Planejamento da logística em viagens corporativas: como fazer?

A cada dia, viagens a trabalho fazem parte do cotidiano das empresas. Sejam viagens para expandir negócios, captar novos fornecedores, ou até mesmo para o lazer dos funcionários, é fundamental que haja uma logística em viagens corporativas, tanto para garantir uma boa experiência para o colaborador, quanto para garantir a segurança e economia da empresa.

Ter um planejamento de logística em viagens corporativas garante que os recursos financeiros fornecidos pela empresa estão sendo aplicados corretamente, sem erro algum, facilitando a produtividade do viajante.

Essa logística aplicada corretamente garante a redução de riscos à empresa, e também promove um ambiente seguro e saudável ao colaborador que está fora do escritório.

No entanto, é preciso estar por dentro dos aspectos fundamentais que ajudam a promover uma gestão eficiente na hora de mapear uma logística em viagens corporativas. Confira no blog!

Veja mais: Sistema de viagens corporativas: por que é tão necessário?

O que é logística em viagens corporativas ?

O planejamento da logística em viagens corporativas é uma atividade que procura entender e identificar todas as variáveis que interferem no funcionamento operacional da empresa. Algumas variáveis são: estruturas, imprevistos, custos, tráfego, etc.

No caso, ao que se refere ao planejamento de uma logística em viagens corporativas, trata-se de organizar e definir passagens, datas de ida e volta, transporte, e até mesmo a parte da gestão de reembolso.

Por isso, não podemos deixar de lado a implementação de dois pontos importantes durante o planejamento da logística em viagens corporativas:

1. Política de viagens

Para se ter sucesso durante o processo de viagens corporativas, o segredo é ter uma política de viagens bem escrita e definida.

Nela serão descritas todas as regras e critérios fundamentais para que ocorra tudo bem na viagem de negócios.

Além disso, também estará descrito o orçamento disponível para a viagem, a política de reembolso, o comportamento que cada viajante deve ter, as práticas de segurança, etc.

2. Reembolso das despesas

Essa é uma etapa importante ao organizar uma viagem corporativa.

A empresa deve apresentar sua política de reembolso de despesas corporativas antes da viagem. É preciso ter um documento que conste que serão devolvidos os valores gastos pelos funcionários durante o processo de viagem, desde que eles tenham sido utilizados para cumprir propósitos que estejam ligados ao objetivo da viagem.

É preciso alinhar com os colaboradores as informações sobre quanto será reembolsado, assim como o que conta como reembolso e o que seria uma despesa pessoal.

É importante lembrar ao colaborador que todos os gastos devem ser documentados para facilitar o controle e o monitoramento, e que o colaborador deve guardar as notas fiscais.

Leia também: Saiba como funciona um fluxo de aprovação de viagem de negócios

Planejamento da logística em viagens corporativas: como fazer?

Para te ajudar nessa jornada, daremos algumas dicas sobre como administrar uma logística durante o processo de viagem corporativa, a fim que a missão seja um sucesso para a empresa e para o colaborador.

1. Defina o tipo de transporte

Durante o processo de viagem, é importante prezar pelos fatores que mais influenciam e se adequam à situação, como: distância, custo, tempo de deslocamento, etc.

Por isso, os meios de transporte mais comuns durante o processo de planejamento e da logística em viagens corporativas, são:

Avião

Em modo de comparação, sem dúvidas, é a opção mais rápida, segura e que oferece mais comodidade, pois supre a necessidade de uma viagem longa e mais urgente.

No entanto, ao optar por esse transporte, o orçamento sai mais caro, muitas vezes, por empecilhos como: atrasos e perdas de voo, perda de bagagens, cansaço dos voos com muitas conexões, etc.

Por isso, se planeje e dê preferência à compra de passagens com antecedência para evitar os valores altos das companhias.

Carro

A viagem de carro é uma opção que proporciona mais liberdade ao viajante, além de ser indicada para trajetos curtos e que exigem compromissos em lugares diferentes.

No entanto, este tipo de viagem requer atenção durante o planejamento, pois deve ser decidido como serão feitas as viagens, se alguma empresa será contratada, quanto isso custará para a empresa, etc.

No caso de ser o funcionário a realizar o deslocamento com veículo próprio, é preciso estabelecer uma política interna para garantir que os valores da empresa e do funcionário estão alinhados na hora de avaliar a política de reembolsos.

Ônibus

As viagens de ônibus são indicadas para trajetos e destinos de curta distância, assim como a viagem de carro. No entanto, é interessante avaliar os custos de deslocamentos internos ao chegar no destino final. No caso, uma viagem intermunicipal.

Além do mais, por não ter tanta liberdade, acaba se tornando um empecilho quando lembramos da existência de um limite de horas nessa opção de viagem.

Transfer Privativo

O serviço de transfer oferece mais conforto e segurança ao viajante, pois ele não precisará dirigir até o local do trabalho a ser realizado.

Ele serve como translado do aeroporto até o hotel, e também pode ser uma opção quando for preciso viajar a cidades próximas.

2. Considere todos os contratempos

Planejar uma logística em viagens corporativas também deve considerar circunstâncias imprevistas que possam surgir e ter planos de contingência em vigor.

Confira alguns desses imprevistos a seguir:

• Passagens esgotadas, perda do transporte, cancelamento de voos;

• Distâncias muito longas, que implicam em muitas paradas e atrasos;

• Problemas climáticos, condições precárias das estradas, acidentes;

• Demora para mudar de um meio de transporte para outro.

O planejamento de viagens corporativas é um trabalho muito importante e delicado. A automatização é uma dica importante neste caso, pois garantirá uma maior eficiência e economia para a empresa.

Hoje em dia, empresas já utilizam softwares nos seus negócios para conseguir um resultado melhor e mais econômicos aos seus cofres, pois a existência de falhas é pequena ou quase nula.

Por exemplo, cálculos e anotações de reembolsos não devem ser feitas manualmente, pois é uma atividade que está sujeita à ocorrência de falhas, podendo causar prejuízos financeiros à empresa.

Saiba mais: Quais os tipos de políticas de reembolso de despesas corporativas?

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