Sistema de gestão de despesas: passo a passo para realizar a integração com um ERP

O sistema de gestão de despesas iniciadas pelos colaboradores é essencial para a organização obter o controle desse tipo de gasto, bem como estabelecer limites e estruturar uma política de reembolso de despesas sólida e eficiente. No entanto, é fundamental que a solução dê a possibilidade de integração com ERP.

Quando há essa junção, as empresas passam a realizar a gestão financeira completa por meio de um único painel de controle. Ou seja, a integração das tecnologias viabiliza a administração completa de uma organização com praticidade, eficiência e inteligência de negócios. Continue a leitura para saber mais!

O que é integração com ERP?

A integração de outras tecnologias com o ERP conecta o software principal de gestão da empresa a outras soluções digitais, de modo a fazer com que todos os sistemas trabalhem em conjunto e gerem maior produtividade para os usuários.

Essa integração torna o compartilhamento de dados mais eficiente, proporcionando aos gestores uma visão holística das operações. É como se eles passassem a ter acesso a uma gama bem maior de informações, algo que ajuda a tomar decisões bem embasadas de negócio.

Quais os riscos de não integrar com ERP?

Se você ainda precisa de bons motivos para considerar a integração entre as tecnologias, é importante conhecer os riscos de seguir com configurações ultrapassadas. Acompanhe!

Lentidão dos processos manuais

Ao deixarem a integração com ERP de lado, os profissionais precisarão realizar muitas atividades manuais para mover informações entre esse software e outros sistemas. Além disso, a gestão financeira fica comprometida.

Um exemplo é o uso de um software de gestão de despesas não integrado. Cada novo gasto que for inserido no sistema não será repassado para o ERP. Assim, a empresa deve designar algum colaborador para esse tipo de trabalho — o que é desestimulante para ambos, já que um excesso de atividades manuais tira a agilidade dos processos.

Dados imprecisos

Quando um colaborador precisa realizar atualizações manualmente, o resto da empresa só terá acesso àquelas informações depois que ele terminar essa tarefa. No caso de um pedido de produto, por exemplo, todo o processo poderá ser atrasado.

Ausência de dados em tempo real

Sistemas não integrados geram a necessidade da entrada manual de informações e atualizações. Como nem sempre os colaboradores farão esse trabalho instantaneamente, será impossível ter dados novos em tempo real. Tal como no exemplo do tópico anterior, o ideal é que isso seja realizado automaticamente, por tecnologias configuradas especialmente para a função.

Quais são os tipos de integração?

Alguns dos principais exemplos de integração de tecnologias com o ERP são os seguintes:

• ERP com ERP — nesse caso, a conexão é feita entre dois softwares de gestão similares, de modo a produzir e organizar informações;
• ERP com sistema de gestão de despesas (como o SAP Concur) — quando a empresa opta por essa integração, fica mais fácil entender as despesas feitas e controlar os gastos, de acordo com as prioridades do negócio;
• ERP com sistema de atendimento ao cliente — é a conexão entre o sistema de gestão e sistemas de atendimento ao cliente, o que melhora a interação com os consumidores;
• ERP com portal de e-commerce — é a conexão entre o ERP e plataformas de comércio eletrônico;
• ERP com CRM — o CRM também é um software muito utilizado em diferentes negócios, então conectar os dois sistemas melhora muito a gestão de relacionamento com os consumidores.

Como fazer a integração do sistema de gestão de despesas com um ERP?

Agora, é importante conhecer o processo detalhado de integração de uma tecnologia de gestão de despesas ao ERP que a empresa já usa. Vamos lá!

Conheça a política de privacidade das soluções

O primeiro passo para realizar a integração de um sistema de gestão de despesas e um ERP é conhecer a política de privacidade de cada um dos sistemas. No atual cenário, a privacidade é um aspecto fundamental para a escolha de qualquer tecnologia, por exemplo. Portanto, recomenda-se:

• estudar a política de privacidade dos sistemas;
• entender quais dados são coletados e como eles são armazenados;
• averiguar se as plataformas garantem as melhores práticas de segurança digital.

Dessa forma, sua empresa assegura que as políticas dos sistemas escolhidos estejam alinhadas às regras internas e, consequentemente, ao compliance da organização.

Identifique as APIs existentes

O segundo passo é verificar as APIs existentes nos dois sistemas, tanto no de gestão de despesas iniciadas pelos colaboradores como no ERP. Assim, será possível entender se as plataformas podem ser integradas para garantir a gestão completa da empresa, bem como todos os benefícios dessas tecnologias, como otimização de processos, monitoramento de indicadores-chave em tempo real, planejamento mais assertivo e muito mais!

A partir da documentação completa das APIs das soluções digitais, fica mais fácil identificar a possibilidade de compatibilidade entre o sistema de gestão de despesas e o ERP, além de outras plataformas que sejam estratégicas para a organização.

Busque o apoio dos times de suporte

Fundamental para o sucesso da operação, o apoio da equipe de suporte é importante para um processo seguro e que resulte na alta performance esperada. Com esse suporte, sua empresa garante o planejamento da integração dessas ferramentas, a redução de erros e retrabalhos no processo como um todo e a implementação ágil e com segurança.

Desenvolva o planejamento de integração

Como citado, outro passo necessário para a integração de um sistema de gestão de despesas iniciadas pelos colaboradores com um ERP é o planejamento.

Essa organização vai auxiliar os gestores a criarem um cronograma de ações para integração de plataformas e a identificarem o melhor momento para realizar cada processo. Além disso, evitará riscos e promoverá a boa distribuição dos recursos que cada tecnologia oferece.

Treine os profissionais

A unificação desses softwares vai otimizar uma série de processos, mas os colaboradores precisam ser capazes de utilizar as tecnologias para elevar o potencial do negócio. Por isso, é essencial treinar e capacitar os colaboradores com as novas práticas, de maneira que executem as atividades utilizando os melhores recursos disponíveis e com o máximo de performance e segurança.

Monitore os resultados

Por fim, após a integração entre o sistema de gestão de despesas iniciadas pelos colaboradores e o ERP, é imprescindível acompanhar os resultados. Desse modo, avalie os impactos que a interação das tecnologias proporcionou aos colaboradores — e identifique oportunidades de melhorias.

Quais são os cuidados no processo de integração?

O principal cuidado é contar com parceiros qualificados para garantir uma integração tranquila e que, mais importante ainda, atenda aos objetivos de negócio da sua empresa.

Nesse sentido, o SAP Concur é um sistema de controle de despesas intuitivo, funcional e responsivo, que propicia uma melhor gestão operacional, automatização de todos os fluxos, melhor adequação por parte dos colaboradores e uma efetiva redução de custos nas empresas.

Outro benefício do SAP Concur é a capacidade de integração com o ERP que sua empresa já utiliza. Assim, é possível fiscalizar as despesas mais de perto, instituir políticas precisas de reembolso e muito mais. Como você viu neste artigo, faz toda a diferença ter tecnologias trabalhando em conjunto para a produção de informações relevantes para o negócio.

Quer conhecer outros motivos para contratar a melhor solução de gestão de gastos do mercado? Então, saiba mais sobre o SAP Concur!