Guia completo sobre o que é RDV e como montar esse relatório

Saber o que é RDV e como elaborá-lo torna muito mais eficiente o processo de controle de viagens dos colaboradores de uma empresa. O relatório de despesas de viagem, também conhecido pela sigla RDV, é um documento indispensável para controlar os gastos com viagens corporativas. Além de facilitar as projeções e o reembolso, ele oferece comodidade para aqueles que precisam informar suas despesas.

Na verdade, essa solução é útil tanto para os colaboradores como para os gestores, uma vez que auxilia na prestação de contas e também na análise sobre como o dinheiro está sendo gasto. Sem falar que proporciona a criação de um histórico, com dados que ajudam na projeção de novas jornadas externas.

Neste post, vamos falar mais do conceito de RDV, como montar esse relatório, os erros que devem ser evitados e as tecnologias que facilitam o trabalho. Boa leitura!

O que é e para que serve um RDV?

O relatório de despesas de viagem, ou RDV, é um documento que contém um compilado de informações sobre os custos de viagens corporativas, realizadas pelos colaboradores. Ele deve conter informações sobre as jornadas externas dos funcionários e, desse modo, a gestão de processos se torna mais transparente e controlada.

Para alcançar esse objetivo, o RDV na área comercial e em outros setores ajuda a listar todos os gastos relativos às viagens, assim como as justificativas para serem feitas. O documento se torna completo o suficiente a fim de que a companhia tenha todos os dados para reembolsar o funcionário ou fazer o adiantamento de despesas, antes mesmo de a viagem ser realizada.

Normalmente, o preenchimento fica a cargo do colaborador que está viajando, uma vez que essa pessoa é a que tem os recursos em mãos e poderá prestar contas e solicitar reembolsos. Ele serve para mapear as despesas de viagem, garantindo um bom controle financeiro. Além disso, ajuda a alocar os recursos necessários para garantir a segurança e conforto do profissional na viagem.

O RDV também proporciona uma base sólida de informações sobre todas as jornadas externas e possibilita a análise de cada despesa separadamente. Examinar esse tipo de relatório é muito importante para que os gestores entendam a viabilidade financeira das viagens que a instituição está fazendo — e marcando para o futuro.

Vale lembrar ainda que o RDV ajuda na tomada de decisão estratégica, uma vez que os gestores conseguirão visualizar com mais clareza os pontos nos quais é possível reduzir gastos e adotar outras soluções viáveis, como reuniões e outros eventos realizados pela internet.

Quais são as vantagens de um RDV?

Existem alguns benefícios específicos de um relatório de viagens, que englobam desde o combate às fraudes até a criação de históricos financeiros. Vamos conhecê-los?

Redução das fraudes

O relatório de despesas de viagem é essencial para que gestores conheçam as despesas usuais e evitem desperdícios. Além disso, o documento é eficiente para evitar fraudes — ou identificar indícios de que ela esteja ocorrendo.

Lidar com essa questão é essencial para as empresas, uma vez que um levantamento recente da Fraud Magazine, por exemplo, mostra que as fraudes cometidas nos processos de reembolso de viagens representam cerca de 15% do total desse tipo de ocorrências.

A boa notícia é que RDVs bem preenchidos e organizados dificultam o surgimento desses crimes. Afinal, cada uma das despesas é listada no documento, não havendo conflitos entre o que informou o colaborador e o que a empresa registrou em suas informações financeiras.

Adequação de políticas

Com o relatório, os gestores visualizam com mais clareza o que está funcionando e o que precisa ser removido na política corporativa de viagens e reembolsos. Outro papel do RDV é a otimização de estratégias de gestão de custos dos deslocamentos feitos.

Podemos tomar como exemplo uma comparação entre duas viagens realizadas. O gestor responsável por cuidar dos custos nota um desequilíbrio entre os gastos com alimentação e hospedagem, com valores muito altos em um e muito baixos no outro.

Ao identificar a disparidade, é possível conversar com os colaboradores e entender as razões dessa discrepância, de modo que a política de viagens se torne mais assertiva, transparente e adequada à realidade de cada negócio.

Fortalecimento do compliance

O compliance é um conjunto de iniciativas que reforça o comprometimento da empresa com a conformidade em relação às leis que se aplicam ao negócio.

Como o RDV na indústria implica no relatório de despesas financeiras, os documentos preenchidos ajudam a assimilar essa mentalidade de conformidade. Assim, o bom comportamento se torna um pilar da cultura organizacional e se espalha por toda a empresa.

Agilidade nos processos

Quando a empresa adota um RDV padronizado para que seus colaboradores prestem contas, possibilita maior agilidade na entrega do documento. Afinal, eles não precisarão lidar com requisitos diferentes a cada viagem.

Do mesmo modo, a checagem feita pelos gestores também será mais rápida. Com um formulário online, por exemplo, não será preciso ficar verificando diversos papéis para encontrar uma informação específica.

Comprovação de gastos conforme projeção

A comprovação dos gastos feitos é essencial para que a empresa garanta reembolsos justos. Com ela, é possível fazer uma gestão de caixa adequada, uma vez que tudo passa a ser decidido de maneira coerente e assertiva.

Ao prover um relatório completo e simples, com todas as despesas detalhadas, as empresas garantem uma maneira mais estável de registro de gastos das viagens corporativas. Esse cuidado é importante tanto para o controle interno como para auditorias e cumprimento de obrigações fiscais.

Criação de históricos

Com o uso e o armazenamento dos relatórios preenchidos, é possível checar os gastos de maneira retroativa, permitindo a construção de um histórico otimizado de despesas de viagem.

Com isso, o cálculo de diárias de viagem, a projeção de gastos futuros e a criação de orçamentos de viagens se tornam bem mais rápidos e precisos. Será possível checar valores por cidade, região e até por período, por exemplo.

Sempre que for necessário estimar o valor a ser transferido ou adiantado, é factível realizar essa comparação com viagens anteriores para estipular que valor deverá ser repassado. Uma dica é salvar os relatórios na nuvem, já que esse método facilita a consulta.

Autonomia e produtividade para colaboradores

Os colaboradores não podem e nem devem ser prejudicados na hora de informar os gastos feitos. Isso significa que é fundamental que o processo seja simplificado e dinâmico, para que eles não acabem sendo lesados ao preencher o relatório, interferindo de algum modo na produtividade.

É importante lembrar que os relatórios ajudam a manter a gestão de viagens em ordem, garantindo o reembolso e adiantamento corretos. Isso depende da utilização eficaz do documento, mas também de um modelo padronizados para os colaboradores.

Para isso, contar com relatórios simples e bem elaborados permite que a equipe tenha mais clareza e faça o preenchimento correto desse documento tão importante.

Projeção de redução de custos

O RDV no varejo e em outros setores não é apenas uma lista de custos em uma planilha que facilita o repasse de recursos e o reembolso. Também é um documento que proporciona uma visão analítica, avalia os custos e projeta possíveis reduções nos gastos.

Muitas vezes, uma empresa não entende por que o orçamento feito não prevê alguns gastos extras. Inclusive, o “fazer e acompanhar” é um dos erros clássicos na realização da projeção, como mostra uma matéria da revista Exame. Esse erro ocorre porque há uma lacuna nas regras de repasse de recursos, ignorando como os colaboradores gastam o dinheiro do negócio.

Como o RDV ajuda na gestão de viagens?

Entendendo o significado de RDV e sabendo como implementar esse tipo de documento na empresa, é possível melhorar bastante a gestão de viagens. O relatório pode ajudar a controlar as finanças de maneira efetiva, garantindo que os colaboradores economizem ao longo da viagem e durante o ano.

Além disso, o RDV tende a facilitar a implementação de reembolsos na gestão de viagens corporativas. Isso porque, com base nas informações fornecidas no relatório, a empresa pode reembolsar pelas despesas incorridas durante a viagem de maneira rápida e eficiente.

Ao analisar os dados que estão armazenados, também é possível tomar decisões sobre viagens futuras de maneira mais eficiente. Assim, quem faz o gerenciamento das viagens pode ajustar orçamentos, itinerários e outros pontos conforme necessário.

Como montar um RDV?

O RDV reforça a política de viagens corporativas — desde que seja feito de maneira adequada e compreensível para os colaboradores. Alguns podem se empolgar com a possibilidade de viajar e conhecer um novo lugar, mas a jornada acaba se tornando traumática com a perspectiva de preencher o RDV.

Por isso, o momento de planejar o relatório de despesas de viagem corporativa deve ser pensado com cuidado, para gerar um documento de fácil entendimento. Nesse sentido, é fundamental que se adeque integralmente às normas já estabelecidas pelo negócio, de modo a garantir um controle efetivo sobre os processos.

Como se não bastasse, antes mesmo de padronizar o relatório, é preciso determinar algumas despesas, como passagens áreas e as reservas de hotéis, bem como definir os tipos de gastos reembolsáveis. A seguir, veja as etapas envolvidas na elaboração de um RDV eficiente.

Inclua as principais informações sobre a viagem

Muitas empresas acabam se perdendo na hora de validar o RDV, principalmente por falta de informações importantes. Por isso, o documento deve ser o mais completo possível, até mesmo para facilitar o entendimento de quem vai preenchê-lo. Alguns elementos que devem constar nele são:

• nome, cargo e departamento do viajante;
• itinerário percorrido;
• horários dos deslocamentos;
• destino;
• motivo principal do deslocamento;
• custos já previstos ou, se for o caso, adiantados pela empresa.

Separe os custos antecipados dos reembolsáveis

Ainda que seja possível estimar alguns valores, por meio de projeções e pela consulta ao histórico, é crucial que eles sejam descritos com exatidão nos relatórios.

Do mesmo modo, o documento deve ter um espaço para que o colaborador informe os gastos restituíveis, geralmente representados por alimentação e transporte, a fim de facilitar os reembolsos.

Adéque o relatório de despesas de viagem à política de reembolso

O RDV deve ser padronizado conforme as normas de ressarcimento da companhia. Algumas perguntas podem ajudar nesse momento:

• Quais são os limites de gastos para cada item?
• Como as notas fiscais são enviadas, validadas e armazenadas?
• Como será possível acompanhar os valores?
• Os valores serão checados pelos gestores, antes que sejam repassados ao departamento financeiro?
• Quais são os prazos?

Tudo isso deve ser bastante claro para os colaboradores, de modo que o negócio mantenha o máximo de transparência possível e evite problemas ocasionados por erros e desinformação.

Padronize as regras para todos os colaboradores

Para que a gestão das despesas corporativas seja realmente eficiente e gere um impacto positivo, é necessário que todos os colaboradores, independentemente do setor ou do cargo que ocupem, sigam as normas à risca.

Imagine que um gestor de TI resolva preencher o relatório de despesas de uma maneira diferente em relação ao analista de projeto, que esteve na mesma viagem. Ou que o chefe de RH informe dados conflitantes em relação ao RDV de um assistente de comunicação, em uma mesma jornada.

Nesse caso, como os gestores e o departamento financeiro descobrirão quem está certo e quem se equivocou? Para evitar esse conflito, os padrões devem ser adotados e reforçados para todo o time. Inclusive, de maneira periódica, por meio de comunicados.

Quais são os erros que devem ser evitados na hora de elaborar o documento?

As etapas anteriores podem funcionar melhor se complementadas com algumas dicas, que evitam que erros sejam cometidos e todo o controle de gastos falhe.

Defina as despesas

O primeiro passo para um RDV bem-feito é a realização do levantamento de todas as despesas corporativas relacionadas às viagens. Assim, entram alguns itens, como:

• passagens;
• hospedagem;
• deslocamento;
• alimentação;
• serviços acessórios.

Com todas essas informações em mãos, será possível entender o que é dever da companhia e também o que é de responsabilidade do próprio funcionário (como gastos extras de alimentação, fora da verba reservada para isso).

Determine o que é e o que não é reembolsável

Essa discriminação de gastos é muito importante para que a empresa não enfrente dores de cabeça em relação a colaboradores que fizeram outras despesas e exigem o ressarcimento. Por isso, é essencial ter tudo documentado.

Além disso, antes de cada viagem, a empresa deve conscientizar os colaboradores e relembrá-los sobre aquilo combinado no RDV. Isso evita desentendimentos e o estresse causado pelos conflitos.

Imagine, por exemplo, que um colaborador acredita que certas despesas são de responsabilidade da empresa — como viagens de táxi, sendo que a orientação é para que se desloque por Uber.

Ao descobrir, em plena viagem, que os seus gastos com táxi não serão reembolsados, esse colaborador abandona os compromissos da viagem, comprometendo a reputação da empresa. Para não sofrer com isso, deixe tudo registrado no que pode ou não entrar no reembolso, em detalhes!

Crie regras para o reembolso

Além de detalhar com cuidado tudo aquilo que não é reembolsável, é preciso especificar outras regras para validar o RDV. Exija notas fiscais com a descrição dos produtos e serviços adquiridos, assim como dados de CNPJ da empresa que os forneceu. Isso facilita a comprovação dos gastos realizados durante o deslocamento do colaborador.

Padronize os relatórios

É muito desgastante para o colaborador ter que se adaptar a um novo modelo de relatório toda vez que voltar de viagem. Isso deixa o processo mais lento, uma vez que ele gastará um bom tempo tentando decifrar as novas exigências.

Por isso, utilize modelos padronizados. Eles tornam mais ágil não somente o preenchimento, mas também a checagem por parte dos gestores na hora de organizar os registros e reembolsos.

Cogite o uso do cartão corporativo

O cartão corporativo, também conhecido como empresarial, pode ser utilizado pelos colaboradores para separar as contas da pessoa física das contas da jurídica, por exemplo. Além disso, é um recurso que assegura que o teto de gastos definido pelos líderes não seja ultrapassado.

Esse cartão também permite que os gestores acompanhem as despesas em tempo real, por meio de aplicativos. Assim, eles podem monitorar as despesas conforme forem registradas — além de proporcionar a centralização dos gastos, facilitando a análise holística.

Use a tecnologia a seu favor

A tecnologia é essencial para mapear os gastos, gerar relatórios e até mesmo aliviar a carga horária dos funcionários. Um estudo realizado pela SAP Concur, por exemplo, mostra que 24% deles preferem fazer um tratamento potencialmente doloroso no dentista a preencher os RDVs.

Então, como tornar esse trabalho menos sofrível e mais dinâmico para o colaborador? Por meio de tecnologias de ponta, que se traduzem em um controle rigoroso das finanças por parte dos gestores, assim como uma alocação eficiente dos recursos.

Uma solução totalmente direcionada para a gestão de viagens ainda dificulta a ocorrência de fraudes, como o repasse de recursos para uma viagem que nem mesmo foi feita, ou reembolsos indevidos. Dessa forma, a tecnologia é um complemento para o trabalho dos setores financeiro e de logística.

RDVs são sempre a melhor solução?

Embora as responsabilidades do RDV e as funções que ele desempenha sejam valiosas para muitas empresas na gestão de viagens, sua eficácia pode variar dependendo da complexidade das despesas.

Em negócios com maior complexidade na área de viagens corporativas, por exemplo, contar com um sistema automatizado tende a gerar mais agilidade e permitir um controle mais apurado.

Esses softwares têm alta capacidade para capturar e categorizar automaticamente os gastos, reduzindo erros e simplificando o processo de prestação de contas. Consequentemente, há mais eficiência na hora de fazer a gestão de despesas nas viagens corporativas.

Como simplificar a gestão de viagens na empresa?

Além do uso do RDV, existem diversas práticas que tendem a gerar simplificações na hora de gerenciar as viagens corporativas:

• crie uma política clara — estabelecer regras claras e abrangentes de viagem que definam limites de gastos, procedimentos de reserva e políticas de reembolso ajuda os funcionários a entenderem as expectativas e facilita o cumprimento das diretrizes;
• use cartões corporativos — esse tipo de solução financeira ajuda a simplificar o pagamento de aquisições nas viagens e pode ser uma ótima solução para funcionários que fazem viagens corporativas com mais frequência;
• centralize informações — mantenha todas as informações relacionadas a viagens, como itinerários, reservas e políticas, centralizadas em um único local acessível a todos os colaboradores para evitar a duplicação de esforços e facilitar o acesso às informações;
• peça feedbacks — contar com feedbacks dos colaboradores é essencial para fazer ajustes conforme necessário visando identificar áreas de melhoria e garantir que as políticas e procedimentos estejam alinhados com as necessidades da empresa;
• use ferramentas online — há novas plataformas de reserva que podem facilitar o processo de aquisição de passagens aéreas, hospedagem e transporte, oferecendo uma ampla variedade de opções, preços competitivos, além de permitirem o acompanhamento centralizado das reservas;
• conte com um sistema de gestão — por fim, vale mencionar a implementação de softwares para gerenciar as despesas e categorizar automaticamente os gastos relacionados a viagens, reduzindo a carga administrativa, minimizando erros e agilizando o processo de prestação de contas.

Como a SAP Concur pode ajudar?

Ao contar com a SAP Concur, também é possível melhorar a gestão de viagens corporativas e garantir sucesso nessa área do negócio. Contamos com sistemas que vão ajudar na simplificação do processo, como o SAP Concur Travel e o SAP Concur Expense.

SAP Concur Travel

Um RDV pode ser elaborado em planilhas, como aquelas do Excel ou do Google Sheets. Entretanto, é fundamental que o trabalho não se resuma a essas ferramentas. Afinal, o relatório de despesas de viagens gera um grande volume de informações, à medida que as viagens vão acontecendo.

Os inúmeros documentos gerados dificultarão a checagem dos dados em algum momento. Com uma infinidade de planilhas para checar, chegará a hora em que os gestores ficarão perdidos em meio a tantos documentos. Como se não bastasse, o uso de planilhas manuais é burocrático e sujeito a erros.

Atualizar os gastos envolvidos nas despesas de viagens pode levar muito tempo se for realizado manualmente. Mas uma saída bastante eficaz é contar com um sistema para gestão e elaboração do relatório de despesas, como a solução SAP Concur Travel.

SAP Concur Expense

Já o SAP Concur Expense consegue também criar relatórios de despesas com agilidade. A tecnologia aplicada torna mais prática a catalogação dos dados de recibos e visualização das despesas feitas, ajudando a garantir o cumprimento de políticas e reembolsar os funcionários mais rapidamente.

Trata-se de uma plataforma que permite o controle das despesas e dos deslocamentos, além da capacidade em integrar os setores envolvidos. Os gestores conseguem verificar os dados consolidados das viagens em um único painel e reservar facilmente transportes aéreos, hospedagens e bilhetes de trens, por exemplo.

As duas plataformas agregam inovação e tecnologia, o que as torna a melhor solução de registro de despesas de viagens e do controle de relatórios. Com elas, ter processos mais transparentes, etapas otimizadas e reduzir os custos são metas perfeitamente tangíveis.

Como vimos, entender melhor o que é RDV e a sua importância para controlar as despesas corporativas ajuda a criar um relatório customizado, conforme as preferências e necessidades do seu negócio. Todo esse trabalho pode ser otimizado quando você utiliza uma tecnologia de ponta, que facilita a consulta, evita fraudes e agiliza a gestão financeira.

Você se interessou pelas nossas soluções para RDV na área comercial, indústria e varejo? Então, aproveite para conhecer mais sobre o SAP Concur Expense e suas funcionalidades!