Guia completo para montar uma boa política de viagem corporativa

Os deslocamentos de trabalho criam um grande volume de despesas para a empresa. Para que tudo esteja sob controle na área financeira, é preciso criar uma política de viagem corporativa, na qual a companhia estabelece regras, normas, direitos e deveres do colaborador que realizará a viagem.

Os processos de reembolso são de extrema importância, por isso, devem ser otimizados para reduzir os custos da instituição. O primeiro passo é, realmente, saber implementar a prática da política de viagem corporativa por meio de um guia completo, claro e conciso.

Veja, a seguir, quais os principais passos para montar uma política clara de viagens corporativas!

O que é uma política de viagem corporativa?

A política de viagem corporativa é um documento com informações e especificações das regras para atividades fora das dependências da empresa. Nela, consta todos os gastos que são passíveis de reembolso, como transporte, hospedagem e alimentação.

Tudo isso é importante para que o colaborador saiba exatamente com quais despesas a empresa vai arcar. Esse documento também serve como prestação de contas, pois permite a emissão de relatórios que ajudam no controle de custos da instituição.

Como começar uma política de viagem corporativa?

Para empresas que ainda não têm uma política de viagem corporativa concreta e desejam construir uma do zero, vale a pena focar no alinhamento do guia com o perfil da organização. Ter clareza sobre as peculiaridades da própria corporação é crucial para que não haja excesso de gastos, mas que o colaborador não seja desamparado.

Isso garante o bem-estar e a segurança da sua equipe, que se sente à vontade para realizar as viagens de trabalho, já que tem algumas despesas resguardadas pelo reembolso empresarial. 

Qual a finalidade de criar uma política de viagem corporativa?

Uma política de viagem corporativa deve ser criada para estabelecer diretrizes claras em relação às viagens a trabalho. Ela visa controlar custos, garantir conformidade regulatória, promover consistência e transparência, assegurar a segurança dos funcionários e otimizar a eficiência operacional.

Esse tipo de cuidado também é importante para que sua corporação tenha uma estrutura justa para o reembolso das viagens. Assim, promove maior senso de justiça entre seus colaboradores, aumentando a satisfação no trabalho e retendo talentos na equipe.

Quais os benefícios da política de viagem corporativa?

A política de viagem corporativa entra como uma padronização de todos os processos de reembolso de despesas da empresa. Independentemente do objetivo do deslocamento, tanto a organização quanto o colaborador precisam saber dos gastos para que o fluxo da viagem seja feito de forma correta. Siga a leitura e descubra quais os benefícios de estabelecer essa política.

Transparência na comunicação

As regras de uma política de viagens corporativas ajudam a evitar informações equivocadas que podem trazer prejuízos para todos. Essa transparência na comunicação deve partir tanto do lado dos gestores, como do lado dos colaboradores e, juntos, criarem um guia claro para os viajantes.

Redução de gastos desnecessários

Os gastos desnecessários são reduzidos quando há uma política de viagem corporativa, pois ela age como um planejamento para o setor financeiro empresarial. Além disso, é possível organizar as regras para o reembolso futuro ou para o adiantamento necessário no momento.

Maior eficiência

Criar uma padronização dos processos de viagens corporativas garante maior eficiência no procedimento, no orçamento previsto e na maneira que os relatórios são feitos e analisados.

Essa prática também ajuda a evitar transtornos na hora do ressarcimento ou do adiantamento, em casos especiais. A seguir, veja mais sobre a importância de padronizar esse documento.

Vale a pena padronizar essa política?

Investir em padronização da política de viagem corporativa é essencial, podendo aumentar a consistência e simplificar a implementação e gestão das práticas definidas nesse documento.

Por exemplo, ao estabelecer diretrizes padronizadas, é possível passar clareza aos funcionários e evitar interpretações inadequadas. Esse cuidado evita frustrações e problemas com aspectos trabalhistas.

Além disso, a padronização fortalece a conformidade, garantindo que todos os funcionários compreendam e sigam as mesmas normas, resultando em processos mais eficientes e alinhados com os objetivos organizacionais.

Quais as melhores práticas para montar uma política de viagem corporativa?

Agora que você já sabe quais são os benefícios de montar uma política de viagem corporativa em sua empresa, que tal descobrir as principais práticas que podem ser usadas nessa tarefa? A seguir, confira várias delas!

1. Defina as necessidades da empresa

O primeiro passo é definir as necessidades da empresa, considerando a realidade dela e de seus departamentos. Coloque prazos e limite orçamentos para que possa haver um planejamento adequado à situação do momento.

Além disso, faça um diagnóstico completo para saber quais são os pontos fortes e fracos das práticas relacionadas às viagens da empresa. Desse modo, fica mais fácil definir padronizações que vão ajudar no controle e na eficiência dessa área.

2. Envolva os gestores e colaboradores

Todos da empresa devem fazer parte da criação de uma política de viagem corporativa, pois a participação deles garante que os colaboradores terão benefícios, assim como os gestores.

Alguns exemplos de perfis que precisam organizar essa implementação: CEO, CFO, RH, Travel Manager e os viajantes. Além disso, peça feedbacks dos colaboradores para incluir fatores que façam sentido para melhorar o manual.

3. Seja objetivo

O maior problema dos manuais de viagens corporativas hoje é o mau uso das informações. Seja objetivo para que não haja confusão. Para garantir objetividade na construção de uma política de viagem corporativa, é fundamental definir claramente os objetivos dela.

Esse cuidado promoverá uma compreensão uniforme e a conformidade efetiva com as diretrizes estabelecidas. Desse modo, fica mais fácil fazer toda a gestão e garantir melhores resultados.

4. Defina as regras com clareza

As normas precisam estar claras para que não haja equívocos que prejudiquem a viagem planejada. O documento pode ser especificado com estes dados: 

• orçamento da viagem;
• custo máximo para cada processo, como hospedagem, alimentação e transporte;
• apresentação de notas fiscais ou relatórios;
• deveres e direitos do viajante;
• o que é e o que não é reembolsado.

5. Seja detalhista

Ter cuidado com os detalhes na hora de criar a política também é um ponto importante. Estabeleça limites específicos para despesas, detalhe procedimentos para reservas e reembolsos, além de especificar protocolos de segurança.

Comunique essas informações de forma concisa e acessível, garantindo que a política seja de fácil acesso a todos os funcionários para promover compreensão uniforme e adesão efetiva às diretrizes.

6. Estabeleça regras de segurança

Pensar em formas de garantir a segurança dos viajantes e da empresa também é um ponto essencial na hora de montar a sua política de viagens corporativas. O colaborador, na viagem, deve se sentir seguro e resguardado pela empresa.

Por isso, defina procedimentos que garantam esse bem-estar, como telefones de contato, localização e dados dos eventos. Além disso, invista em tecnologias que facilitem o cotidiano durante as viagens.

7. Dê opções e limite tetos

A maioria das empresas acha correto escolher o hotel e o transporte para o viajante. Porém, é mais fácil dar opções com valores fechados, pois, assim, o colaborador pode escolher o que mais lhe agrada, seguindo o orçamento do reembolso.

Além disso, é preciso garantir que todos tenham clareza em relação a esse e aos demais aspectos. Por isso, faça uma reunião com os colaboradores, apresente as ideias e ouça o feedback. Afinal, os viajantes precisam dizer o que é melhor para eles na política de viagem corporativa.

8. Faça atualizações constantes

Manter um bom acompanhamento da sua política de viagem corporativa ajuda a fazer ajustes para melhorar os resultados e dar mais clareza para os colaboradores. Nesse sentido, existem várias ações que podem ajudar nas atualizações.

Por exemplo, pedir o feedback dos colaboradores que realizam atividades relacionadas ao documento e contar com uma boa solução de tecnologia ajuda a compreender o desempenho da empresa nesse sentido. A seguir, veja mais sobre como boas soluções ajudam sua empresa.

Como o SAP Concur Travel & Expense pode ajudar?

O SAP Concur Travel & Expense é um sistema de controle financeiro para empresas e viagens corporativas que pode ajudar o seu negócio a otimizar todo o controle end to end dos deslocamentos empresariais.

Contando com recursos inovadores, o SAP Concur Travel & Expense não somente simplifica o processo de reservas e elaboração de roteiros das viagens de negócios, mas também permite calcular custo de viagem, receber os comprovantes de gastos e elaborar relatórios tudo por uma mesma plataforma.

Quais os benefícios de contar com o SAP Concur Travel?

Agora que você já sabe como o SAP concur pode ajudar, que tal conhecer vários benefícios que podem ser obtidos por sua empresa a partir da implementação dele? Veja: 

• registro completo de viagens, roteiros e gastos;
• painel consolidado com dados atualizados da viagem;
• conformidade total com as políticas de viagens e despesas da sua organização;
• possibilidade de pesquisar e reservar hotéis, passagens e outros serviços por meio da plataforma;
• integrações inteligentes e simplificadas com diversos sistemas;
• comodidade, flexibilidade e conectividade para utilizar a plataforma de qualquer lugar ou dispositivo;
• acompanhamento dos colaboradores em tempo real;
• permite a escolha de viagens sustentáveis;
• simplifica a digitalização dos recibos e comprovantes de despesas;
• permite a integração com o SAP Concur Expense para gerenciamento completo dos gastos corporativos e auditorias dos pedidos de reembolsos;
• simplifica a aprovação e o monitoramento das despesas.

Ao entender como criar uma política de viagem corporativa, as chances de ter bons resultados na sua empresa aumentam. Essa ferramenta ajuda na redução de custos e melhoria dos processos relacionados a esse tipo de atividade. Além disso, contar com o SAP Concur Travel traz diversos benefícios que vão fazer o seu negócio se diferenciar no mercado.

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