Gestão de orçamento: saiba como fazer na prática

Manter um controle financeiro estratégico é essencial para a vitalidade de qualquer organização, independentemente do seu tamanho. Uma gestão de orçamento eficiente é fundamental para proporcionar benefícios a médio e longo prazo, não apenas garantindo a sustentabilidade do negócio, mas também impulsionando o seu crescimento.

Preparamos este post para apresentar a você mais sobre o processo de gestão de orçamento, indicando o que ele é, como funciona, qual é o seu papel e como colocá-lo em prática. Acompanhe!

O que é a gestão de orçamento?

A gestão orçamentária refere-se à elaboração de um plano financeiro estratégico para um período determinado, geralmente em relação ao próximo ano. Esse processo envolve a listagem das despesas e receitas previstas, representando a distribuição e previsão dos recursos que serão alocados pela empresa em diversas áreas e projetos.

A partir desse planejamento, torna-se possível estabelecer metas financeiras e operacionais, considerando um plano de ação. O objetivo é compreender detalhadamente os gastos, identificar o capital disponível e antecipar a receita.

Qual é o papel da gestão de orçamento?

A gestão orçamentária desempenha um papel crucial no funcionamento eficaz do negócio, tendo um papel vital para a garantia da precisão das informações financeiras, especialmente no que diz respeito aos gastos e ganhos.

Essa prática evita que a empresa incorra em prejuízos devido à falta de conhecimento sobre seus recursos, oferecendo, ao mesmo tempo, suporte na escolha de indicadores e no controle financeiro. O controle minucioso sobre como a empresa administra seu orçamento é um dos principais benefícios da gestão orçamentária, proporcionando uma garantia durante períodos de crises.

No entanto, essa prática vai além da proteção financeira, impactando positivamente outros aspectos, auxiliando a:

• estabelecer uma estimativa precisa de gastos;
• conhecer o capital disponível para investimentos;
• realizar previsões de receitas mais alinhadas à realidade;
• facilitar a avaliação do desempenho do negócio;
• formular planos estratégicos para o futuro.

Como a gestão de orçamento funciona na prática?

Então, como funciona exatamente a gestão orçamentária? Possuir informações detalhadas evita contratempos e riscos relacionados a investimentos e decisões financeiras, como medidas de contenção de gastos e descontinuidade de projetos.

Para isso, é necessário listar todos os custos da empresa, tanto os fixos quanto os variáveis, para cada mês. Apesar de ser realizado anualmente, o planejamento pode ser feito mensal, trimestral ou semestralmente.

No contexto brasileiro, é comum que a elaboração desse plano financeiro estratégico ocorra no final do ano, quando os executivos antecipam as estratégias de negócio para o ano seguinte.

Entretanto, essa prática não é uma regra fixa; em setores com forte sazonalidade, como o têxtil e agrícola, o orçamento pode ser planejado conforme os períodos de aquecimento desses mercados.

Como fazer uma boa gestão orçamentária?

Agora que ficou claro qual é a relevância da gestão orçamentária, seja qual for o porte da sua empresa, elaboramos algumas orientações para auxiliar na implementação, visando alcançar os resultados desejados. Acompanhe as dicas!

Realize o planejamento financeiro

O planejamento financeiro é o alicerce de uma gestão orçamentária eficaz. Comece definindo metas claras e alcançáveis para o período, considerando tanto os objetivos de curto quanto de longo prazo da empresa.

Analise detalhadamente as receitas esperadas, considerando fontes diversas, e projete as despesas, discriminando-as entre fixas e variáveis. É crucial identificar possíveis fontes de investimento e analisar a necessidade de captação de recursos.

Considere os riscos associados às projeções e esteja preparado para ajustes ao longo do caminho. Lembre-se de que um planejamento financeiro sólido serve como guia estratégico, orientando a empresa para um crescimento sustentável e para a superação de desafios financeiros.

Mantenha as contas organizadas

Manter as contas organizadas não apenas simplifica o processo de análise, mas também é essencial para tomar decisões informadas e estratégicas. Além disso, proporciona uma base sólida para o planejamento futuro e contribui para a transparência financeira da empresa.

Para isso, utilize ferramentas eficazes, como planilhas ou softwares especializados, para registrar todas as transações, despesas e receitas de forma detalhada e regular. Categorize cuidadosamente cada movimentação para criar uma visão clara e abrangente do fluxo financeiro da empresa.

Reconcilie periodicamente os registros com extratos bancários, faturas e outros documentos financeiros. Essa prática não apenas ajuda na detecção precoce de possíveis discrepâncias, mas também facilita a identificação de áreas que podem ser otimizadas.

Projete os cenários

Antecipe-se às variáveis do mercado e à dinâmica econômica projetando cenários financeiros diversos. Além de criar um plano financeiro sólido, é essencial considerar diferentes contextos e possíveis mudanças que impactem as finanças da empresa.

Analise cenários otimistas, pessimistas e realistas, considerando os fatores externos e os internos que influenciem o desempenho financeiro. Considere variações nas receitas, mudanças nas despesas e possíveis flutuações no mercado.

Ao projetar cenários, a empresa estará mais bem preparada para lidar com incertezas, tomar decisões estratégicas e ajustar o orçamento conforme necessário. Essa prática não apenas aumenta a resiliência financeira da empresa, mas também a capacita para enfrentar desafios de maneira proativa e eficiente.

Controle o fluxo de caixa

Ao manter um controle rigoroso do fluxo de caixa, a empresa consegue antecipar situações de aperto financeiro, otimizar a gestão de pagamentos e recebimentos, além de tomar medidas preventivas para garantir a liquidez necessária.

Registre diariamente todas as entradas e saídas de recursos, garantindo precisão e atualização constante. Analise regularmente o histórico do fluxo de caixa para identificar padrões, tendências e possíveis oportunidades de melhoria. 

Minimize processos burocráticos

A simplificação dos processos é uma peça chave para uma gestão orçamentária eficiente. Evite burocracias desnecessárias que possam atrasar decisões financeiras, além disso, identifique e elimine procedimentos sem valor agregado.

Lembre-se também de utilizar sistemas automatizados para agilizar tarefas rotineiras, reduzindo o tempo e possíveis erros administrativos. Simplificar os processos não só aumenta a eficiência operacional, mas também cria um ambiente propício à inovação e adaptação às mudanças econômicas

Promova a Integração entre os Setores

Para uma gestão orçamentária eficaz, é crucial promover a colaboração e comunicação entre os setores da empresa. Estabeleça canais abertos e transparentes, incentivando a troca de informações. Envolva os setores relevantes, como finanças, vendas e marketing, em reuniões periódicas para alinhar objetivos financeiros e promover sinergia.

Essa prática fortalece a compreensão coletiva dos objetivos financeiros, impulsionando eficiência operacional e uma cultura organizacional de colaboração, essenciais para o crescimento sustentável.

Quais são os erros mais frequentes no processo de gestão orçamentária?

A gestão orçamentária, embora fundamental para o sucesso financeiro, pode ser suscetível a erros que impactam negativamente a saúde financeira da empresa. Deixar de revisar e ajustar o orçamento regularmente pode levar a projeções desatualizadas e decisões equivocadas, mas os deslizes vão além disso. Veja outros exemplos a seguir. 

Subestimação de despesas variáveis

Um erro comum é não considerar adequadamente despesas variáveis, o que pode resultar em orçamentos subestimados e insuficientes. Para evitar essa armadilha, é necessário analisar históricos detalhados para identificar padrões de despesas variáveis e incorporá-los de maneira realista ao orçamento.

Desconexão entre orçamento e estratégia empresarial

Não alinhar o orçamento com os objetivos gerais pode resultar em alocações ineficazes de recursos. A solução é integrar o processo de orçamento com a estratégia de negócios, garantindo que metas financeiras estejam alinhadas com os objetivos globais da empresa.

Falta de análise de desempenho

Não realizar uma análise periódica do desempenho em relação ao orçamento é um erro que pode resultar em falta de insights e ajustes necessários. A solução é implementar sistemas de acompanhamento e análise regulares para identificar desvios, entender suas causas e tomar medidas corretivas.

Ignorar o potencial das ferramentas tecnológicas 

Não considerar a capacidade das ferramentas tecnológicas no aprimoramento do processo de gestão orçamentária representa um erro recorrente. Investir em softwares e plataformas que automatizam tarefas, simplificam análises e oferecem insights valiosos é a solução para promover uma gestão orçamentária mais eficiente.

A gestão de orçamento é uma ferramenta crucial para equilibrar as operações empresariais e viabilizar a realização de objetivos organizacionais. Dominar a gestão das receitas e despesas é a medida primordial para assegurar a sustentabilidade a longo prazo, representando um benefício essencial oferecido por esse tipo de administração.

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