Entenda a prática dos reembolsos flexíveis

Nas famosas viagens corporativas, realizar a transação de reembolso é uma prática bem comum e se refere ao modo de ressarcir o dinheiro gasto por um colaborador em um deslocamento de negócios. Além de ser assegurado por lei, todo o custo gerado pelo viajante deve ser obrigatoriamente reembolsado após a sua chegada, por meio de comprovação de notas fiscais e seguindo as normas do documento mais importante para esse momento: a política de viagens corporativas. O que se vê, atualmente, é que nem todas as empresas estão em conformidade com reembolsos flexíveis em caso de situações inesperadas.

Os processos organizacionais desse tipo de ação são estruturados para que não haja fraudes que prejudiquem o setor financeiro. O correto é desenvolver uma consolidação das regras do que pode ser reembolsado, do que não pode, qual o limite dos valores e como a prestação de contas aparece. Com normas claras, esse serviço se torna mais tranquilo, garante a governança corporativa e compliance e a atuação na mitigação de fraudes.

Por isso, os reembolsos flexíveis entram em pauta, para que as diferentes situações possam ser personalizadas de acordo com o que o momento ou a situação exige. Nem sempre, o planejamento corporativo atende a todas as situações, pois nem os gestores mais experientes conseguem compreender todas as eventualidades que podem ocorrer em uma viagem corporativa. Dessa forma, caso aconteça, os reembolsos flexíveis fazem parte de uma possibilidade que não demanda tanta transformação operacional, mas garante a segurança do colaborador durante o deslocamento e também da gestão empresarial.

Se você deseja entender mais sobre os reembolsos flexíveis e como eles podem auxiliar a sua empresa em momentos delicados, leia o artigo completo abaixo.

Confira: O que é alçada de aprovação nas viagens e despesas corporativas?

O que são reembolsos flexíveis?

Os reembolsos flexíveis são um tipo de ressarcimento que podem ser usados em situações que fogem do comum da empresa. Por exemplo, em uma determinada viagem, que envolveu muito dinheiro, se algum imprevisto acontece, as políticas de viagens corporativas precisam ser cumpridas, obviamente, mas pensando em que ponto podem ser flexibilizadas para que o resultado seja positivo.

O ponto forte dos reembolsos flexíveis é que ele se adapta tanto às empresas que possuem um guia de políticas simples quanto aquelas que possuem um documento mais detalhado. Nos dois, é possível pensar em quais atitudes serão tomadas para determinar quando os reembolsos flexíveis podem acontecer. Quando esse tipo de pensamento não faz parte da instituição, as políticas extremamente rígidas acabam por atrapalhar todo o processo organizacional e de compensação.

Outro fator que acaba se relacionando com os reembolsos flexíveis é a otimização da política de compliance empresarial. Os gestores que trabalham para colocar em conformidade e aumentar o relacionamento da empresa com os colaboradores, quando investe na prática ajustável, garante que o viajante se sinta confortável e protegido até em casos circunstanciais, mas, não comente por um documento, e sim pela própria conexão com a instituição.

Como incidentes podem acontecer a qualquer momento, estar preparado para lidar com eles e assegurar que o colaborador consiga realizar as suas tarefas viajando e também certifica de que a gestão de viagens corporativas esteja alinhada, também, para suprir as necessidades nesses casos eventuais. Isso engloba a questão financeira, de segurança e também operacional. Uma das soluções para que tudo funcione corretamente é implementar um software de reembolso corporativo.

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No tópico abaixo, compreenda melhor como essa prática é utilizada nas empresas e como ela funciona. Saiba mais: Como a sua empresa lida com a violação de despesas corporativas?

Entenda a prática dos reembolsos flexíveis

É compreensível que as empresas, ao pensarem em reembolsos flexíveis, fiquem aflitas de como isso afetará a gestão, principalmente, financeira. Pois, ao se pensar em flexibilidade, muitas pessoas comparam com desorganização ou, até muitas vezes, com abertura de exceções que lesariam o processo de reembolso corporativo. Mas, a verdade é que, aplicar essa prática, é bem mais fácil do que parece e traz benefícios que impactam positivamente a companhia, como: melhoria do relacionamento com o colaborador, diminuição de fraudes, redução de gastos, diminuição de processos trabalhistas, agilidade na prestação de contas e contenção dos erros manuais.

A disposição para começar a praticar os reembolsos flexíveis deve partir dos gestores que pensam que o melhor para a empresa é sempre a transparência dos processos e a rapidez em mitigar riscos. Uma dica é reunir a equipe e debater sobre quais eventualidades podem acontecer e em quais delas os reembolsos flexíveis podem entrar como a opção ideal. Estudar as melhores medidas evita que problemas maiores aconteçam durante os imprevistos e garantem maior rapidez na resolução dos acontecimentos.

Avaliar caso a caso é uma forma de compreender as despesas de viagens corporativas que estão fora dos limites acordados na política e o porquê delas terem acontecido. Dessa forma, o reembolso flexível entra como uma solução para as ocorrências incomuns e evitam que o colaborador saia prejudicado, pois algo não saiu como o planejado e ele precisou extrapolar os custos previamente planejados. O importante é focar em práticas e normas para que isso não abra brechas para gastos exacerbados sem uma devida explicação e, principalmente, autorização prévia dos gestores de viagens corporativas.

Nada disso acontece se a visão da empresa não estiver aberta a novas práticas para se tornar cada vez mais moderna. A mudança da cultura organizacional entra como prioridade para que estas questões contemporâneas façam parte da rotina institucional.

Assim como é importante compreender a importância dos reembolsos flexíveis e da compliance, assuntos tratados nesse artigo, há diversos outros temas importantes que tratamos em outros textos. Assine gratuitamente a nossa Newsletter e receba atualizações mensais com as novidades da SAP Concur Brasil e fique por dentro.

Leia também: Quais indicadores monitorar em uma gestão de viagens corporativas?

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