O que significa reembolso de despesas e como fazer a devida gestão dele no seu negócio?

Uma prática muito comum no ambiente corporativo é o repasse de despesas de viagens, após os deslocamentos. Esse modo de ressarcir custos deve ser feito de acordo com a legislação trabalhista e envolve uma série de fatores que garantem que o colaborador seja compensado da maneira adequada. Mas, afinal, o que significa reembolso e como fazer?

Os gestores que fazem a gestão financeira precisam ficar atentos a essa prática para evitar prejuízos e complicações judiciais. Contas erradas atrapalham o fluxo de atividades do setor e danificam o orçamento.

O que a lei diz sobre o reembolso de despesas corporativas? Como fazer essa gestão no seu negócio? Além de explicar melhor o conceito, responderemos a essas perguntas a seguir. Acompanhe!

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O que significa reembolso?

Reembolso é um processo do departamento financeiro em que a empresa devolve ao colaborador o dinheiro gasto em algum evento corporativo. Após a comprovação por meio de notas fiscais ou recibos, a companhia pode ressarci-lo integralmente.

Imagine a seguinte situação: você escolhe um colaborador para uma viagem corporativa importante. Após aquela jornada, o funcionário detalhará os gastos que ele fez, registrando as despesas de acordo com o motivo. Depois disso, a empresa devolve os valores correspondentes ao que o profissional desembolsou.

Nesse sentido, o processo que garante que o valor correspondente seja devolvido é chamado de reembolso de despesas de viagem. Em uma jornada desse tipo ou em alguma reunião externa, é possível ter alguns gastos como:

• alimentação
• hospedagem;
• transporte;
• internet, telefone e outro tipo de comunicação.

É importante lembrar ao colaborador, antes do deslocamento, as políticas de reembolso da empresa. O objetivo é que ele saiba exatamente o que sairá de seu bolso e terá ressarcimento e o que ficará por custeio próprio.

Nesse sentido, um colaborador que escolha fazer suas refeições em um restaurante com preços muito acima daqueles estipulados na política de viagens, por exemplo, não terá todos os gastos reembolsados. Por isso, é muito importante que gestores e funcionários acertem os detalhes antes de cada jornada.

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O que diz a lei sobre o reembolso de despesas corporativas?

Além de saber o que significa reembolso, é importante lembrar que, após a reforma trabalhista de 13 de novembro de 2017, o reembolso empresarial se tornou mais flexível. Os gastos corporativos não fazem parte do salário do colaborador. Dessa forma, as empresas precisam realizar o reembolso e arcar com os gastos da viagem.

É importante ter um documento de comum acordo sobre as condições do ressarcimento contendo as seguintes informações:

• o nome do colaborador e sua função na empresa;
• a razão social da empresa, o nome do gestor e sua função;
• o período e todas as outras informações pertinentes sobre a viagem: destino, duração, o porquê da viagem;
• a forma de reembolso das despesas do deslocamento.

Para receber de forma justa o reembolso, o colaborador pode mostrar recibos e notas da viagem. Já a empresa pode determinar uma verba fixa previamente ou ser mediante a junção dos dois casos citados.

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Qual a importância de um sistema de gestão de reembolso corporativo?

Em um mundo cada vez mais digital, é importante que as empresas se adequem aos novos recursos disponíveis. Além de elevar a produtividade, essas ferramentas otimizam o tempo e ajudam no crescimento e na evolução da empresa.

Um software de reembolso corporativo facilita a gestão das despesas e desafoga toda a área financeira que não precisa se preocupar com documentação, pois tudo estará integrado ao sistema.

Essa ferramenta faz parte da estrutura do controle de despesas de viagens corporativas. No entanto, algumas soluções podem ser usadas até para a organização de outras atividades do setor de finanças, inclusive de colaboradores que estejam em home office.

Algumas vantagens de se obter um software de gestão, como o SAP Concur Travel & Expense, são:

• aumento da eficiência e produtividade dos processos internos;
• simplificação da auditoria dos pedidos de reembolsos;
• garantia de transparência, conformidade e governança corporativa;
• redução de fraudes e erros na operação;
• otimização de custos;
• melhoria contínua dos processos;
• implementação de uma gestão mais estratégica.

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Quais os 10 erros comuns ao realizar o reembolso corporativo?

Você já sabe o que significa reembolso de despesas, mas para ter uma gestão eficiente, o gestor precisa evitar falhas no processo. Separamos os 10 erros mais comuns durante o ressarcimento de colaboradores.

1. Não definir quem aprova os reembolsos corporativos

Uma má gestão começa com a desorganização dos responsáveis pelos processos. Para que o reembolso aconteça de maneira adequada, é preciso definir quem dará início ao ressarcimento, quem vai conferir as notas e liberar o valor.

2. Arquivar errado os comprovantes

Esse é um erro bem comum. Muitos colaboradores acabam perdendo as notas fiscais durante os deslocamentos. O problema é que, sem o comprovante, não há como realizar o reembolso.

Por isso, assim que o colaborador receber o documento, recomenda-se tirar uma foto por meio do smartphone para que o comprovante seja arquivado em um lugar seguro, com menos chances de perdas.

3. Fazer o controle manual do processo

Por mais organizada que seja a planilha, esse método ainda é propenso a erros que prejudicam a saúde financeira da empresa. Manter os processos corporativos sob controle manual é evitar que a empresa cresça, aumente sua produtividade e reduza as falhas.

4. Não fazer auditoria

A auditoria serve para que os erros de fraude sejam minimizados na empresa. Mesmo que a companhia use tecnologias modernas, o processo de auditoria mostra se os números estão batendo e é importante para uma gestão eficiente.

5. Não ter uma política bem definida de reembolso

A inexistência de uma política que explique e exemplifique cada passo do reembolso para o colaborador complica os processos empresariais e deixa o viajante sem previsão de gastos.

Antes de qualquer deslocamento, deve ser repassado ao colaborador quais são as despesas reembolsáveis pela empresa e quais serão custos próprios.

A falta de política gera consequências como ações trabalhistas e conflitos com trabalhadores — sem contar a confusão desnecessária bem no momento da viagem.

6. Não organizar informações

Se as informações da empresa e do colaborador se desencontram, está na hora de realizar a integração de sistemas corporativos. Assim, quando um colaborador chegar com as notas fiscais da viagem, elas já serão colocadas no software, diminuindo a chance de faltar dados para dar início ao processo.

7. Não gerir os gastos

Uma empresa que não gerencia os gastos sofre com perdas e, muitas vezes, o setor financeiro nem se dá conta disso. É preciso coordenar corretamente os custos para que seja feito um orçamento prévio e a saúde financeira da instituição seja garantida.

8. Fazer relatórios complexos

Se o colaborador não compreende os relatórios, alguma coisa está errada. Esse documento precisa ser de entendimento de todos, sem muita complexidade e com informações claras e breves.

Outro ponto imprescindível é eliminar os dados que não auxiliam na compreensão da empresa como um todo, deixando apenas as informações que contribuem para uma visão holística dos processos corporativos.

9. Não usar a tecnologia

Esse é um ponto que atrasa a instituição. Processos que não têm tecnologia acabam desgastando os colaboradores, que recebem retrabalho enquanto um software moderno pode evitar que informações, documentos e outras coisas se percam.

O principal foco da implementação da tecnologia é a mudança na cultura organizacional. Afinal, hoje é problemático não adotar a automação em processos relacionados às viagens corporativas, por exemplo.

Uma empresa que não utiliza um sistema de gestão para controlar os deslocamentos está sujeita a problemas, como:

• prestação falha de contas;
• desorganização da viagem, do trajeto e até das formas de pagamento;
• gastos excessivos, principalmente em relação a lançamentos incorretos de notas fiscais;
• relatórios confusos, que contenham informações imprecisas;
• insatisfação por parte de colaboradores que viajam, que se sentem prejudicados quando há uma disputa em relação a um reembolso, por exemplo. Isso traz impactos negativos para a retenção de talentos.

10. Não instruir o colaborador adequadamente

Antes de viajar, o colaborador precisa ser instruído de tudo que pode fazer ou não no deslocamento. Por isso, a importância de construir uma política de reembolso concisa para que não haja problemas.

Como fazer a gestão correta do reembolso corporativo?

Após entender o que significa reembolso corporativo, a importância de um sistema de gestão e os erros mais comuns para evitar, é o momento de fazer essa implementação acontecer.

Primeiramente, o gestor deve escolher se o processo de reembolso será manual ou automatizado. Claramente, quando se usa softwares para o ressarcimento, a ação se completa mais rapidamente e com menos chances de erros.

Caso escolha fazer em planilhas, uma falha na digitação ou na organização já invalida o processo. A seguir, deixaremos um passo a passo de como fazer o reembolso corporativo corretamente.

Definir quais despesas são reembolsáveis

A primeira etapa consiste em determinar quais gastos serão reembolsados ao colaborador em sua viagem. É importante elaborar uma lista descritiva com todas as despesas para que fique claro o que é ressarcido e o que não é.

Realizar o lançamento em conta

A verba do reembolso deve ser lançada na conta dos passivos para que seja, posteriormente, ressarcida pela empresa.

Solicitar a nota fiscal

O colaborador precisa comprovar os gastos durante o deslocamento. Por isso, os gestores devem solicitar as notas e os recibos fiscais. Apenas a partir deles que o reembolso poderá ser solicitado.

Criar um recibo de reembolso

Como cada reembolso é um processo independente da área financeira, é preciso que o colaborador assine um recibo de comprovação de recebimento, contendo data, quantia e outras informações detalhadas.

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Qual é a melhor forma de lidar com os recibos de reembolso de viagem corporativa?

O recibo é utilizado para que o colaborador consiga receber o reembolso feito de gastos realizados por conta própria durante as viagens corporativas. Por isso, é muito importante que tanto o profissional quanto a empresa atentem às políticas internas. Vamos citar os principais pontos que envolvem o tema.

Prazos de entrega de recibos e reembolsos

A própria empresa deve estipular prazos para que os colaboradores entreguem esses recibos, assim como o período ideal para a solicitação do reembolso. Dessa forma, tudo é feito dentro da conformidade e com o melhor controle possível das contas da viagem.

A solução ideal é utilizar plataformas digitais que consigam acompanhar e mapear os recibos, para que a consulta e a comprovação sejam feitas de maneira eficiente pelos gestores.

Um dos fatores que mais ocasionam ruídos na hora de comprovar os recibos é a comunicação falha dentro dos negócios. Muitas vezes, o próprio colaborador que viajou nem mesmo sabe que ele precisa guardar os documentos — e que é necessário apresentá-lo à empresa depois.

Para garantir imprevistos e confusões, é preciso que a companhia lide com prazos e políticas razoáveis. Desde o início da jornada, o profissional precisa ter ciência das regras de reembolso e dos prazos de entrega dos comprovantes.

A importância da digitalização

Outro problema significativo é causado por empresas que ainda insistem no modelo de recibo em papel. Então, a chance de perda dos comprovantes é maior, o que gera muita confusão na hora do reembolso (que pode nem sair).

Por isso, a empresa deve investir em soluções que digitalizem os recibos e os mantenham armazenados, o que ajuda também no controle dos custos de viagens futuras.

Recibo perdido

Para receber o reembolso, o funcionário precisa apresentar recibos, mas o que fazer se os comprovantes foram perdidos? Em primeiro lugar, é necessário que essa situação esteja prevista na política de normas da empresa, para que o colaborador entenda bem os riscos de possíveis descuidos.

Como citamos anteriormente, tirar uma foto de cada nota e recibo é uma boa forma de se resguardar, mas nem toda empresa aceitará esse método.

A empresa pode decidir não reembolsar o colaborador ou entrar em um acordo com ele. Cabe ao gestor definir se o colaborador precisará arcar com as despesas com dinheiro do próprio bolso ou estabelecer uma política de advertências para comportamentos desse tipo, por exemplo.

Qual é a melhor solução para controlar as despesas das viagens?

A melhor forma de controlar as despesas de viagens, reembolsar devidamente os colaboradores, garantir a conformidade e registrar as despesas é por meio de uma solução tecnológica na nuvem. Ela é facilmente integrável com outras aplicações e feita sob medida para otimizar os deslocamentos corporativos.

Então, chegou a hora de conhecer o SAP Concur Travel & Expense! Trata-se de um sistema de gestão de despesas e viagens corporativas que pode ajudar o seu negócio a otimizar todo o controle end-to-end dos deslocamentos empresariais.

Contando com recursos inovadores, o SAP Concur Travel & Expense não somente simplifica o processo de reservas e elaboração de roteiros das viagens de negócios, mas também permite calcular custo de viagem, receber os comprovantes de gastos e elaborar relatórios tudo por uma mesma plataforma.

Entre os principais benefícios do SAP Concur Travel & Expense, podemos citar os seguintes:

• registro completo das viagens, roteiros e gastos;
• painel consolidado com dados atualizados da viagem;
• conformidade total com as políticas de viagens e despesas da sua organização;
• possibilidade de pesquisar e reservar hotéis, passagens e outros serviços por meio da plataforma;
• Integrações inteligentes e simplificadas com diversos sistemas;
• comodidade, flexibilidade e conectividade para utilizar a plataforma de qualquer lugar ou dispositivo;
• acompanhamento dos colaboradores em tempo real;
• permite a escolha de viagens sustentáveis;
• simplifica a digitalização dos recibos e comprovantes de despesas;
• permite a integração como SAP Concur Expense para gerenciamento completo dos gastos corporativos e auditorias dos pedidos de reembolsos;
• simplifica a aprovação e monitoramento das despesas.

Neste post, você descobriu o que significa reembolso de despesas corporativas, como fazer essa gestão corretamente e por que contar com soluções adequadas para te ajudar nessa demanda.

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