Gestão de adiantamentos e reembolsos de viagens: saiba como funciona

Os processos de reembolso de despesas corporativas são extremamente comuns em empresas que realizam esse tipo de deslocamento e precisam ser gerenciados com cuidado por uma gestão de adiantamentos e reembolsos de viagens eficiente, que controle o limite dos gastos, organiza as despesas e torna toda a burocracia menos cansativa e mais prática.

O tanto de procedimentos acaba lotando a área financeira de documentos em instituições que não contam com softwares tecnológicos e, quando isso acontece, todos os setores são afetados por gargalos, retrabalhos e tarefas pausadas, gerando insatisfação, perda de tempo e gastos desnecessários.

Ainda bem que negócios com processos obsoletos estão cada vez mais extinguidos e a tecnologia tem tomado conta de processos transformando-os em métodos mais ágeis, beneficiando a empresa tanto internamente quanto externamente.

Quando a empresa desloca um colaborador para uma viagem a trabalho, existem dois tipos de pagamentos: o adiantamento e o reembolso. O primeiro consiste em, antes de viajar, aprovar antecipadamente os valores que o profissional pode gastar e entregá-lo na hora, enquanto o reembolso acontece somente depois da volta à organização, com recibos de compras e, depois da aprovação, o colaborador será restituído. As duas práticas são muito comuns e têm vantagens e desvantagens que você precisa conhecer.

No caso da gestão de adiantamentos e reembolsos de viagens, saiba como funciona no nosso blog de hoje.

Veja mais: Sistema de viagens corporativas: por que é tão necessário?

Gestão de adiantamentos e reembolsos de viagens: vantagens, desvantagens e como funciona

No caso da empresa optar por adiantamento, como citado acima, isso envolve a apresentação do dinheiro antecipadamente. Antes de se deslocar, o profissional já deve ter o valor monetário prévio para que consiga pagar as despesas como hospedagem, alimentação, transporte, entre outras. A principal vantagem é, justamente, a não espera do ressarcimento.

A desvantagem é que na prestação de contas pode haver problemas quanto à auditoria dos pagamentos, uma vez que é muito mais difícil controlar como os valores antecipados foram gastos. Dessa forma, uma fraude pode acontecer e ser sacada pelo profissional, ou problemas como cair em uma conta negativada.

Já o método de pagamento chamado de reembolso de despesas traz mais facilidades para a gestão de adiantamentos e reembolsos de viagens, favorecendo o setor financeiro que só desembolsará o dinheiro mediante comprovação.

Quando usado um software como o da SAP Concur para gestão de adiantamentos e reembolsos de viagens você simplifica a reserva de viagens e permite que os colaboradores reservem facilmente suas viagens sozinhos, com as melhores tarifas e dentro das políticas de viagens e despesas.

O SAP Concur é um sistema de gestão de despesas corporativas iniciadas pelos profissionais completo, com acompanhamento de indicadores-chave em tempo real, relatórios precisos, ágeis e que proporcionam tomadas de decisões mais assertivas, envio de comprovantes e notas fiscais para reembolso via aplicativo e reduz os custos das organizações em até 8%.

Para que as organizações tenham mobilidade e flexibilidade na hora de realizar a gestão de adiantamentos e reembolsos de viagens é fundamental investir em tecnologia digital e em sistemas inteligentes como o SAP Concur. Desta maneira, a partir da modernização tecnológica, sua empresa garante vantagens operacionais e estratégicas, redução da possibilidade de fraude, informações e dados precisos e acesso via qualquer dispositivo móvel conectado à internet.

Como visto, a gestão contínua das despesas corporativas iniciadas pelos colaboradores é fundamental para estruturar um planejamento e assim contribuir para a saúde financeira de uma empresa. Afinal, a gestão eficiente depende do controle total de todos os gastos empresariais, histórico de despesas e de atividades. Assim, a organização pode realizar ajustes nos limites de gastos, por exemplo, fortalecer a política de despesas corporativas, otimizar recursos e aumentar a lucratividade do negócio.

Leia também: Relatório integrado: como otimizar as informações com as melhores práticas

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