Gastos excessivos na empresa: como a tecnologia ajuda a evitar?

Às vezes, as despesas saem do controle — mesmo em empresas bem administradas. Tão importante quanto identificar as fontes de gastos excessivos é estabelecer ações contínuas para garantir o equilíbrio na alocação de recursos.

Neste post, falaremos de diversas questões relacionadas aos gastos excessivos: como identificá-los, como combatê-los, os indícios que apontam para um mau uso dos recursos e a importância da tecnologia para controlar as despesas. Confira!

O que são gastos excessivos nas empresas?

Os gastos excessivos são aqueles que extrapolam os custos previstos no planejamento e que não agregam valor à empresa — afinal, são fruto de descuidos financeiros. São, portanto, despesas fora do orçamento.

Eles são especialmente perigosos porque podem proporcionar uma falsa sensação de que a empresa está investindo para melhorar suas operações. Imagine que uma organização decida trocar todos os computadores e softwares da sua sede física, por exemplo.

Contudo, isso é feito de maneira pouco planejada. Não há um estudo ou um monitoramento para indicar que aqueles gastos vão efetivamente elevar o patamar da organização. A consequência é um rombo financeiro que pode até mesmo inviabilizar a continuidade das operações.

Podemos pensar em um exemplo similar no contexto das viagens corporativas. Quando o gestor não tem relatórios à disposição nem monitora continuamente as jornadas, os gastos inevitavelmente subirão com a falta de cuidados.

Por que os gastos excessivos são preocupantes?

Qualquer empresa, independentemente do seu porte e dos recursos financeiros à disposição, precisa trabalhar com orçamentos planejados para poder prosperar. Caso isso não seja feito, a consequência é a queda na lucratividade.

Afinal, uma empresa que opera além da sua capacidade financeira pode acabar inviabilizando a continuidade do negócio. Os gestores terão dificuldade em mensurar os lucros (se eles existirem), em definir o capital para investimentos e até em separar as despesas pessoais das corporativas — uma vez que o uso dos recursos não foi mapeado.

Qual a importância de ficar atento aos gastos excessivos?

Gastar além da conta significa alocar capital de maneira descuidada. Isso pode até passar despercebido em empresas de grande porte, mas apenas no início. A tendência é que o rombo financeiro se torne cada vez mais difícil de ignorar.

Aí, as consequências afetam tanto os líderes quanto os colaboradores:

• demissões em massa;
• cortes nos investimentos;
• demora na entrega de produtos para os clientes;
• desperdícios de ativos;
• necessidade de venda de ativos, enfraquecendo o potencial de negócio;
• alocação descuidada de recursos financeiros em uma área em detrimento de outras;
• fraudes financeiras, com a possibilidade de que pessoas mal-intencionadas aproveitem os descuidos para embolsar parte do capital da empresa;
• entre outras.

Como identificar os gastos excessivos?

Agora, vamos descobrir os meios de identificar os gastos — e como começar a combater os desperdícios;

Comparações

Realizar comparações é a melhor forma de entender se você está gastando além do necessário. Um exemplo são as despesas excedentes de viagens corporativas: contando com um software adaptado, você saberá se a organização não está gastando em demasia no planejamento das jornadas.

Análise periódica

O monitoramento dos gastos deve ser contínuo. Dessa forma, será possível notar se houve picos no dinheiro gasto ao longo dos meses. Do mesmo modo, os gestores visualizarão se as táticas para conter as despesas estão funcionando.

Monitoramento de tendências

Visualize os gastos de períodos passados e tente estabelecer padrões. Por que um determinado mês gerou um excesso de despesas? O que ocorreu nesse período? Esse investimento elevou a produtividade dos colaboradores?

Esse monitoramento deverá ser agregado às rotinas da empresa, de modo que as novas metas de gastos sejam respeitadas.

Revisões

Mapeie custos desnecessários e despesas supérfluas. Depois, corte tudo o que não for estritamente necessário para o funcionamento do negócio. Analise os custos com energia elétrica e internet, por exemplo, e busque opções mais acessíveis financeiramente.

Também é importante realizar um inventário dos ativos que a empresa tem e identificar aqueles que podem ser vendidos ou alugados: computadores, notebooks, maquinário, aluguel de pontos físicos, entre outros. Outra boa ideia é considerar a possibilidade de que ao menos alguns trabalhadores optem pelo home office.

Avaliação do ROI

O ROI é a sigla em inglês para Return on Investment — em português, podemos traduzi-la como retorno sobre o investimento. É uma métrica para as empresas calcularem o retorno financeiro que recebem com um investimento específico.

Uma maneira de otimizar o retorno de cada investimento e a saúde financeira do negócio é adotar um software de gestão de gastos corporativos. Dessa forma, você terá o monitoramento contínuo das despesas, automatizará tarefas manuais que incidem negativamente sobre a produtividade dos colaboradores e centralizará as informações gerais do negócio, facilitando a consulta e o planejamento.

Em quais situações os gastos excessivos mais acontecem?

Há alguns indícios que sinalizam para um desequilíbrio na alocação de gastos dentro da empresa:

• setores com amplo investimento e outros que não recebem melhorias há tempos;
• incapacidade dos gestores e colaboradores de identificar gastos, o que pode apontar para fraudes;
• contratos superfaturados com fornecedores, pela falta de uma pesquisa mais apurada de mercado;
• excesso de promoções e ofertas sem critérios bem pensados, de modo que a lucratividade é reduzida;
• empresas que recebem capital de parceiros e investidores-anjo, mas sem um planejamento para aplicações;
• custos exorbitantes nas despesas variáveis, como aquisição de matérias-primas, comissões e fretes;
• entre outros.

Como evitar os gastos excessivos na empresa?

No tópico de identificação, nós já sugerimos algumas ações que devem ser adotadas pelo negócio para não deixar os altos gastos passarem despercebidos. Agora, chegou o momento de mostrar ações diretas para conter as despesas. Confira!

Ferramentas de gestão de despesas

Não dá para começar gastos sem ter uma ferramenta que garanta um controle financeiro maior. Por isso, busque soluções digitais para registrar as vendas, as receitas e as despesas.

Com boas informações em mãos, será possível gerenciar o fluxo de caixa de uma maneira mais responsável. As predições e os mapeamentos de tendências também serão precisos.

Análise de relatórios e dados

Os relatórios oferecem números que refletem a realidade do negócio. Quando um gestor se baseia em dados, ele deixa de lado os achismos e toma decisões baseadas em conhecimento relevante.

Nesse cenário, nada melhor do que contar com a tecnologia. Um bom software de gestão monitora as despesas continuamente e gera relatórios customizados a partir desse trabalho. Além, é claro, de ser uma fonte confiável de informações.

Integração com cartões corporativos

Os cartões corporativos são ótimos para pagar contas de maneira ágil, mas é preciso ter um meio de controlar os custos. Há tecnologias que permitem a integração com os cartões, de modo que os gestores conseguirão visualizar as despesas em tempo real e até automatizar o controle das compras feitas.

Alertas e notificações em tempo real

Sem o monitoramento, a tendência é que o padrão de gastos descontrolados retorne. Mas como garantir que isso não aconteça? Por meio de soluções digitais que proporcionem alertas e notificações em tempo real, garantindo o tempo necessário para os gestores e colaboradores agirem.

Como o SAP Concur pode ajudar a evitar gastos excessivos?

O SAP Concur Expense é uma solução digital que reúne todas as características que citamos até aqui para mapear e combater os gastos excessivos: acompanhamento em tempo real, análise de dados, produção de relatórios, centralização de informações relevantes, integração com cartões corporativos e a possibilidade de gerir os custos de forma embasada.

Com esse sistema, é possível visualizar todas as despesas em um só lugar e definir as configurações de acordo com as preferências da empresa. Você poderá rever rapidamente algumas políticas de custos e combater efetivamente os gastos excessivos. Como você viu no post, eles são perigosos porque podem ser vistos como "investimentos". Contudo, a verdade é que vão pouco a pouco minando o caixa da empresa.

Aproveite a visita ao blog para gerir melhor o seu orçamento: conheça o Budget e suas funcionalidades!