Documentos em viagens corporativas: como gerenciar?

Ao colocar colaboradores para viajar a trabalho, a empresa precisa emitir diversos documentos comprando uma série de normas fiscais, além do próprio contrato com o viajante. As operações, se feitas de maneira manual, ocasionam desastres que geram prejuízos de imagem e financeiros.

Os documentos em viagens corporativas são usados como prova para o reembolso após a volta do deslocamento. Os mais comuns são: recibos, notas e reservas. Para que a prestação de contas aconteça de maneira correta, as atividades devem ser organizadas por um software.

A pesquisa Cenário das Despesas Corporativas no Brasil mostrou que 21% das fraudes nas empresas acontecem durante os processos de ressarcimento de custos para os colaboradores. Quando o assunto são os custos do negócio, as viagens e despesas estão no topo da lista. Ao juntar nossa ferramentas Travel&Expense em uma solução, as empresas podem automatizar processos e registrar gastos de funcionários em um único lugar. Dessa forma, você pode acessar dados de gastos integrados, controlar custos e oferecer uma melhor experiência ao usuário.

• Tome decisões mais inteligentes e baseadas em dados com uma visão macro dos gastos

• Sinalize violações de conformidade de política automaticamente

• Economize tempo lançando dados de reservas em relatórios de despesas automaticamente

• Simplifique orçamentos, preveja gastos com mais precisão e melhore a negociação com fornecedores

Integrar soluções SAP Concur com outros aplicativos SAP não é bom apenas para gerenciar gastos. Ao automatizar processos e conectar sistemas, você pode manter os colaboradores satisfeitos, eliminando a frustração da entrada manual de dados, minimizando erros de lançamento e mantendo os dados mestre em sincronia.

No blog de hoje, aprenda a gerenciar melhor os documentos em viagens corporativas.

Veja mais: Sistema de viagens corporativas: por que é tão necessário?

Quais são os principais documentos em viagens corporativas?

Como dito acima, os documentos em viagens corporativas servem principalmente para efetivar o processo de reembolso. Antigamente, era preciso esperar o viajante chegar e entregar, em mãos, o papel do recibo à equipe da área contábil. Isso é um meio obsoleto e que permite que falhas aconteçam, tais como: perda do documento, má identificação dos valores por desgaste da viagem e do tempo, entre outros.

Dessa forma, podemos concluir que a tecnologia veio para contribuir para que essa prática seja mais eficiente e menos danosa. Hoje, por meio de aplicativos de celulares, é possível mandar diretamente ao gestor a digitalização de recibos e receber a aprovação do reembolso do mesmo em tempo real. Isso assegura o pagamento mais rápido e também seu próprio processamento interno.

As soluções SAP Concur facilitam a captura de recibos pelos usuários e eliminam parte do lançamento de dados manual associada às despesas comerciais.

O ExpenseIt é um recurso de digitalização de recibos no aplicativo móvel SAP Concur que permite digitalizar recibos onde você estiver. Isso significa que você não precisará acompanhar todos os recibos em papel.

Ao digitalizar esses recibos, os lançamentos de despesas serão criados, categorizados, discriminados e enviados ao Concur Expense para você. Essa automação diminui o tempo gasto em relatórios de despesas, além de aumentar sua produtividade.

Para capturar recibos, faça login no aplicativo móvel SAP Concur, toque em ExpenseIt e tire a foto de um recibo. O ExpenseIt criará um item de linha, selecionando a categoria de despesa, correspondendo às cobranças de cartão de crédito e até mesmo detalhando suas complicadas faturas de hotel.

Leia também: Relatório integrado: como otimizar as informações com as melhores práticas

Como gerenciar documentos em viagens corporativas?

Para começar a gerenciar documentos em viagens corporativas é preciso iniciar uma boa gestão fiscal. Como documentos são papéis muito importantes para uma empresa, a autenticidade dos mesmos deve ser validada o quanto antes para evitar problemas. Qualquer alteração no comprovante desses papéis fiscais trará muita dor de cabeça para a organização.

Em uma viagem corporativa, o processo de validação de documentos acontece no momento em que o colaborador manda o recibo para a área contábil fazer o processo de reembolso de despesas corporativas. Mas, antes disso acontecer, é preciso conversar com todos os colaboradores para que eles saibam como é imprescindível mostrar os recibos fiscais depois de um deslocamento a trabalho.

O principal ponto de gerenciar documentos em viagens corporativas é organizá-los de forma que possam ser encontrados por qualquer pessoa que necessite acessar as informações. A categorização pode ser uma forma de organizar eficientemente todos os documentos que precisam ser assinados pelo gestor em um software como os da SAP Concur. Os documentos podem ser classificados por alimentação, hospedagem, transporte, entre outros.

Isso só é possível porque há a digitalização desses papéis nos processos de viagens corporativas. Os documentos, que antes eram todos os manuais, atrapalhavam o andamento das atividades empresariais e, por isso, uma empresa que continua com ações dessa maneira acaba perdendo em competitividade.

Outro fator que precisa ser lembrado é o de realizar backup para que não haja perda desses documentos mesmo dentro de um ERP. Com a SAP Concur, você realiza gestão de documentos em viagens corporativas com mais tranquilidade e assertividade. O seu colaborador não fica perdido nas atividades que ele precisa resolver mesmo longe do trabalho e o gestor, não perde tempo estratégico com pilhas de papéis para assinar.

Veja mais: Plano de gestão de crises: como criar um em 6 passos simples

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