O que é prestar contas e controlar pagamentos? Veja 8 dicas!

Com a constante otimização do mercado e a necessidade de alcançar uma maior sustentabilidade financeira, os gestores precisam não somente entender o que é prestar contas e fazer o controle de pagamentos, mas também identificar gargalos e minimizar despesas constantemente.

A capacidade de otimizar os fluxos operacionais pode promover um diferencial competitivo e possibilitar melhores resultados aos negócios. Essa prática sustenta diretamente a expansão da empresa e torna toda a operação mais resiliente.

Como esse é um tema fundamental para o sucesso de qualquer negócio, preparamos este artigo para explicar o que é prestar contas, a importância do controle de pagamentos e como você pode implementar esse processo de maneira efetiva. Acompanhe!

 Afinal, o que é prestar contas e controlar pagamentos?

Na prática, quando falamos sobre o que é prestar contas e controlar pagamentos, estamos nos referindo ao levantamento de informações detalhadas sobre as transações financeiras realizadas pela organização.

Essa prestação de contas pode se referir a um período de tempo menor (semanal, por exemplo) ou maior (semestral ou anual). Além disso, nesse processo, são especificadas as receitas e as despesas da organização.

Já o controle de pagamentos está relacionado com os acertos financeiros que a empresa realiza com seus fornecedores. Ainda, inclui a administração dos meios de pagamentos, os tipos de créditos e outras particularidades.

Por que o controle de pagamentos é tão importante?

Todos os meses, as empresas têm contas a pagar. Elas incluem despesas fixas e variáveis que geram montantes significativos. Esses valores têm uma influência direta no custo operacional da organização, já que também são considerados na hora de precificar produtos e serviços, além de demonstrar a viabilidade econômica do negócio.

Agora, imagine uma empresa que não realiza um controle de pagamentos eficaz. Ela não sabe exatamente as datas e os prazos de vencimento das suas contas, não conhece ao certo o valor delas e não monitora os meios de pagamento.

O que podemos concluir é que essa empresa terá uma dificuldade muito grande para entender a sua própria realidade financeira. Há o risco de erros, como deixar contas em atrasos e ter que arcar com multas e juros. Também pode acontecer de uma conta ser paga mais de uma vez, ou então de não ter o dinheiro em caixa para fazer um determinado pagamento.

Estabelecer um método para fazer o controle de pagamentos é indispensável para que a empresa saiba exatamente quais são os seus custos e para onde o seu dinheiro está indo. Isso também é fundamental para que não aconteçam problemas como desvios financeiros, superfaturamento, fraudes e outros que geram prejuízos.

Um controle de pagamento eficaz ainda permite uma previsibilidade financeira maior. A empresa passa a conhecer sua sazonalidade e pode planejar estratégias para gerar mais oportunidades, fazer novos investimentos e projetar uma possível expansão de mercado.

Como prestar contas e controlar pagamentos?

A seguir, apresentamos as principais iniciativas para prestar contas e fazer um bom controle de pagamentos corporativos de maneira apropriada.

1. Tenha uma política de despesas e registros efetivos das transações

Não é uma grande novidade dizer que a política de despesas é o ponto inicial para garantir melhores controles financeiros para o seu negócio.

Na prática, essas diretrizes direcionam os colaboradores a respeito das melhores formas de “gastar” os recursos da empresa, estabelecendo padrões, teto de despesas, cenários em que os reembolsos são realizados e outros fluxos.

Com uma política de despesas robusta, é momento de repassar essas diretrizes aos seus colaboradores. É fundamental que o time entenda exatamente as regras internas, de modo a minimizar erros nas solicitações de reembolsos.

Nesse cenário, é importante também definir e acompanhar indicadores estratégicos, que simplifiquem o registro e a consulta de informações.

2. Evite a complicação dos processos

É muito importante não confundir robustez com complexidade. Você pode fazer um controle de pagamentos muito eficiente de uma forma bastante simples, desde que seja seguido um processo lógico e que elimina etapas desnecessárias.

Evite complicações na hora de definir como o controle será feito, para que você reduza os riscos de erros e facilite o trabalho de quem faz esse controle, aumentando a produtividade e a eficiência.

3. Centralize as informações

Imagine um armário utilizado para guardar diferentes peças de roupa, mas sem estabelecer o lugar correto para cada uma delas. Agora, pense que você precisa descobrir quantas camisetas há nesse armário.

Fica muito mais difícil realizar esse controle assim, já que tudo está espalhado. Seria mais fácil se as camisetas estivessem guardadas todas na mesma prateleira ou gaveta, certo? Assim também acontece com as contas de uma empresa.

O ideal é que todas elas estejam centralizadas para facilitar o acesso, a análise e o controle no dia a dia, já que você saberá que tudo está ali e não precisará ficar procurando em lugares diferentes.

4. Delimite a frequência da prestação de contas

Ao garantir um controle de pagamentos mais efetivo no cotidiano, é preciso pensar em como a sua empresa vai produzir o documento de prestação de contas.

Para isso, defina a periodicidade ou o período de tempo em que as informações serão levantadas, assim como os principais dados que devem ser considerados.

Alguns indicadores básicos que geralmente constam nesses documentos são:

• patrimônios bruto e líquido;
• ativos e passivos;
• despesas totais;
• receita.

5. Anote os adiantamentos

Você lembra que nós falamos das contas que podem ser pagas de forma duplicada? Isso pode acontecer, por exemplo, quando não fazemos o controle dos adiantamentos. Existe o risco de fazer o pagamento integral no futuro, aumentando a despesa da empresa.

Essa falta de organização também pode gerar discrepâncias no controle do fluxo de caixa, já que não sabemos exatamente para onde foi aquele montante que está faltando.

6. Use comprovantes

Os comprovantes são grandes aliados na hora de fazer a prestação de contas e de controlar os pagamentos, pois eles geram um comparativo, legitimando os gastos. Assim, é possível evitar qualquer tipo de fraude ou de irregularidade, como na hora de fazer os reembolsos.

7. Faça análises em tempo real

Fazer um controle de pagamentos eficiente também é importante porque ajuda na redução de custos da empresa. Uma das estratégias que você pode adotar para alcançar esse objetivo é a análise em tempo real. Ela permite observar os gastos e fazer a otimização deles, buscando opções com menor custo e eliminando gargalos.

8. Aposte na tecnologia

A tecnologia pode ajudar a sua organização não somente no melhor controle de pagamentos, sejam eles relacionados aos fornecedores ou aos reembolsos de despesas, mas também no levantamento de informações para prestação de contas.

Com as ferramentas certas, é possível alcançar alta produtividade, segurança, melhor desempenho, governança corporativa, transparência e eficiência. Afinal, aumentamos a precisão do processo de controle.

A tecnologia automatiza processos e evita a necessidade de intervenção humana em muitas tarefas. Assim, o controle é feito por um sistema inteligente, que não deixa passar nenhum detalhe e gera dados e informações para que a gestão seja simplificada.

Como há muitas contas que precisam ser controladas, realizar esse processo de forma manual aumenta o risco de erros e falhas. Por isso, é indispensável contar com a tecnologia. Assim, você reduz a operacionalidade da tarefa e faz com que o controle de pagamentos se torne mais estratégico.

Você já conhece o SAP Concur Expense?

O SAP Concur Expense pode ajudar a sua empresa a prestar contas e a controlar pagamentos de maneira efetiva e inovadora. Ele consiste em um sistema de gestão de despesas completo, responsivo e intuitivo, que conta com ferramentas robustas que simplificam o cotidiano da operação e se adéquam completamente às suas políticas de despesas.

Além disso, o SAP Concur Expense tem um dashboard detalhado, que permite a visualização em tempo real das movimentações operacionais, assim como a auditoria de todas as solicitações de reembolsos, o que torna os fluxos financeiros mais seguros.

Como a prestação de contas e o controle de pagamentos são atividades que precisam de alta precisão, é interessante contar com uma ferramenta tecnológica que facilite o seu trabalho. Dessa forma, você vai reduzir a operacionalidade e aumentar a precisão, a produtividade e a eficiência, evitando erros e prejuízos para o seu negócio.

Sua empresa tem um processo de prestação de contas e controle de pagamentos bem estabelecido? Como essas atividades são realizadas por aí? Deixe um comentário e conte para a gente.