Gestão de mobilidade corporativa: 7 passos para uma boa estruturação

A gestão de mobilidade corporativa é o conjunto de ações adotadas para gerenciar a estratégia de deslocamento dos colaboradores da empresa. Por meio dela, controlamos recursos, investimentos, frota, custos, entre outros aspectos relacionados aos deslocamentos. Para isso, é preciso estabelecer regras de como a estratégia vai funcionar.

É fundamental definir um padrão para os processos e adotar um sistema para fazer o controle de uma forma organizada e eficiente. Realizar a gestão de mobilidade corporativa é essencial para que a empresa tenha conhecimento dos custos envolvidos e possa otimizar essa estratégia para aumentar a eficiência e reduzir os gastos.

Por isso, é preciso ter um bom planejamento, e nós preparamos este artigo para explicar para você como fazer isso. Continue lendo e confira os passos para estruturar corretamente a gestão de mobilidade corporativa na sua empresa.

1. Considere as necessidades da empresa

Comece definindo quais são as demandas do seu negócio. Realize um levantamento das dificuldades que estão sendo enfrentadas agora para fazer a gestão de mobilidade corporativa. Observe o método e procure identificar possíveis falhas, como:

• falta de padronização para solicitação de viagens;
• falta de comprovantes ou documentos de controle dos custos;
• gastos altos demais, entre outros.

Ao identificar esses problemas que a sua empresa está vivenciando, ficará mais fácil definir as ações e estratégias que precisam ser adotadas para suprir essas necessidades e realizar o gerenciamento de uma forma eficiente.

2. Regulamente as políticas internas

É fundamental que a sua empresa elabore uma política de viagens para estabelecer as diretrizes que vão orientar os colaboradores em relação a essa prática. Ou seja, como a jornada precisa acontecer? Quais etapas devem ser cumpridas e qual o prazo para cada uma delas? Quais são as responsabilidades de cada um dos envolvidos?

Regulamentar a política não somente das viagens, mas dos deslocamentos de um modo geral, é essencial para que seja estabelecido um padrão que vai atender a todos. Isso auxilia a manter os custos dentro do orçamento, otimiza as rotinas e define as regras que os colaboradores devem seguir em cada situação.

Depois de criar as políticas internas, é fundamental que elas sejam divulgadas, a fim de que sejam conhecidas pela equipe e não haja mal-entendidos.

3. Planeje as jornadas

O planejamento das jornadas pode fazer parte das políticas internas. É ele que vai estabelecer como as atividades relacionadas aos deslocamentos e às viagens devem acontecer, determinando hierarquias e o passo a passo a ser seguido pelo colaborador. Por exemplo:

• de que maneira será adquirida a passagem;
• se a empresa tem alguma parceria com prestadoras de serviços;
• a antecedência para a solicitação de uma viagem;
• como vai acontecer a reserva;
• o deslocamento quando chegar ao destino;
• como os dados, bilhetes e outros documentos devem ser armazenados, e assim por diante.

Basicamente, é como se estabelecêssemos um roteiro a ser seguido.

4. Trace o perfil

Para fazer a gestão de mobilidade corporativa de uma forma eficiente, também precisamos estabelecer o perfil dos profissionais que vão se deslocar. Por exemplo:

• aqueles que utilizam serviços para ir da sua casa ao trabalho;
• os que se deslocam dentro da própria empresa (quando ela tem uma área extensa);
• vendedores que se deslocam em função de visitas aos clientes e reuniões;
• profissionais que fazem viagens de negócios.

Precisamos definir o perfil para estabelecer que tipo de serviço deve ser oferecido em cada nível de hierarquia. Se quem vai viajar é um dos diretores da empresa ou CEO, por exemplo, precisamos garantir que exista um atendimento de alto padrão. Porém, o vendedor que realiza viagens com uma frequência maior pode ter acesso a serviços mais básicos, para não elevar os custos dessas viagens recorrentes.

A definição de um perfil também deve ser feita para que o serviço atenda de uma forma satisfatória e eficiente as necessidades do profissional em cada situação. Por exemplo: qual é o melhor tipo de meio de transporte para esse vendedor que vai se deslocar até uma determinada cidade e visitar clientes em diferentes pontos? O que é mais viável?

5. Escolha os parceiros

Uma vez que você tenha definido quais serviços serão necessários, é preciso buscar os parceiros que podem atender a essas demandas da sua empresa. Isso em relação aos deslocamentos do dia a dia, de casa para o trabalho e também nas viagens.

É interessante estabelecer parcerias porque, dessa forma, você poderá negociar preços e ter acesso a serviços de qualidade por um custo mais baixo. Além disso, ao estabelecer as parcerias, você definirá quais empresas devem ser contatadas na hora de planejar os deslocamentos e as viagens. Assim, não é preciso fazer pesquisas e comparações de preços.

6. Declare as despesas

A declaração das despesas com os deslocamentos é indispensável para realizar uma boa gestão de mobilidade corporativa. Sem esse controle, você não saberá quais são os custos do seu negócio.

Você viu que na definição da política é preciso estabelecer de que maneira será realizado o controle dos custos, como serão apresentados os bilhetes, os comprovantes ou outros itens similares.

No entanto, também é preciso definir quem vai receber esses documentos, a maneira como eles serão armazenados e em qual momento será feita a análise dos custos, para conferir as despesas de um determinado período.

7. Automatize os processos

Nem tudo requer a sua atenção direta. Existem algumas tarefas ou etapas da gestão de mobilidade corporativa que podem ser realizadas com o auxílio de tecnologias. Elas farão os registros de dados, de informações e as atualizações do sistema de maneira automática, sem a necessidade de intervenção humana.

É interessante investir na automatização de processos porque, com ela, reduzimos a possibilidade de ocorrência de erros e prejuízos para o seu negócio. Além disso, ao automatizar tarefas ou etapas, você tem o registro de tudo aquilo que foi feito para planejar uma viagem, por exemplo.

Assim, é possível ter um controle muito mais eficiente de como as jornadas estão sendo conduzidas. Inclusive, isso garantirá a conformidade delas com a política que você estabeleceu, ou seja, as regras serão cumpridas.

Adotar uma solução tecnológica para realizar a gestão de mobilidade corporativa vai facilitar o seu dia a dia e padronizar processos, simplificando as jornadas. Também contribuirá para um melhor controle e para a definição de estratégias cada vez mais eficientes, que vão ajudar a reduzir custos.

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