Entenda o papel do Chief Travel Officer nas empresas

As mudanças pelas quais o mundo está passando impactam a organização das empresas. Um bom exemplo dessa situação são as carreiras que surgem ou se desdobram dos cargos anteriores para melhor atender a conjuntura atual. Uma delas é a função de Chief Travel Officer (CTO).

Essa atividade se alinha às demandas que as transformações no segmento de viagens têm passado nos últimos anos, com novas políticas e subida de preços. Além disso, muitos negócios estão focando em adotar modelos de gestão integrados para esse setor. Logo, trata-se de uma posição criada para preencher essa lacuna na logística corporativa.

A seguir, entenda o que está por trás dessa profissão!

O que é Chief Travel Officer?

Chief Travel Officer é um cargo de liderança cuja função é gerenciar, supervisionar, organizar, coordenar, simplificar e otimizar as atividades relacionadas ou necessárias para as viagens corporativas.

Com atuação transversal e integrada a outras áreas — RH, financeiro etc. —, trata-se de uma posição estratégica pensada para:

• estruturar a logística visando facilitar as operações envolvidas, desburocratizar processos e adotar soluções em prol de maximizar sua eficiência;
• garantir a escalabilidade do departamento com foco em acompanhar o crescimento estimado a longo prazo;
• manter os orçamentos controlados, realizar negociações-chave e compreender as movimentações mercadológicas que afetam as finanças do setor;
• alinhar condições para atender às necessidades da empresa conjuntamente com as demandas ligadas ao bem-estar e a segurança dos colaboradores que viajam.

Como as funções de Chief Travel Officer e de gestor de viagens se diferenciam?

Do ponto de vista organizacional, o gestor de viagens tem um papel mais operacional, voltado a efetivar as políticas corporativas e realizar as atividades necessárias para os colaboradores conseguirem viajar.

Já o CTO tem uma função mais estratégica, integrada e abrangente. Afinal, não se trata apenas de fazer acontecer, mas é preciso ser bem feito. Ou seja, suas preocupações e objetivos visam entregar ganhos à empresa por meio da área, não apenas assegurar que as ações necessárias ao seu funcionamento ocorram.

Na prática, os primeiros fazem reservas, contratam fornecedores e realizam outras ações definidas pela alta gestão. Diferentemente de quem está na segunda carreira, cujas atribuições são voltadas à promoção de melhorias nas condições e na forma como o trabalho acontece, desenvolver diretrizes ou alinhar demandas, por exemplo.

Qual é o papel do Chief Travel Officer (CTO)?

O CTO é um diretor de viagens, ou seja, é a liderança máxima para o assunto em uma organização. Por estar nessa posição, precisa se voltar a tornar tal atividade uma fonte de ganho estratégico para o empreendimento.

Nesse contexto, deve articular vários fatores que afetam direta ou indiretamente o desenvolvimento disso, para que todos os envolvidos atinjam seus objetivos e entreguem resultados organizacionais esperados ao viajarem. 

Por um lado, a empresa quer economizar nos custos dessas movimentações e ter processos eficientes para que os colaboradores que precisam, consigam viajar. Por outro, necessita que esses funcionários tenham uma boa experiência e fiquem seguros, para poderem realizar idealmente as finalidades definidas nesses momentos.

Mais que isso, impactam esse cenário tanto o mercado do setor quanto situações políticas, sociais e econômicas globais. Logo, criar um alinhamento entre todas as demandas enquanto lida com aspectos que não pode controlar é o desafio que essa carreira deve superar.

Quais são as funções do Chief Travel Officer?

O dia a dia de quem está na posição de Chief Travel Officer engloba uma série de funções que podem ser divididas em três grupos de atividades: estratégicas, práticas e gerenciais. Confira a seguir o que faz parte de cada uma!

Atividades estratégicas

A começar pela definição de diretrizes e políticas do setor de viagens corporativas, o CTO se envolve no planejamento das rotinas, visando garantir o bom funcionamento das operações tanto a longo prazo quanto em larga escala.

Além disso, precisa compreender as necessidades internas da empresa e de seus colaboradores ao mesmo tempo que mapeia a realidade do mercado da área para identificar os desafios ou oportunidades que tem para trabalhar.

Nesse sentido, a análise de dados, de indicadores e de cenários se torna uma grande parte dessa função. Afinal, trata-se de uma forma efetiva de aumentar a precisão das decisões e subsidiar mudanças em prol de elevar a eficiência do empreendimento. 

Atividades práticas

Ainda que boa parte das operações sejam realizadas por assistentes e pelo gerente de viagens corporativas, ao Chief Travel Officer cabem algumas atividades práticas. 

A primeira delas é o planejamento da logística, desenvolvendo métodos e estratégias para o setor funcionar conforme as demais diretrizes empresariais. Mais que isso, é fundamental que as burocracias sejam eliminadas sem que haja perdas no controle das ações e das despesas.

Aliás, no que tange ao financeiro, acompanhar o orçamento e os custos, visualizando as tendências futuras para promover correções de contingência também está entre as suas responsabilidades.

Por fim, a realização de negociações de alto impacto e grande abrangência recai sobre quem está nesse cargo, à medida que valores vultosos ou parcerias estratégicas estão envolvidos nelas.

Atividades gerenciais

Como líder de viagens empresariais, buscar atender às limitações financeiras da empresa, assim como garantir a satisfação e a segurança dos funcionários que viajam, é o que deve nortear o trabalho do CTO. Assim, cabem funções gerenciais de supervisão e coordenação.

Nesse contexto, a comunicação e o alinhamento entre áreas são os principais exemplos. Isso porque em diversos momentos esse profissional precisa negociar a flexibilização de demandas para entregar o melhor cenário possível nas condições diversas que afetam a área.

Por que contratar um Chief Travel Officer?

A importância de contratar um profissional que sirva de ponte entre as muitas áreas envolvidas para que as viagens de negócio ocorram e que aborda esse setor de forma estratégica é inegável. Porém, os ganhos com um Chief Travel Officer não se limitam a isso, há muitos outros benefícios.

A operação tende a ser simplificada, otimizada e eleva sua conformidade, eliminando perdas financeiras. Além disso, um planejamento integrado e a longo prazo permite negociações melhores com os fornecedores, reduzindo os custos.

Como efeito, as condições de viagem e hospedagem dos colaboradores também se tornam mais adequadas, motivando-os por meio da satisfação com essa experiência. Assim, a empresa obtém resultados mais efetivos desses momentos, elevando o retorno sobre o valor investido.

Contar com um Chief Travel Officer coloca empresas que fazem viagens corporativas em uma posição vantajosa. Afinal, esse profissional consegue transformar tal atividade de apoio em uma fonte de ganhos, ao mesmo tempo que reduz os atritos e dificuldades da operação desse setor.

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