Emergência em viagens corporativas: o que fazer?

Ao viajar a trabalho, o colaborador não sabe se haverá algum imprevisto, o que qualifica emergência em viagens corporativas. E a fim de evitar riscos aos viajantes, as empresas têm contado com sistemas de gestão especializados em garantir a segurança e o bem-estar dos funcionários.

Com o aumento do segmento de viagens corporativas, as empresas têm se preocupado ainda mais com os deslocamentos dos colaboradores, e para garantir um melhor resultado aos viajantes que representam o nome da empresa, é importante ter atenção e tomar sábias decisões.

Para que isso ocorra com segurança, é preciso planejar as viagens com antecedência e estar atento aos mínimos detalhes. As empresas precisam deixar seus funcionários cientes da possibilidade de ocorrer emergências e imprevistos.

Diferentes emergências devem ser tratadas de diferentes maneiras, portanto, estar preparado é essencial quando uma emergência ocorre durante uma viagem.

Aqui está o que você precisa saber sobre o que fazer se uma emergência ocorrer enquanto estiver viajando:

Veja também: Como economizar nas viagens corporativas? Conheça 5 passos

Lidando com emergências em viagens corporativas

Para que haja uma viagem segura, a organização deve estar pronta para lidar com emergências em viagens corporativas, para resguardar a segurança do colaborador que passará um tempo se deslocando a trabalho. Esse é um dos deveres da empresa e alguns pontos são cruciais na hora de se planejar para esses obstáculos, confira:

Contrate um seguro de viagens

Ter um seguro de viagens garante, principalmente, a segurança dos viajantes, pois não se sabe qual imprevisto vai acontecer, mas dá para ter uma ideia dos que podem vir a acontecer.

Essa é a maneira mais importante para garantir a segurança dos viajantes quando falamos de alguma emergência de saúde, por exemplo. Pois é fácil o acionamento e o atendimento.

Tudo será feito da melhor forma tanto para a empresa quanto para o funcionário, sempre garantindo o bem-estar de ambos.

Planeje viagens com antecedência

Não há como evitar 100% os imprevistos e a emergência em viagens corporativas, mas dá para amenizar o impacto que ela pode causar.

Por isso, é inteligente planejar com máxima antecedência as viagens corporativas, reservando passagens, hospedagens e serviços antecipadamente.

Lembre-se de contar com uma planilha para identificar a média de gastos, evitando desperdício de dinheiro e ações fora do orçamento proposto pela gestão financeira.

Saiba mais: 7 dicas para lidar com emergências em viagens corporativas

Tenha uma boa comunicação

Ao prestar um serviço de viagem, é importante que a comunicação flua de maneira eficiente a fim de evitar imprevistos e uma possível emergência em viagens corporativas.

O viajante deve, frequentemente, manter contato com o seu time e a sua gestão para que gere uma boa rede de segurança e um bom resultado.

É válido lembrar de manter o celular carregado e sempre com sinal. Se possível, também contar com um bom pacote de dados para acessar a internet, e uma bateria extra.

É importante que haja uma comunicação clara e em tempo real entre o viajante e a gestão.

Reserve algum dinheiro

Seja no Brasil ou não, muitos lugares não têm o costume de utilizar cartões nas transações, e por isso, a melhor estratégia é estar prevenido e ter uma boa quantia em espécie.

Imagine o viajante pegar um táxi e ele não ter a opção de pagar com cartão. Isso vai causar um transtorno enorme a ele e a empresa, correto?

Inclusive, em algumas situações, isso pode ser muito perigoso. Dependendo do lugar, o motorista pode não reagir bem ao saber que o passageiro não tem como pagar a corrida, e isso, com certeza, caracteriza uma emergência em viagens corporativas.

Por isso, por questões de segurança, lembre-se de se manter atento aos mínimos detalhes, como o fato de ter uma quantia reservada em espécie de real, ou até mesmo outra moeda local.

Política de viagens da empresa

Para ter um bom resultado durante as viagens, é necessário garantir que haja um alinhamento da política de viagens da empresa com os colaboradores.

Nesse caso, é importante definir os objetivos da empresa, assim como o bom posicionamento do colaborador viajante.

Os limites quanto aos gastos devem ser estabelecidos antecipadamente, para que haja compreensão da parte dos colaboradores.

Desta forma, a empresa estará resguardada, pois estabeleceu regras visando um bom comportamento.

Pesquise mais sobre o destino, o voo e a hospedagem

Ao pesquisar mais sobre o seu destino, por exemplo, você poderá observar se há algum risco que apresente emergência em viagens corporativas.

Você conseguirá analisar quais as melhores opções de hospedagem, voo, etc. Assim podendo escolher qual se encaixa mais naquilo que você deseja.

Além do mais, para garantir a segurança do viajante, é importante estar de olho nas mudanças climáticas no destino, pois ele já estará preparado para uma estação de frio, por exemplo. Ele conseguirá planejar e levar roupas adequadas para os eventos que necessitarão de um tecido que o mantenha confortável para enfrentar o frio, nesse caso.

E não esqueçamos da hospedagem, claro, pois é um item de grande importância quando se trata da segurança do viajante. Esteja atento aos possíveis imprevistos que possam vir a acontecer com distância e localização, por exemplo, pois isso pode configurar emergência em viagens corporativas.

Conte com uma agência de viagens

Muitas agências de viagens funcionam todos os dias, 24 horas por dia. Contar com esse serviço aumenta a porcentagem de êxito ao efetuar as viagens, pois as empresas garantem os serviços antes, durante e depois das viagens corporativas.

Contratar uma agência especializada tende a otimizar as atividades da gestão, garantindo um bom planejamento e uma boa execução do serviço.

Saiba também: Aprenda a realizar orçamento de custos em viagens corporativas

Descubra outras plataformas da SAP Concur

Você achou que estamos só em blogs e webinars? Pois bem, estamos também em Podcast! Aproveite e escute o terceiro episódio do SAP Concur Pocket Show “O novo destino das viagens corporativas”, mais um podcast da família SAP CAST. SAP Cast une o conteúdo que você precisa sobre negócios, tecnologia e transformação digital. Sempre com a participação de especialistas da SAP, clientes e parceiros de negócios prontos para tirarem suas dúvidas e aprofundar sobre os temas mais importantes da atualidade que envolvem o mercado corporativo.

Com conversas sobre temas e conexões, a missão do SAP Cast é levar você ao centro da revolução tecnológica, através do ponto de vista da empresa líder no segmento de software e empresas. Apresentadores: Leo Lopes, Maximiliano Cunha e Rodrigo Murad. Mande sua sugestão ou comentário pelo e-mail: sapcast@sap.com e participe de nossos debates!

Conheça o SAP Concur Travel & Expense!

O SAP Concur Travel & Expense é um sistema de controle financeiro para empresas e viagens corporativas que pode ajudar o seu negócio a otimizar todo o controle end to end dos deslocamentos empresariais e a ter uma gestão inteligente.

Contando com recursos inovadores, o SAP Concur Travel & Expense não somente simplifica o processo de reservas e elaboração de roteiros das viagens de negócios, mas também permite calcular custo de viagem, receber os comprovantes de gastos e elaborar relatórios tudo por uma mesma plataforma.

Dentre os principais benefícios do SAP Concur Travel estão:

• Registro completo das viagens, roteiros e gastos;

• Painel consolidado com dados atualizados da viagem;

• Conformidade total com as políticas de viagens e despesas da sua organização;

• Possibilidade de pesquisar e reservar hotéis, passagens e outros serviços por meio da plataforma;

• Integrações inteligentes e simplificadas com diversos sistemas;

• Comodidade, flexibilidade e conectividade para utilizar a plataforma de qualquer lugar ou dispositivo;

• Acompanhamento dos colaboradores em tempo real;

• Permite a escolha de viagens sustentáveis;

• Simplifica a digitalização dos recibos e comprovantes de despesas;

• Permite a integração como SAP Concur Expense para gerenciamento completo dos gastos corporativos e auditorias dos pedidos de reembolsos;

• Simplifica a aprovação e monitoramento das despesas.

Você quer saber mais como o SAP Concur Travel & Expense pode ajudar a sua empresa? Acesse agora mesmo e converse com o nosso time!