Perdi o voo, e agora? Saiba o que fazer para minimizar os impactos em viagens corporativas!

“Perdi o voo, e agora?” Quem realiza viagens corporativas já tenha se feito essa pergunta ao passar por esse transtorno que pode comprometer prazos, reuniões e compromissos estratégicos para a empresa.

Quando esse tipo de problema acontece, é importante saber como agir de forma rápida e proativa. Isso ajuda a reduzir os impactos na agenda profissional e evita prejuízos tanto financeiros quanto de imagem do negócio.

Veja a seguir quais atitudes tomar e como lidar com remarcação e reembolso após perda de voo.

Quais os primeiros passos ao perder um voo corporativo?

Quanto mais rápido você ou seu colaborador agir ao perder um voo corporativo, mais fácil será contornar a situação e até mesmo manter a agenda de compromissos. Saiba mais!

Entre em contato com a companhia aérea

O primeiro passo é perguntar imediatamente à companhia aérea se o check-in ainda está válido e se é viável transferir para um voo próximo. Nesse contato, veja se a empresa tem política de tolerância. Algumas companhias, dependendo da passagem adquirida, permitem a realocação sem custo adicional.

Caso não haja essa possibilidade, pergunte quando serão os próximos voos e qual a disponibilidade de assentos. Com isso, você consegue diminuir o atraso agilizando a remarcação e minimizar a necessidade de reagendar compromissos.

Confira as regras da passagem

No contato com a companhia aérea, aproveite para conferir quais são as regras válidas para o seu tipo de passagem. Algumas empresas permitem remarcação gratuita quando há perda do voo, outras fazem o processo com taxas reduzidas.

Lembre-se também de consultar a política de viagem corporativa da empresa, verificando se ela cobre custos extras envolvidos com perdas de voos. Se possível, peça recibo das tarifas pagas para ter o ressarcimento posteriormente.

Informe a empresa sobre a situação

Com as possibilidades de resolução em mãos, entre em contato o quanto antes com a empresa e registre o ocorrido. Mesmo que o problema tenha acontecido fora do horário comercial, é fundamental documentar tudo e as resoluções.

Se reuniões ou compromissos forem afetados, comunique o fato na hora ao responsável pela gestão da viagem. Isso ajudará a replanejar a agenda rapidamente e a evitar desgastes com parceiros e potenciais clientes.

Além disso, algumas empresas têm seguros de viagem corporativa, que podem ser acionados nesse momento para evitar gastos com remarcações, compras de novas passagens aéreas ou hospedagens, quando necessário. Aproveite o contato para avaliar se é o caso.

Como lidar com remarcação e reembolsos em viagens corporativas?

O processo de remarcação e reembolso de valores das viagens corporativas deve ser feito com cuidado para não gerar custos extras desnecessários. Por exemplo, em muitos casos, nem é preciso pagar algumas taxas.

Opções para remarcar o voo

Algumas empresas remarcam o voo em um tempo de tolerância, sem pagamento de taxas. Portanto, se a viagem ainda estiver de pé, consulte se é possível enquadrar sua situação nessas condições.

Dependendo do nível de urgência do compromisso, pode ser mais rápido reservar um voo em outra companhia aérea para manter a programação. Nesse cenário, confirme com a equipe da empresa o que acontecerá com a passagem original — se a viagem será remarcada ou se haverá cancelamento com reembolso, caso se aplique.

Quando solicitar reembolso

Muitas vezes, não dá para remarcar o voo ou é melhor cancelar a viagem corporativa e solicitar o reembolso da passagem. Algumas passagens têm tarifas reembolsáveis, permitindo a devolução do valor integral ou parcial.

Vale lembrar que, se você perdeu o voo por um problema da companhia aérea, há o direito ao reembolso integral ou à compensação dos prejuízos causados.

Seguro viagem e suporte corporativo

Há empresas que contratam seguros para viagens de negócios, justamente, para minimizar prejuízos nesse tipo de situação. Eles geralmente cobrem perdas de voos, cancelamentos e remarcações.

Antes de sair para seu deslocamento, vale a pena conferir junto ao gestor responsável se é esse o caso. Assim, diante de um problema, já saberá quais serão os custos reembolsáveis pela apólice.

Quais as melhores práticas para evitar a perda de voos?

Mesmo com um planejamento eficiente para chegar ao aeroporto com antecedência, ninguém está livre de imprevistos, não é verdade? Porém, algumas medidas ajudam a reduzir as chances de perder um voo. Confira!

Utilize ferramentas de gestão de viagens

Os softwares de gestão de viagem podem enviar notificações quanto aos horários dos voos, evitando esquecimentos que levem a perdas de voos. Muitos deles também alertam sobre mudanças no voo, lembram a necessidade de fazer o check-in e avisam sobre reprogramações.

Algumas plataformas integram transfers e reservas de hotéis, o que ajuda a evitar atrasos causados por falta de planejamento no deslocamento.

Monitore o status do voo com antecedência

Vale a pena acompanhar os horários de voos pelo aplicativo da companhia aérea nas horas que antecedem a viagem. Assim, se houver mudanças, será possível agir rapidamente.

Outro ponto importante é verificar o tráfego e a previsão do tempo da região. Se, por exemplo, há um alerta de chuva, você deve se programar para sair com maior antecedência, já que o tempo de deslocamento aumenta nessas circunstâncias.

Reserve voos com políticas flexíveis

Uma dica de ouro é optar por bilhetes que permitam fazer a primeira remarcação de voo gratuitamente ou com taxas reduzidas. Especialmente se a empresa não tem um seguro viagem corporativo, essa condição pode ajudar a minimizar prejuízos altos com tarifas.

Planeje deslocamentos com margem de segurança

É recomendado sempre observar como é o trânsito médio para chegar ao aeroporto no horário programado. Em alguns centros, o tempo pode aumentar em mais de uma hora no horário de pico. Se você não conhece bem a região, prefira uma opção de hospedagem próxima ao aeroporto.

Dessa forma, é possível se programar com maior segurança. Lembre-se de seguir a recomendação das companhias aéreas de chegar com antecedência de uma a duas horas nos voos nacionais e de três a quatro horas para viagens internacionais.

Como a SAP Concur pode ajudar na gestão de viagens corporativas?

Solução completa para gestão de viagens e despesas corporativas, o SAP Concur é seu aliado para controlar deslocamentos a negócios e minimizar os impactos da perda de um voo. Entre outras funcionalidades, ele permite:

• organizar transfers com horário marcado para evitar atrasos;
• remarcar passagem em caso de perda do voo;
• acompanhar os bilhetes não voados;
• gerenciar o reembolso das taxas pagas pelo colaborador.

Portanto, da próxima vez que disser “perdi meu voo, e agora?”, você já saberá como proceder. Basta seguir essas dicas para ter mais tranquilidade diante de imprevistos e tomar as melhores decisões em caso de urgência.

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