Expense Management: 6 dicas para adotar um sistema eficiente

O gerenciamento de custos, chamado também de Expense Management, é um dos maiores desafios de um empreendimento. Conforme uma empresa se expande, torna-se progressivamente mais complexo monitorar a alocação de recursos. E isso é relevante para todos os departamentos da organização.

Por exemplo, na organização de uma viagem corporativa, os gestores lidam frequentemente com relatórios de prestação de contas. É essencial, além de garantir uma experiência positiva para o colaborador, que a empresa se organize para atingir os objetivos da viagem, cumprir o orçamento previsto e seguir o planejamento estratégico.

Continue a leitura e entenda o que é Expense Management, para que serve, qual é a sua importância, entre outras questões-chave. Confira!

O que é Expense Management?

Em termos gerais, o Expense Management é a prática de controlar, registrar e analisar as despesas empresariais para otimizar custos e aumentar a eficiência operacional. Isso abrange a administração de viagens, reembolsos, gastos com entretenimento, aquisições, contas a pagar e outros custos vinculados às atividades cotidianas da empresa.

Para que serve?

A partir de ferramentas de Expense Management, as empresas podem automatizar o registro de despesas, assegurar a adesão às políticas internas, simplificar o processo de reembolso dos funcionários e obter uma visão em tempo real dos gastos.

Isso contribui para a redução de fraudes, para o aprimoramento do controle financeiro. Também aumenta a eficiência administrativa e mantém as finanças em conformidade com o orçamento e objetivos estratégicos da empresa.

Qual é a importância do Expense Management?

A gestão eficiente de despesas é determinante para o sucesso de qualquer negócio, independentemente do seu tamanho ou da área de atuação. Entre os benefícios mais importantes, estão:

• aumento da lucratividade — monitorando e analisando as despesas, as empresas conseguem detectar áreas nas quais há gastos excessivos e descobrir métodos para cortar custos que não são essenciais;
• adesão a políticas e regulamentações — um sistema de gerenciamento de despesas auxilia as organizações a assegurar a conformidade com políticas internas e normativas externas, incluindo legislação tributária e requisitos de auditoria;
• transparência e responsabilidade — o registro e o monitoramento das despesas permitem que as empresas promovam a transparência e a responsabilidade, prevenindo fraudes e despesas inapropriadas.

Como implementar o Expense Management?

1. Defina objetivos

Estabelecer metas claras para a implementação do gerenciamento de despesas é decisivo para orientar o processo e assegurar resultados efetivos. Algumas finalidades, como diminuir gastos, incrementar a eficiência na gestão de despesas, aprimorar a adesão às políticas internas e otimizar o procedimento de reembolso, oferecem um direcionamento estratégico.

Inclusive, esses objetivos são fundamentais para identificar áreas críticas de despesas, monitorar gastos em tempo real e definir métricas de sucesso. Com propósitos claros, é possível medir o impacto das implementações, ajustar processos quando necessário e assegurar que a gestão de despesas contribua diretamente para a saúde financeira e o crescimento sustentável da empresa.

2. Identifique as necessidades

Identificar as necessidades é imprescindível para garantir que o sistema atenda às demandas específicas da empresa. Entendendo os desafios e pontos críticos, como controle de gastos, conformidade e eficiência de processos, a empresa pode escolher soluções adequadas e personalizar o sistema.

Essa medida assegura que a implementação seja eficaz, evitando custos desnecessários e maximizando os benefícios, como maior controle financeiro, redução de fraudes e processos de reembolso mais ágeis.

3. Determine políticas e procedimentos

Estabelecendo regras claras sobre gastos, torna-se viável assegurar conformidade e controle. Políticas precisas direcionam os colaboradores quanto às permissões, prevenindo abusos e discrepâncias.

Já os procedimentos estruturados promovem a automação e a integração do sistema, elevando a eficiência. Além disso, as mesmas diretrizes asseguram transparência, auxiliam na uniformização dos processos de reembolso e confirmam que as despesas estão em consonância com os objetivos financeiros da organização.

4. Implemente um sistema eficiente

Existem diversas soluções de Expense Management disponíveis no mercado, que podem auxiliar as empresas no gerenciamento e na análise de suas despesas de maneira eficaz. Portanto, é essencial selecionar um software que atenda às exigências particulares do seu negócio.

5. Automatize os processos

A automatização dos processos de gestão de despesas pode diminuir os erros manuais, agilizar a aprovação e o reembolso das despesas, além de simplificar a análise de dados.

6. Monitore e controle

O monitoramento e o controle contínuos das despesas permitem que as empresas identifiquem problemas rapidamente e tomem ações corretivas.

Quais são os riscos de não fazer Expense Management?

A gestão eficiente de despesas demanda planejamento, controle e contabilidade rigorosos. No contexto da economia brasileira atual, torna-se essencial reduzir as margens de erro empresariais para superar a incerteza do mercado e destacar-se frente à concorrência, especialmente no setor de viagens corporativas. A seguir, conheça os riscos de não adotar o Expense Management na empresa.

Ineficiência nos processos

Cada decisão impacta financeiramente a empresa, o que pode causar preocupação em momentos de grande ansiedade. Sem a adoção de uma estratégia de gestão de despesas, torna-se praticamente inviável minimizar o desperdício e estabelecer procedimentos para assegurar o uso consciente dos recursos. Afinal, a abordagem simplifica o processo decisório e aumenta a eficiência do negócio.

Monitoramento ineficaz dos gastos

Investidores e stakeholders buscam negócios que entreguem resultados de maneira sustentável, isto é, que cumpram suas promessas com uma base sólida para sustentação e projeção de crescimento. Tal feito é alcançável por meio de uma gestão financeira eficiente.

A não implementação de uma gestão de despesas eficaz traz desvantagens para os clientes, com a elevação dos custos de viagem, por exemplo. Em mercados cada vez mais competitivos, é essencial que as empresas não só apresentem boas receitas, mas também se preparem e invistam diante das mudanças econômicas e no âmbito do turismo corporativo.

Possibilidade de aumento de fraudes

A gestão de custos demanda um monitoramento rigoroso das despesas, por meio de planejamento e de elaboração de relatórios. Não havendo uma parceria com a controladoria, fica inviável minimizar as fraudes relacionadas aos gastos da empresa. Por outro lado, com o registro adequado de todos os custos relativos às viagens corporativas, a chance de ocorrer erros é extremamente reduzida.

Como vimos, o Expense Management é essencial para a saúde financeira de uma empresa, por proporcionar controle e visibilidade sobre os gastos. Com um sistema eficaz, é possível monitorar e analisar despesas em tempo real, evitando os desperdícios e identificando as oportunidades para redução de custos.

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