É possível realizar pagamento on-line nas viagens corporativas?

Os meios de pagamento on-line fazem parte do cotidiano de muitos brasileiros. Com a chegada do Pix, realizar pagamentos on-line ficou muito mais fácil e rápido.

De acordo com o estudo da StartSe, em parceria com o instituto Pesquisa na Hora, cerca de 57% dos consumidores brasileiros têm o hábito de fazer compras ou pagamentos on-line com frequência.

Entre os meios de pagamento on-line mais utilizados, os cartões ainda aparecem na frente, 62,1% das pessoas que realizam compras sempre preferem utilizar cartões. Porém, o Pix já ocupa o segundo lugar entre os meios de pagamento on-line mais utilizados, 28,9% dos entrevistados que sempre realizam compras on-line, preferem a utilização do Pix.

Sendo assim, muitas empresas e colaboradores passaram a utilizar os meios de pagamento on-line como a principal forma de pagar despesas em viagens corporativas. Esse hábito pode trazer diversas vantagens para as empresas e mais facilidades para o colaborador que está viajando.

Por isso, neste artigo, falaremos sobre os meios de pagamento on-line nas viagens corporativas, suas vantagens e como adotar essa modalidade em sua empresa. Boa leitura!

Como funciona o pagamento on-line nas viagens corporativas?

O pagamento on-line simplifica processos relacionados às viagens corporativas e, ao mesmo tempo, favorece os mecanismos de gestão e controle. Para que isso seja possível, são utilizadas plataformas que permitem o envio e o recebimento de pagamentos de maneira totalmente digital. Veja como funciona na prática:

• passagens — empresas que contam com um sistema de gestão de despesas e viagens corporativas conseguem usar a plataforma para reservar e processar o pagamento;
• hospedagem — muitos hotéis aceitam pagamentos antecipados via cartão corporativo virtual. Assim, o viajante faz o check-in sem se preocupar com o pagamento no local;
• transporte — aplicativos como Uber podem ser integrados às plataformas de viagens, permitindo que as corridas sejam pagas automaticamente pela empresa;
• despesas diárias — empresas disponibilizam cartões on-line com limites para refeições e outras necessidades, facilitando o controle das despesas.

Saiba mais: Como a sua empresa lida com a violação de despesas corporativas?

Qual a diferença entre pagamento on-line e outros tipos?

A principal diferença entre o pagamento on-line e outros tipos de pagamento em viagens corporativas está na praticidade, segurança e controle que os meios digitais oferecem. Compare!

Pagamento on-line

• automatização — feito por meio de plataformas digitais, o pagamento on-line é processado automaticamente ao reservar serviços como voos, hotéis e transportes.
• cartões virtuais — gerados para cada transação. Com isso, a empresa garante maior controle sobre as transações e, ao mesmo tempo, evita riscos e fraudes;
• integração com sistemas — as despesas pagas on-line podem ser automaticamente registradas nos sistemas de gestão financeira da empresa, facilitando o acompanhamento.

Outras formas de pagamento

• cartões físicos — cartões corporativos físicos precisam ser carregados pelo colaborador para que, a cada compra, ele insira manualmente os dados necessários, como a senha. Os riscos envolvidos são tanto de extravio quanto de clonagens ou fraudes.
• reembolso — o ressarcimento pelos gastos realizados pelo funcionário exige que ele arque com as despesas para ser reembolsado posteriormente, após apresentação dos comprovantes e validações internas. É um mecanismo indispensável, mas que deve se limitar a gastos pequenos ou inesperados;
• dinheiro físico — é uma opção que oferece baixo nível de segurança e controle, pois a verificação dos gastos dependerá exclusivamente das notas fiscais a serem apresentadas. 

Saiba mais: Pagamento corporativo: veja quais são os principais tipos e como controlar

Quais as vantagens de usar o pagamento on-line nas viagens corporativas?

A comparação entre as diferentes formas de pagamento disponíveis já indica alguns benefícios que os métodos on-line oferecem. Agora, detalharemos um pouco mais essas vantagens:

• segurança de dados — as plataformas de pagamentos on-line seguem tanto regras do mercado financeiro quanto leis voltadas à proteção de dados, por isso, fazem elevados investimentos em cibersegurança e mecanismos de controle;
• rastreamento — outra vantagem das plataformas de pagamento on-line é a facilidade de acompanhamento das movimentações financeiras, algo que simplifica a gestão de reembolso e fortalece as ações de prevenção de fraudes;
• redução de fraudes — os meios de pagamento on-line contam com tecnologias de ponta, usando recursos de inteligência artificial e big data. Eles permitem compreender os hábitos de consumo dos usuários e evitam que despesas fraudulentas sejam aprovadas durante as viagens corporativas.

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Como escolher o meio de pagamento ideal para viagem corporativa?

Ao escolher o meio de pagamento ideal para viagens corporativas, é importante considerar como eles podem facilitar a gestão. Conheça os principais fatores a serem avaliados!

• controle de gastos — escolha um método que permita ofereça a possibilidade de acompanhamento das transações;
• segurança — entenda o nível de segurança oferecido. Por exemplo, os cartões virtuais são gerados para uma única compra, reduzindo o risco de fraude e uso indevido;
• integração — outro critério que pode ser considerado é se o método de pagamento escolhido pode ser integrado com os sistemas de gestão financeira e ERP da empresa. Isso garante a possibilidade de automatização de processos e controle em tempo real;
• conformidade com políticas internas — verifique se o meio de pagamento é compatível com as políticas internas de viagem. Ou seja, se a empresa exige a apresentação de extratos financeiros ou faturas para ressarcir gastos, o dinheiro físico seria inviável;
• aceitação global — cartões corporativos e plataformas globais de gestão de viagens garantem que o funcionário possa pagar por serviços em qualquer lugar do mundo sem problemas.

Entenda: Vale a pena usar o pagamento on-line em viagens corporativas?

Como adotar o pagamento on-line na sua empresa?

Agora, vamos entender como sua empresa pode adotar o pagamento on-line nas viagens corporativas!

Considere as necessidades da empresa

Avalie quais são as necessidades da empresa. O objetivo é entender qual é o tamanho dos gastos durante uma viagem corporativa, em média, e quais as opções de pagamentos que os colaboradores podem encontrar com mais facilidade durante suas viagens.

Escolha a melhor opção para sua empresa

Compare as soluções disponíveis para identificar aquela que se encaixa melhor na realidade da sua empresa. Isso quer dizer, analisar tudo o que cada uma das opções oferece em termos de vantagem, como o parcelamento, a instantaneidade do pagamento e a praticidade.

Instrua os colaboradores

O próximo passo é instruir os seus colaboradores para que eles possam fazer bom uso do meio de pagamento escolhido. Isso é fundamental para que, durante as viagens corporativas, não haja risco de eles não conseguirem lidar com o sistema de cobrança virtual.

Integre as informações

Por último, procure por soluções em tecnologia que permitem a integração e a automação de processos para auxiliar na gestão das suas viagens corporativas. Dessa forma, você aprimora a gestão, diminuindo gastos desnecessários e minimizando os erros durante o processo.

Confira também: O que é alçada de aprovação nas viagens e despesas corporativas?

Como controlar os pagamentos em viagens?

Para controlar os pagamentos em viagens corporativas de maneira eficiente, é essencial adotar estratégias que garantam visibilidade, segurança e conformidade com as políticas internas da empresa. Conheça as melhores práticas!

Utilize uma plataforma de gestão de viagens

Sistemas que centralizam processos e informações sobre as viagens corporativas são indispensáveis para as empresas que desejam melhorar seus controles. Essas plataformas permitem gerenciar todas as reservas e pagamentos, assegurando o acompanhamento em tempo real das despesas de cada viagem. Isso facilita processos, como a aprovação prévia de gastos.

Adote cartões virtuais

Os cartões corporativos virtuais são gerados para cada transação, limitando o valor e o uso do cartão. Eles evitam gastos não autorizados e proporcionam maior segurança, já que são válidos apenas para uma compra específica.

Defina limites de gastos

Estabeleça limites de gastos por categoria (alimentação, transporte, hospedagem) e configure alerta para notificar quando esses limites forem atingidos. Isso garante que as despesas estejam conforme a política da empresa.

Automatize o relatório de despesas

A automatização dos relatórios de despesas com sistemas integrados facilita o controle. Com isso, os funcionários podem digitalizar recibos e enviar os relatórios diretamente por meio das plataformas, simplificando o processo de prestação de contas e garantindo maior precisão.

Integre com o ERP da empresa

Ao integrar os pagamentos ao sistema de ERP da empresa, todos os dados financeiros e as transações ficam sincronizados automaticamente. Isso facilita a conciliação de despesas e garante que a contabilidade tenha acesso direto aos registros, sem necessidade de inserção manual de dados.

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O SAP Concur Travel & Expense é um sistema de controle financeiro para empresas e viagens corporativas que pode auxiliar o seu negócio a otimizar todo o controle end to end dos deslocamentos empresariais e a ter uma gestão inteligente.

Sabemos que estabelecer e seguir corretamente uma política de reembolso de despesas corporativas é um grande desafio. Entretanto, com a implementação de um software de gestão como o SAP Concur Travel essa missão é mais simples.

Esse sistema de gerenciamento permite toda a organização de uma viagem corporativa, desde a emissão de passagens aéreas até o acompanhamento do itinerário. Além disso, por meio da plataforma, é possível receber todas as notas para reembolsos, fazer validações e controles em tempo real.

Contando com recursos inovadores, o SAP Concur Travel & Expense não somente simplifica o processo de reservas e elaboração de roteiros das viagens de negócios, mas também permite calcular o custo de viagem, receber os comprovantes de gastos e elaborar relatórios, tudo por uma mesma plataforma.

Dentre os principais benefícios do SAP Concur Travel estão:

• registro completo das viagens, roteiros e gastos;
• painel consolidado com dados atualizados da viagem;
• conformidade total com as políticas de viagens e despesas da sua organização;
• possibilidade de pesquisar e reservar hotéis, passagens e outros serviços por meio da plataforma;
• integrações inteligentes e simplificadas com diversos sistemas;
• comodidade, flexibilidade e conectividade para utilizar a plataforma de qualquer lugar ou dispositivo;
• acompanhamento dos colaboradores em tempo real;
• permite a escolha de viagens sustentáveis;
• simplifica a digitalização dos recibos e comprovantes de despesas;
• permite a integração com o SAP Concur Expense para gerenciamento completo dos gastos corporativos e auditorias dos pedidos de reembolsos;
• simplifica a aprovação e o monitoramento das despesas.

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Com conversas sobre temas e conexões, a missão do SAP Cast é levar você ao centro da revolução tecnológica, através do ponto de vista da empresa líder no segmento de software para empresas. Apresentadores: Leo Lopes, Maximiliano Cunha e Rodrigo Murad.

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