O que faz os CFOs perderem o sono?

“Quando você se depara com um momento difícil, como a crise da COVID, isso realmente ajuda a ver o que é importante e reavaliar. Você toma conhecimento de algumas das áreas do seu negócio que, talvez, precisavam ter sido corrigidas há muito tempo, e agora você tem a oportunidade de se concentrar nelas.” –Tom Lavin, Diretor Financeiro da SAP Concur

Se todos que gastam dinheiro em sua empresa fizessem exatamente o que você lhes dissesse para fazer ou se pudessem de alguma forma fazer exatamente o que você sabe que precisa ser feito em um determinado momento, tudo estaria bem.

Nada de problemas de fluxo de caixa, nada de preocupações com custos, nada de problemas no home office.

Mas como as pessoas não conseguem ler a sua mente, você, assim como outros CFOs e líderes financeiros, provavelmente passa pelo menos algumas das suas noites em claro, preocupado com o que fazer com relação a essas questões e, em última análise, como fazer com que os colaboradores façam o que você precisa que seja feito.

E há provas de que você não está sozinho. Uma pesquisa recente do Gartner, destacada neste artigo técnico, mostra como 2020 afetou os diretores financeiros, detalhando três descobertas principais: 

1. o foco mudou do crescimento, eficiência e parcerias comerciais para a retomada das operações;
2. aumentar as posições de caixa, reduzir os custos funcionais e permitir o trabalho remoto se tornaram as principais prioridades;
3. os líderes financeiros não têm certeza do que fazer no futuro.

Parece familiar?

“Você percebe em tempos como esses que, se quiser sobreviver, precisa ter flexibilidade e agilidade para responder às condições empresariais em rápida mudança, e precisa ter a tecnologia certa para fazer isso.” –Tom Lavin

Muito bem. Você não pode fazer com que todos façam o que precisa ser feito automaticamente (ou talvez você possa; falaremos mais sobre isso em instantes). O que você faz agora? Bom, se você é como todos os outros CFOs, seu objetivo é:

imprimir o máximo de ordem e supervisão possível aos gastos,

criar o máximo possível de consistência e clareza em seus processos.

Mas como? A transformação digital de seus processos é uma estratégia essencial para gerenciar gastos. É assim que você garante que cada tipo de gasto seja direcionado através das aprovações adequadas e que as políticas apropriadas sejam aplicadas. Alta tecnologia, em outras palavras, é como você ganha a confiança de que os colaboradores estão escolhendo o fornecedor certo, o produto certo e o preço certo, para que você aproveite ao máximo o orçamento.

Há três áreas principais de foco nas quais a tecnologia pode ser implementada de imediato.

N.º 1: Criar políticas e processos de gastos consistentes e claros.

A solução digital certa simplificará a configuração de fluxos de trabalho que automatizam o controle. Por exemplo, você pode adicionar um recurso de solicitação simples ao processo de compra, para que os gerentes possam analisar as decisões de gastos antes que elas sejam tomadas.

N.º 2: Ter uma visibilidade real dos gastos.

Relatórios detalhados e painéis fáceis de analisar podem revelar gastos ocultos, ajudando você a ver a) se os pagamentos de fornecedores que devem ser cobertos por POs (OCs, ordem de compra) estão indo para os relatórios de despesas, b) quantos gastos estão indo em cartões pessoais e por quê, e c) onde suas categorias de despesas estão funcionando e onde não estão.

N.º 3: Aumentar a eficiência do processo e a produtividade dos colaboradores.

Um processo digital fácil de usar em todas as suas funções de gastos, desde pré-aprovações até o envio de relatórios de despesas, aumenta as chances de que os processos sejam seguidos, sua equipe financeira obtenha dados precisos, os colaboradores possam passar mais tempo trabalhando e menos tempo gerenciando gastos e você mantenha o controle.

“A única coisa que aprendemos com a COVID é que quando, em vez de ter todos no escritório, você tem repentinamente todos em casa, isso realmente enfatiza a necessidade de nos adaptarmos rapidamente a novos paradigmas de trabalho.” –Tom Lavin

É simples assim: Dê aos colaboradores ferramentas intuitivas e automatizadas para ajudá-los a gerenciar gastos corporativos e eles farão o que você quiser. Você, por outro lado, poderá ver suas despesas, controlar os custos e finalmente ter uma boa noite de sono.

Para saber mais como os CFOs ajudam a transformar a adversidade em vantagem em tempos de crise, baixe este breve artigo técnico.