Planejamento da logística em viagens corporativas: como fazer?

O planejamento da logística em viagens corporativas garante uma gestão adequada dos recursos financeiros, bem como otimiza a agenda, aumenta a produtividade e contribui para o alcance dos objetivos traçados com os deslocamentos. Esse cuidado também promove a redução de custos para a organização, além de um ambiente seguro e saudável ao colaborador que está fora do escritório.

Neste artigo, vamos explorar dicas simples e práticas que ajudarão você a mapear e planejar a logística de viagens corporativas na sua empresa. Confira!

O que é logística em viagens corporativas?

O planejamento da logística em viagens corporativas é uma atividade que procura entender e identificar todas as variáveis que interferem no funcionamento operacional da empresa. Estas podem incluir imprevistos, tráfego, estrutura, entre outras.

Somado a isso, o planejamento contempla atividades de organização e definição de passagens, datas de ida e volta, transporte e até mesmo a parte da gestão de reembolso.

Para tornar todo o processo mais seguro, claro e dinâmico, o gestor precisa atentar para dois aspectos centrais: definição de política de viagens e regras de reembolso de despesas. Entenda!

Política de viagens

A política de viagens corporativas descreve todas as regras e os critérios fundamentais que os colaboradores precisam seguir. Além disso, estabelece o orçamento disponível para a viagem, a política de reembolso, o comportamento que cada viajante deve ter, as práticas de segurança, entre outras questões.

Reembolso das despesas

A empresa deve apresentar sua política de reembolso de despesas corporativas antes da viagem. É preciso ter um documento que conste que serão devolvidos os valores gastos pelos funcionários viajantes, desde que tenham acontecido para cumprir propósitos ligados aos objetivos do deslocamento.

É preciso alinhar com os colaboradores quanto será reembolsado, o que conta como reembolso e o que seria uma despesa pessoal. É importante lembrar a eles que todos os gastos devem ser documentados para facilitar o controle e o monitoramento e que a apresentação das notas fiscais é obrigatória.

Qual a importância de planejar a logística da viagem corporativa?

Além de aumentar a produtividade, o planejamento da logística de viagem permite um uso mais inteligente dos recursos. Ao definir rotas e atividades, reservar antecipadamente passagens e hospedagens e organizar a agenda de compromissos, a empresa otimiza o tempo dos colaboradores, reduz custos com imprevistos e garante que os objetivos da viagem sejam atingidos.

Ouro fator que demonstra a importância dessa atividade é que ela contribui para que o viajante tenha uma experiência mais confortável, diminuindo o estresse e favorecendo a busca pelos resultados esperados.

Como fazer o planejamento da logística em viagens corporativas?

A seguir, confira algumas boas práticas de planejamento logístico para que as viagens corporativas sejam um sucesso para a empresa e para o colaborador.

Defina o tipo de transporte

É importante ter em mente que fatores como distância, custo, tempo de deslocamento influenciam o planejamento da logística da viagem empresarial. Nesse contexto, os meios de transporte mais comuns a serem considerados são:

• avião — opção mais rápida, segura e que oferece mais comodidade, pois supre a necessidade de uma viagem longa e mais urgente. No entanto, pesa mais no orçamento e está sujeita a empecilhos como atrasos e perdas de voo, perda de bagagens, cansaço dos voos com muitas conexões etc.;
• carro — proporciona mais liberdade ao viajante, além de ser indicada para trajetos curtos e que exigem compromissos em lugares diferentes. Porém, o planejamento deve definir como serão feitas as viagens, se alguma empresa será contratada, quanto isso custará para a organização, entre outros fatores;
• ônibus — indicada para trajetos e destinos de curta distância, assim como a viagem de carro. Contudo, é interessante avaliar os custos de deslocamentos internos e tempo de viagem;
• transfer privativo — oferece mais conforto e segurança ao viajante, pois ele não precisará dirigir até o local do trabalho a ser realizado. Pode ser uma boa opção para viagens curtas e traslados do aeroporto até o hotel.

Considere todos os contratempos

O planejamento também envolve considerar eventuais imprevistos e montar planos de contingência para lidar com eles. Alguns dos contratempos mais comuns são:

• passagens esgotadas, perda do transporte, cancelamento de voos;
• distâncias muito longas, que ocasionam muitas paradas e atrasos;
• problemas climáticos, condições precárias das estradas, acidentes;
• demora para mudar de um meio de transporte para outro.

Perceba que são fatores que podem impactar diretamente o objetivo da viagem e os custos associados a ela. Nesse cenário, a automação é uma alternativa interessante para um planejamento de sucesso. Muitas empresas já utilizam softwares específicos que auxiliam nas diferentes etapas de gestão de viagens corporativas.

Como economizar em viagens corporativas?

Se você quer economizar nas viagens corporativas da sua empresa, comece investindo em tecnologia. Isso é possível por meio de soluções como o SAP Concur Travel & Expense, um sistema de controle financeiro para empresas e viagens corporativas que pode ajudar seu negócio a otimizar todo o controle end to end dos deslocamentos empresariais e a ter uma gestão inteligente.

Contando com recursos inovadores, o SAP Concur Travel & Expense simplifica o processo de reservas e elaboração de roteiros das viagens de negócios, permite calcular custo de viagem, receber os comprovantes de gastos e elaborar relatórios, tudo por uma mesma plataforma.

Entre os principais benefícios do SAP Concur Travel, estão:

• Registro completo de viagens, roteiros e gastos;
• Painel consolidado com dados atualizados da viagem;
• Conformidade total com as políticas de viagens e despesas da sua organização;
• Possibilidade de pesquisar e reservar hotéis, passagens e outros serviços por meio da plataforma;
• Integrações inteligentes e simplificadas com diversos sistemas;
• Comodidade, flexibilidade e conectividade para utilizar a plataforma de qualquer lugar ou dispositivo;
• Acompanhamento dos colaboradores em tempo real;
• Permite a escolha de viagens sustentáveis;
• Simplifica a digitalização dos recibos e comprovantes de despesas
• Permite a integração com o SAP Concur Expense para gerenciamento completo dos gastos corporativos e auditorias dos pedidos de reembolsos;
• Simplifica a aprovação e monitoramento das despesas.

Somado a isso, planejar-se com antecedência ajuda a encontrar passagens e hospedagens com preços mais atrativos, aproveitando promoções e comparando diferentes opções. Outro fator que pode impactar positivamente os gastos é flexibilidade de datas e horários.

Utilizar programas de fidelidade, otimizar os custos com alimentação e estar atento às políticas de reembolso e cancelamento são outras estratégias recomendadas para gestores e colaboradores envolvidos no processo

Como se preparar para imprevistos em viagens de negócios?

Para garantir o suporte em caso de imprevistos, a empresa deve criar um plano de contingência. Em primeiro lugar, o colaborador deve ter em mãos os contatos de emergência da empresa e do destino, como assistência médica e suporte técnico.

Além disso, ter um plano B para cenários como atrasos de voos ou cancelamentos de reservas pode evitar grandes transtornos. A flexibilidade e a capacidade de adaptação também são qualidades importantes para lidar com imprevistos e garantir que os objetivos da viagem sejam alcançados.

Como você viu, o planejamento da logística em viagens corporativas é um processo estratégico que, quando bem executado, otimiza o tempo e os recursos, garantindo eficiência e produtividade.

Os profissionais responsáveis precisam considerar todos os detalhes, desde a escolha das ferramentas tecnológicas para controle da viagem até a gestão de imprevistos. Assim, é possível proporcionar aos colaboradores viajantes uma experiência mais produtiva e confortável.

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