Guia para montar uma política de viagem corporativa

Os deslocamentos de trabalho representam uma despesa significativa no meio corporativo. Para que tudo esteja sob controle na área financeira, é preciso criar uma política de viagem corporativa, que terá regras, normas, direitos e deveres do colaborador que realizará a viagem.

Os processos de reembolso são de extrema importância e, por isso, devem ser otimizados para reduzir os custos da instituição. O primeiro passo é, realmente, saber implementar a prática da política de viagem corporativa por meio de um guia completo, claro e conciso.

Quer saber como implementar uma gestão de viagens corporativas na sua empresa? Então, siga a leitura e confira!

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Política de viagem corporativa: o que é?

A política de viagem corporativa é um documento com informações e especificações importantes. Nela, constam todos os gastos que são passíveis de reembolso, como transporte, hospedagem e alimentação. Tudo isso para que o colaborador saiba exatamente com quais despesas a empresa vai arcar.

Esse documento também serve como prestação de contas, pois permite a emissão de relatórios que ajudam no controle de custos.

Como uma política de viagem corporativa funciona na prática?

Uma política de viagem corporativa estabelece as diretrizes para os funcionários que viajam a serviço da empresa de maneira adequada, justa e em conformidade com os objetivos da corporação. Essas diretrizes podem incluir: 

• qual o tipo de transporte a ser usado; 
• onde é permitido ou não ficar hospedado; 
• quanto dinheiro os funcionários podem gastar; 
• quais ferramentas podem ser usadas para fazer reservas; 
• quais os casos em que as despesas de viagem são reembolsáveis;
• quais documentos devem ser fornecidos;
• quais as responsabilidades dos funcionários durante uma viagem;
• quais são as regras para se deslocar entre destinos.

Esse tipo de política também pode ser usada para incentivar comportamentos responsáveis ​​e para evitar os custos que não cabem à empresa. A política pode incluir regras que restrinjam os tipos de transporte que podem ser usados, por exemplo, a preferência por voos de baixo custo ou pelo transporte público.

Como começar uma política de viagem corporativa?

Empresas que ainda não contam com uma política de viagem corporativa concreta e desejam construí-la do zero devem focar no alinhamento do guia com o perfil da organização. Isso garante o bem-estar e a segurança do colaborador, que se sente à vontade para realizar as viagens de trabalho, já que tem algumas despesas resguardadas pelo reembolso empresarial.

Saiba mais: Processo de análise de dados: o que é, importância e como implementar na gestão de despesas e viagens?

Por que ter uma política de viagem corporativa?

A política de viagem corporativa entra como uma padronização de todos os processos de reembolso de despesas da empresa. Independentemente do objetivo do deslocamento, tanto a organização quanto o colaborador precisam estar cientes dos gastos para que o fluxo da viagem, como a escolha de hotéis, passagens e alimentação, seja assertivo.

Essa prática ajuda a evitar transtornos na hora do ressarcimento ou do adiantamento, em casos especiais. Conheça outros motivos para implementar a política de viagem corporativa.

Transparência na comunicação

As regras de uma política de viagens corporativas ajudam a evitar informações equivocadas que podem trazer prejuízos para a empresa. Essa transparência na comunicação deve partir tanto do lado dos gestores quanto do lado dos colaboradores. Juntos, eles devem criar um guia claro para os viajantes.

Redução de gastos desnecessários

Os gastos desnecessários são reduzidos quando há uma política de viagem corporativa, pois ela age como um planejamento para o setor financeiro empresarial, que pode se preparar para o reembolso futuro ou para os possíveis adiantamentos.

Maior eficiência

Criar uma padronização dos processos de viagens corporativas garante maior eficiência ao procedimento, ao orçamento previsto e à maneira como os relatórios são feitos e analisados.

Mantenha-se informado: Como melhorar a experiência do colaborador nas viagens e deslocamentos

O que não pode faltar em uma política de viagem corporativa?

Alguns cuidados são importantes para a criação de uma política de viagem corporativa que seja eficiente e atenda aos objetivos da empresa. Primeiro, é fundamental contar com regras bem definidas sobre os diversos aspectos da viagem. Segundo, é necessário determinar limites de custo, para garantir que os colaboradores estejam conscientes de suas possibilidades.

Também é importante determinar regras de segurança que os colaboradores precisam seguir durante sua viagem, especialmente para garantir a saúde, o bem-estar e a disponibilidade de sua equipe durante esse período. Outro ponto importante se refere ao estabelecimento de objetivos claros para quem está saindo de viagem. Isso ajuda a manter o foco e a atenção do seu colaborador.

Por fim, vale deixar claro quais são as despesas reembolsáveis e como funciona a política de reembolso da empresa. Esse tipo de prática é fundamental para que os colaboradores não se sintam lesados no caso de não haver algum tipo de reembolso, por exemplo.

Quais os principais passos para montar uma política de viagem corporativa?

Agora que você já conhece a importância de determinar uma política mais clara em sua empresa, vale a pena colocar essa ideia em prática. Siga a leitura e confira os passos que separamos!

Defina as necessidades da empresa

O primeiro passo é definir as necessidades da empresa, considerando a realidade dela e de seus departamentos. Coloque prazos e limite orçamentos para que possa haver um planejamento adequado à situação do momento.

Envolva os gestores e os colaboradores

Todos da empresa devem fazer parte da criação de uma política de viagem corporativa, pois a participação deles garante que os colaboradores terão benefícios, assim como os gestores.

Alguns exemplos de perfis que precisam organizar essa implementação: CEO, CFO, RH, Travel Manager e viajantes.

Seja objetivo

O maior problema dos manuais de viagens corporativas hoje é o mau uso das informações. Seja objetivo para que não haja confusão.

Defina as regras com clareza

As normas precisam estar claras para que não haja equívocos que prejudiquem a viagem planejada. O documento pode ser especificado com esses dados:

• orçamento da viagem;
• custo máximo para cada processo, como hospedagem, alimentação e transporte;
• apresentação de notas fiscais ou relatórios;
• deveres e direitos do viajante;
• o que é ou não reembolsado.

Seja detalhista

Uma lista simples com os valores bem definidos é importante para que a viagem corporativa saia como o esperado. Colocar o máximo de gastos diários ajuda o colaborador a não sair do orçamento especificado pela empresa.

Estabeleça regras de segurança

O colaborador, na viagem, deve se sentir seguro e resguardado pela empresa. Por isso, defina procedimentos que garantam esse bem-estar, como o oferecimento de telefones de contato, localização e dados dos eventos.

Dê opções e limite tetos

A maioria das empresas acha correto escolher o hotel e o transporte para o viajante. Porém, é mais fácil dar opções com valores fechados, pois, assim, o colaborador pode escolher o que mais lhe agrada, seguindo o orçamento do reembolso.

Garanta que todos saibam da política de viagem corporativa

Depois de criada, faça uma reunião com os colaboradores, apresente as ideias e ouça o feedback. Afinal, os viajantes precisam dizer o que é melhor para eles na política de viagem corporativa.

Leia mais: Por que sua empresa deve realizar o controle de viagens corporativas?

Como a tecnologia pode ajudar na criação de uma política de viagem corporativa?

Contar com inovações tecnológicas desenvolvidas para esse fim pode ajudar a criar uma política de viagem corporativa otimizada. Isso pode ser feito por meio da automação de processos, fornecendo um sistema ágil e eficiente para aprovações de viagem, do acompanhamento de despesas e dos relatórios financeiros. 

O uso de aplicativos capazes de realizar o gerenciamento de viagens corporativas também pode ser útil para garantir que os funcionários estão seguindo as diretrizes da política e que os custos são acompanhados de forma eficiente.

Quais os riscos de não desenvolver uma política de viagem corporativa na empresa?

A falta de clareza na criação desse tipo de regra para a empresa pode proporcionar diversos problemas à corporação. Primeiro, a falta de uma política clara pode trazer custos adicionais, especialmente com transporte, hospedagem, alimentação e outros recursos utilizados pelos colaboradores.

Também podem surgir questões ligadas à segurança dos funcionários, visto que eles podem se envolver em situações de risco que poderiam ser evitadas. Há também aspectos legais, como problemas de compliance e fraude, que surgem quando a empresa deixa de cumprir leis e regulamentos específicos durante a viagem dos colaboradores.

Por fim, há problemas de responsabilidade, tendo em vista que sua equipe não dispõe de nenhum guia para seguir. Além disso, há a possibilidade de insatisfação entre seu time, tendo em vista que alguns colaboradores podem receber tratamento preferencial, aproveitando-se do fato de que não há regras claramente estabelecidas.

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• integrações inteligentes e simplificadas com diversos sistemas;
• comodidade, flexibilidade e conectividade para utilizar a plataforma de qualquer lugar ou dispositivo;
• acompanhamento dos colaboradores em tempo real;
• escolha de viagens sustentáveis;
• digitalização dos recibos e comprovantes de despesas;
• integração com o SAP Concur Expense para gerenciamento completo dos gastos corporativos e auditorias dos pedidos de reembolsos;
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Viu como é importante determinar regras bem claras na hora de montar uma política de viagem corporativa? Desse modo, sua empresa consegue atuar de maneira mais eficiente, econômica e justa com seus colaboradores. Isso contribui diretamente para criar um negócio sustentável e competitivo no longo prazo.

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