Os pedidos de reembolso de viagens corporativas precisam ser padronizados? Entenda o porquê

A ideia de padronização surgiu desde a revolução industrial, onde máquinas faziam movimentos repetitivos para que todos os produtos saíssem iguais. Dessa forma, os produtos tinham menos chances de terem falhas. Portanto, já observou-se nessa época a importância da simplificação para aumentar a produtividade. A maneira simplificada de conduzir os pedidos de reembolso de viagens corporativas ajuda não só a equipe que lida com o financeiro, como também todos os gestores que fazem parte desse time, além do colaborador que está viajando.

Sem uma devida estruturação, torna- se complicado obter economia de tempo para investir em ações estratégicas na empresa. Quando um processo é interrompido por falha manual, por perdas ou por qualquer outro motivo que causa um gargalo no procedimento, a empresa perde em tempo de serviço que poderia estar sendo investido para novas ações inovadoras.

Empresas que não possuem padronização nos processos em viagens corporativas acabam perdendo para o mercado competitivo. Por isso, não se deve ter dúvida quanto a adquirir uma ferramenta como um ERP para o seu negócio. Enquanto outras organizações perderam um tempo com processos manuais e correram riscos de perder documentos, uma instituição que investe em tecnologia para padronizar processos manuais ganha em economia redução de custos e redução de riscos.

Embora a tarefa de padronizar os pedidos de reembolso de viagens corporativas não seja tão fáceis no começo, uma gestão eficiente precisa realizar treinamentos com os colaboradores a fim de que eles possam compreender melhor como utilizar essa ferramenta.

No blog de hoje, entenda porque é necessário a sua empresa obter serviços internos padronizados.

Veja mais: Sistema de viagens corporativas: por que é tão necessário?

Vale a pena padronizar pedidos de reembolso de viagens corporativas?

A resposta é sim. Empresas que investem em tecnologia como as da SAP Concur que conseguem padronizar pedidos de reembolso de viagens corporativas saem na frente do mercado competitivo. A padronização em si acontece não somente nessa área, acarretando diversos benefícios para todos os setores empresariais.

Visto que padronizar pedidos de reembolso de viagens corporativas organiza as informações e centraliza-as em apenas um lugar, todo o restante da equipe se beneficia dessa vantagem da ferramenta tecnológica que assegura economia de tempo e evita a desorganização na procura por papéis e documentos empilhados.

Um dos principais benefícios de padronizar pedidos de reembolso de viagens corporativas é a taxa de redução de falhas. Tendo um modelo pré-estabelecido na organização, as solicitações de reembolso chegam para o gestor para que ele assine, e dê início ao processo de ressarcimento na mesma na hora em que foi mandado o pedido. Com isso, o tempo dos procedimentos institucionais são otimizados e toda a rotina organizacional também, prevenindo, assim, fraudes e reforçando a política da empresa.

Muitos lugares reconhecem os benefícios das viagens sustentáveis. Essa compreensão, aliada a uma maior demanda por métricas de sustentabilidade e mudanças nas viagens devido à pandemia, tornou agora o momento perfeito para que as empresas levassem a sustentabilidade a sério e, mais uma vez, as ferramentas da SAP Concur são as ideias para o seu negócio.

Leia também: Relatório integrado: como otimizar as informações com as melhores práticas

Como padronizar os pedidos de reembolso de viagens corporativas?

Após ler todos os benefícios da padronização dos pedidos de reembolso de viagens corporativas, chegou a hora de colocar esse plano em prática no seu negócio. Se você deseja implementar essa prática em sua empresa, a primeira etapa é contratar uma ferramenta tecnológica como da SAP Concur. Esse software irá definir as informações necessárias dos pedidos de reembolso de maneira que elas fiquem organizadas e padronizadas para que todos os pedidos sigam este mesmo fluxo. Detalhes como qual colaborador está fazendo o pedido de reembolso de viagens corporativas, os valores comprovante, devem fazer parte deste conjunto.

Dessa forma, é possível garantir um maior controle e visão holística da empresa já que uma tecnologia de reembolsos de viagens corporativas permite que o gestor desenvolva um histórico para apresentar, tanto em relatórios, como em planejamentos futuros. Assim a gestão de reembolso corporativo, se torna mais eficiente por causa da padronização dos processos.

Veja mais: Plano de gestão de crises: como criar um em 6 passos simples

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