Itinerário de viagens: qual a importância do compartilhamento?

Imagine ter um colaborador em outro estado ou país para uma série de compromissos de trabalho, sem saber como se deslocar de um ponto a outro, por não haver sido informado sobre os serviços contratados. Isso pode levar à perda de muitos negócios, certo? Todavia, evitar essa situação é simples: basta organizar um itinerário de viagens corporativas completo.

Basicamente, esse documento funciona como um guia para diversos aspectos do deslocamento, garantindo eficiência, precisão e organização a esses pontos. Além disso, proporciona maior foco ao funcionário para se dedicar a gerar resultados. Nesse sentido, compartilhar o roteiro é fundamental. 

Siga a leitura para entender o que faz parte dele, porque torná-lo acessível aos demais interessados é útil e como o Concur Travel consegue ajudar nisso!

O que faz parte de um bom itinerário de viagens corporativas?

O itinerário é o roteiro de viagem, composto por um plano com a programação das atividades e a rota dos deslocamentos. Quando o foco é viagem de negócios, para ser completo e, consequentemente, eficaz, deve detalhar:

• cronograma com datas e horários de tudo que está previsto para ser feito ou que apoia a movimentação;
• locais, empresas, eventos ou pessoas a serem visitados com objetivos e históricos, além da confirmação do agendamento;
• dados sobre os voos — escalas, companhias, acentos, limites de peso da bagagem, entre outros;
• informações acerca da hospedagem — endereço, intervalo de check-in e check-out, tipo de acomodação, entre outros pontos;
• transporte a ser utilizado — traslados, aluguel de veículos, forma de retirada e entrega;
• orientações quanto à alimentação — se o café da manhã está incluso na diária do hotel e quais são os restaurantes próximos, por exemplo.

Tamanha organização permite que o colaborador consiga aproveitar ao máximo o tempo, focando em construir resultados para o empreendimento. Também tende a reduzir os custos, haja vista que reservas antecipadas costumam ser mais em conta. 

Outra vantagem de ter um guia de viagem bem elaborado é a minimização de imprevistos que ocorrem vez ou outra fora de casa. Desse modo, a experiência do colaborador será satisfatória e positiva.

Por que compartilhar o itinerário de viagem corporativa?

Compartilhar a programação de viagem é um ato simples para gestores e gestores e colegas saberem os detalhes do que foi planejado. Isso também envolve informar sobre atualizações e mudanças que eventualmente ocorrem.

Muitas vezes, vendedores e representantes não lançam mão disso para proteger alguma oportunidade ou evitar que competidores internos tenham uma visão dos seus planos. Todavia, essa postura tende a ser um erro.

A começar porque esse acesso pode ser controlado, limitando quem vê o itinerário sem deixar que todos os interessados o conheçam. Ademais, trata-se de uma providência importante para o descolamento correr bem. Veja por quê!

Promove a transparência e a conformidade

Para além de ser um valor do profissionalismo, a transparência tem ganhado importância nas empresas ao facilitar os processos de conformidade. Isso porque um itinerário de viagens compartilhado previamente, com atualizações realizadas em tempo real, facilita a prestação de contas.

Um bom exemplo se desenvolve ao pedir algum ressarcimento por um imprevisto. Dessa forma, o ocorrido já será de conhecimento da gestão ou, ao menos, será fácil de ser verificado. Essa lógica também cabe para justificar erros ou problemas enfrentados que acabaram gerando prejuízos.

Favorece a comunicação e a coordenação

Estar longe da sede não significa reduzir a sinergia com o time. Nesse contexto, a comunicação é a chave do sucesso, uma vez que favorece a coordenação entre todos enquanto reduz atritos.

Não à toa que sem a agenda de viagem disponível, qualquer necessidade de contato pode atrapalhar uma reunião importante, por exemplo. Ainda, caso uma das pessoas com visita marcada necessite de informações sobre eventuais atrasos, o acesso facilita o esclarecimento de situações como essa.

Outra situação na mesma linha se dá quando é preciso enviar dados para embasar negociações ou propostas comerciais em encontros marcados. Pois, a equipe de apoio saberá o que priorizar e os prazos para entregar, apenas consultando o cronograma.

Aumenta a segurança

Estar em outra cidade, estado ou país pode gerar riscos de segurança. Exemplo disso, são os casos de assaltos que podem deixar o colaborador sem telefone. Assim, caso os contatos sejam interrompidos abruptamente, a empresa consegue procurar as autoridades locais e dar informações precisas sobre onde o funcionário esteve.

Logo, compartilhar o plano de viagem também é uma medida de proteção. Mais que isso, essa ferramenta permite elaborar rotas mais seguras ou adotar meios que reduzem as chances de problemas desse tipo.

Facilita a geração de oportunidades

Suponha a seguinte situação: um potencial cliente ou investidor entra em contato com a organização em busca de iniciar uma negociação e, para a sorte de todos, um colaborador da empresa está visitando sua região. 

A possibilidade de deslocar o funcionário para encaixá-lo rapidamente em uma reunião presencial no calendário de viagem, com baixo custo, pode ser vista como uma oportunidade, não é mesmo? 

Porém, esse cenário só dará certo se a pessoa que iniciou as conversas em nome do empreendimento souber que há um colaborador próximo ao interessado. Diante disso, fica claro que compartilhar o itinerário de viagens é útil.

Como o Concur Travel pode ajudar?

Programar a rota de viagem profissional não é uma tarefa simples. Isso porque é preciso articular e conciliar diversos compromissos. Ademais, as despesas devem se manter dentro dos limites da empresa. Em geral, as soluções informatizadas ajudam muito nesse sentido, sendo ferramentas eficientes e essenciais

Isso porque elas podem ser grandes aliadas em todos os processos que envolvem uma viagem corporativa, desde a sua organização até a operacionalização, incluindo o compartilhamento de itinerários. Além disso, facilitam a prestação de contas.

O Concur Travel, por exemplo, é um sistema online, integrado e automatizado, com o qual os deslocamentos podem ser gerenciados. Suas funcionalidades incluem:

• planejamento de roteiro;
• realização de reservas;
• registro de gastos;
• geração de relatórios.

Todas essas possibilidades estão disponíveis para dispositivos móveis, a fim de dar acesso aos planos ou realizar atualizações de maneira fácil, rápida e exata. Logo, as vantagens de ter uma programação e os benefícios de contar com apoio da equipe na sede do empreendimento ficam acessíveis, aumentando as chances de sucesso.

Internamente, esse tipo de tecnologia também entrega bons resultados, à medida que a área de coordenação consegue fazer ajustes e dar suporte a quem está em trânsito, tomando decisões baseadas em dados recentes.

Nesse sentido, montar um itinerário de viagens corporativas com tudo o que faz parte dele é o primeiro passo para maximizar os resultados desses deslocamentos. O segundo é compartilhar esse roteiro, facilitando a atuação sinérgica de toda a equipe. Para isso, é altamente indicado contar com o apoio de uma ferramenta como o Concur Travel.

Já que organização é essencial nessa hora, que tal descobrir como anda a gestão de sua empresa nesse ponto? Preencha nosso questionário de prontidão para viagens e confira!