salário fixo para os sócios. Com isso, o caixa fica mais organizado.

Outra estratégia muito importante é a alocação de reservas financeiras para emergências, que pode ser realizada mesmo em meio a um período de crise. É interessante notar que ela depende de outros fatores citados aqui, como a e de estratégias de investimento.

Só assim o CFO e sua equipe entenderão como eles poderão realocar os gastos cortados e transformá-los em uma reserva robusta para que a empresa enfrente as dificuldades e se prepare para o futuro.

Estratégias de prevenção de riscos

É essencial ter ações bem definidas para combater os riscos que se materializem em perdas financeiras, mas também é muito importante ter atividades para prevenir as falhas. Vamos conhecer algumas delas.

Revise o planejamento financeiro

Realizar um bom planejamento financeiro é uma das tarefas mais básicas de um CFO, mas a revisão de metas e possíveis pontos de ajuste não podem ser negligenciadas. Por isso, dê uma olhada nos planos de negócios antigos e veja se é possível modernizar algumas práticas.

Converse com profissionais da área contábil para encontrar meios legais de reduzir os tributos, pois o capital excedente ajudará muito na hora de lidar com imprevistos. Também é interessante automatizar tarefas para evitar retrabalhos, erros e reter colaboradores talentosos, que se sentirão mais motivados ao não precisarem desempenhar rotinas repetitivas.

Gerencie o fluxo de caixa

Acompanhar o fluxo de caixa significa, basicamente, monitorar a entrada e saída de dinheiro da empresa. Implemente mecanismos para ter um controle mais claro sobre valores a receber e o que precisa ser pago. Uma dica é buscar um software de gestão, que proporciona um monitoramento em tempo real das atividades financeiras.

Mantenha uma boa reputação financeira

Qual é a importância de ter uma boa reputação financeira para um plano de contingência? Se a sua empresa é bem-vista no mercado, será mais fácil conseguir crédito em momentos de dificuldade. Afinal, o crédito pode ser aplicado tanto no pagamento de dívidas como na realização de investimentos que façam o negócio crescer.

Diversifique as fontes de receita

Uma boa dica para mitigar riscos financeiros é diversificar as fontes de receita da empresa. Além das vendas diretas, é importante pensar em investimentos que podem ser feitos em momento de tranquilidade.

Considere explorar novos mercados, de modo aumentar o alcance da sua empresa. Uma companhia dedicada a soluções de TI, por exemplo, pode pensar em atuar no setor financeiro — muitos profissionais de tecnologia têm desenvoltura para desenvolver produtos nesse setor, como os colaboradores com conhecimentos em estatística e ciência de dados.

Do mesmo modo, uma empresa que trabalha com materiais esportivos pode se dedicar a criar algumas soluções para promover o bem-estar de profissionais de outros setores, como equipamentos de proteção individual. O importante é buscar ideias criativas para se manter relevante no mercado.

Tenha um fundo de reserva

Pense bem: se a situação ficar financeiramente complicada, ter valores extras para lidar com os pagamentos e dívidas virá bem a calhar. Portanto, que tal manter uma reserva separada dos recursos utilizados para a manutenção de negócios e pagamento de despesas fixas?

Isso é feito por meio da implementação de uma reserva de emergência para a empresa. Embora muitos líderes consigam visualizar a importância desse instrumento, a tentação de tirar um pouco do dinheiro alocado ali é grande — principalmente em momentos de tranquilidade, nos quais a empresa não demonstra fragilidade.

Contudo, é preciso entender que a reserva de emergência deve permanecer intocada em períodos de lucratividade. Assim, quando um imprevisto finalmente ocorrer, a empresa terá uma boa defesa financeira contra riscos significativos.

Priorize suas despesas e custos

Estabeleça prioridades de despesas para que você e seus colaboradores entendem melhor o que é absolutamente necessário para manter o negócio funcionando.

Para isso, é preciso identificar os gastos fixos e variáveis, assim como os investimentos que estão sendo feitos ou planejados. A partir dessas informações, você conseguirá definir os custos que são realmente importantes e o que pode ser cortado.

No entanto, é essencial ter cautela no momento de cortar gastos. Isso porque uma ação equivocada pode desencadear graves prejuízos para a organização, afetar a produtividade das equipes e comprometer o relacionamento da empresa com o seu mercado de atuação, como fornecedores e clientes.

Adote tecnologias

Por fim, para uma gestão estratégica das finanças, é indispensável contar com o auxílio da tecnologia. Nesse contexto, a melhor iniciativa é adotar uma solução digital adaptada para otimizar o controle de custos e despesas.

Na prática, essa ferramenta proporciona uma visão holística dos gastos da empresa. Os gestores poderão visualizar cada setor, monitorar recursos e investimentos específicos. A tecnologia ainda proporciona soluções capazes de reduzir erros operacionais e fornecer dados que possibilitam decisões mais precisas, baseadas em dados — e não em achismos.

Como implementar um plano de contingência?

Agora, mostraremos as principais etapas para elaborar e implementar um plano de contingência financeira dentro da empresa.

Monte um comitê de colaboradores talentosos

Comece com a formação de um comitê de colaboradores talentosos. O ideal é formar uma equipe com representantes de diversos setores, mesmo que o foco seja financeiro. Afinal, todas as áreas das empresas geram gastos e é importante que a abordagem seja holística.

Incluir os colaboradores no plano de contingência os ajuda a assimilar rapidamente as iniciativas necessárias para driblar os problemas. Além disso, você combina diferentes disciplinas e abordagens para a resolução de problemas.

Imagine que um problema estoure de uma última hora: um fornecedor confiável declara falência e a sua demanda de matérias-primas fica comprometida. Com o comitê, você terá várias vozes para oferecer caminhos para contornar o obstáculo.

Analise os riscos

Agora que você já formou o seu comitê de gestão de crises, o próximo passo é realizar uma análise dos riscos aos quais a empresa está submetida — principalmente no aspecto financeiro.

Os riscos devem ser ponderados com base na gravidade e na probabilidade de que eles efetivamente ocorram. Não é necessário elaborar um plano de contingência específico para cada risco que você identificar — até porque esse trabalho seria interminável.

Contudo, depois de delinear os riscos e as ameaças em potencial, trabalhe com os colaboradores para mapear os impactos de riscos. A avaliação deve ser feita com base em duas métricas principais:

• a gravidade do impacto caso a situação realmente aconteça — é preciso pensar em ações que possam ser colocadas em prática rapidamente para mitigar os danos;
• a probabilidade da concretização daquele risco — aqueles que sejam avaliados como mais improváveis devem ficar no fim da lista de prioridades. Uma dica é definir um nível de probabilidade baseado em números ou em gradações (alto, médio ou baixo).

Estabeleça estratégias de recuperação de danos

Com os riscos mapeados, é o momento de estabelecer planos de ação para mitigar danos caso um desses riscos se materialize. Determine ações rápidas, de emergência, que possam ser tomadas rapidamente para preservar o caixa da empresa.

Caso o CFO descubra um rombo inesperado nas contas, por exemplo, o primeiro passo é buscar credores rapidamente para negociar dívidas e novos contratos. A reserva de emergência, que citamos anteriormente, também ajudará nesse momento.

O mais importante é ter estratégias que forneçam ações rápidas e imediatas. Em vez de ficar lamentando o problema, os colaboradores já saberão os primeiros passos para contornar o problema.

Escreva o guia do plano de contingência

Após levantar os riscos possíveis e as ações para combater os problemas, é preciso reunir o plano de contingência em um documento. Afinal, não adianta muito fazer inúmeras reuniões e confiar que tudo o que foi conversado será automaticamente lembrado pelos colaboradores depois.

O plano de contingência oficial deve ter todas as informações necessárias, de maneira concisa e transparente. Evite utilizar termos muito rebuscados, que podem ser mal interpretados em momento de crise. É como se fosse um passo a passo do plano.

O ideal é criar uma versão digital que possa ser repassada rapidamente para os colaboradores autorizados. Simplifique com a criação de um índice, que reúna os pontos principais.

Conscientize os colaboradores

O fato de organizar um comitê inicial não significa que os demais colaboradores devam ficar alheios ao que foi estabelecido no plano. É essencial que todos os envolvidos estejam a par das decisões que precisarão ser tomadas em um momento complicado.

Isso pode envolver, inclusive, demissões e cortes nas equipes. Quando os colaboradores já conhecem os riscos de antemão, eles poderão se preparar melhor para lidar com eventuais problemas futuros.

Distribua o plano de contingência

Depois de criar o plano de contingência, nada de guardá-lo em alguma pasta esquecida no computador: compartilhe o documento com os colaboradores. Certifique-se de que todos entenderam o conteúdo final. Desse modo, quando chegar a hora de agir, todos estarão bem preparados e capacitados para fazer o necessário.

Realize testes e revisões

Um plano de contingência financeira não é estático: algo que foi elaborado há dez anos, por exemplo, pode não se encaixar muito bem na economia atual. Por isso, revise frequentemente o planejamento, de meses em meses.

Além disso, é interessante realizar alguns testes, elaborando situações hipotéticas de risco financeiro na empresa. Com esse treinamento, as pessoas assimilarão com mais facilidade as atitudes que precisam tomar quando chegar o momento.

A transformação digital tem modificado o cotidiano das empresas, que precisam se modernizar para não ficarem obsoletas no mercado. Com esse cenário de evolução contínua, o seu plano de contingência também deve se adequar às oscilações mercadológicas.

Diante das mudanças no mercado, do comportamento dos clientes e nas próprias empresas, deu para entender que elaborar um plano de contingência financeira é fundamental para manter o negócio funcionando. Esse planejamento evita que até os profissionais mais experientes fiquem sem saber o que fazer quando o momento financeiro do negócio não for o mais favorável.

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