Como a digitalização de recibos transforma os processos das despesas corporativas

A digitalização de recibos está transformando a gestão de despesas corporativas ao tornar os processos mais ágeis e eficientes. Os métodos tradicionais, baseados em relatórios e comprovantes físicos, são burocráticos e demorados. Eles fazem com que colaboradores levem horas para preencher documentos e esperem semanas por reembolsos.

Com a digitalização, é possível reembolsar os funcionários em menos tempo e sem burocracia, pois o envio, o armazenamento e a análise de recibos se tornam mais simples. Além disso, tecnologias modernas permitem maior controle financeiro e integração com sistemas de gestão, o que otimiza toda a operação.

Quer saber mais sobre o assunto? Então, confira a seguir quais são os benefícios dessa iniciativa e como implementá-la na prática.

Como funciona o processo de digitalização de recibos?

O processo de digitalização de comprovantes começa com a captura da imagem do documento utilizando um scanner ou dispositivo semelhante, que converte o recibo físico em um arquivo digital, geralmente nos formatos PDF ou JPEG.

Após a digitalização, os arquivos são organizados em pastas, seguindo um sistema de nomenclatura consistente, como por tipo, data ou projeto, o qual visa facilitar a identificação dos documentos.

Essa organização é essencial para garantir que os recibos sejam acessados rapidamente e, assim, a gestão se torne mais prática e eficiente. É importante lembrar que vale a pena contar com a tecnologia nesse processo.

Quais os benefícios da digitalização de recibos?

Com a inovação, é possível realizar a digitalização de recibos em tempo real e na palma da mão, por meio dos próprios dispositivos móveis. Dessa forma, não somente os funcionários, mas também as empresas podem desfrutar de uma série de benefícios. Apresentamos alguns deles, a seguir.

Melhora a experiência dos colaboradores

Como citado, a perda ou o extravio de comprovantes, infelizmente, é uma situação comum. Ao contarem com o recibo eletrônico, porém, os viajantes conseguem apresentar esses documentos com rapidez, minimizando qualquer tipo de risco que prejudique os reembolsos da despesa.

Além disso, o preenchimento de relatórios se torna muito mais simples, o que otimiza o tempo dos colaboradores e garante eficiência e produtividade.

Reduz gastos

Outra vantagem expressiva de digitalizar os recibos das despesas corporativas é a redução de gastos, tanto da própria operação quanto dos reembolsos.

Ao adotar medidas mais eficazes de validação e auditoria de informações, sua organização consegue mitigar os riscos de fraudes ou falhas nas informações apresentadas e, consequentemente, minimiza as chances de erros nos pagamentos.

Por outro lado, a eficiência operacional também é uma maneira de reduzir custos. Isso porque os colaboradores usam menos tempo em atividades mecânicas e repetitivas, o que permite maior foco nas atribuições que realmente fazem a diferença para o sucesso do seu negócio.

Torna os reembolsos mais rápidos

A digitalização de recibos permite que seus colaboradores enviem os comprovantes para reembolsos em tempo real. Essa dinâmica acelera o trabalho do time financeiro e garante pagamentos mais rápidos. Com a tecnologia correta, é possível implementar auditorias detalhadas em todas as solicitações, minimizando qualquer tipo de erro.

Garante mais transparência na operação

Por fim, ao adotar a digitalização, uma empresa consegue atingir e conformidade na operação, aumentando os aspectos de governança corporativa, proteção de dados e transparência.

Isso pode trazer benefícios para o cotidiano da organização, além de diferencial competitivo, visto que valoriza as práticas de ESG e melhoram a imagem da empresa para o mercado.

Como iniciar a implementação da digitalização de recibos?

Entender como digitalizar recibos é um ponto estratégico para empresas que buscam modernizar a gestão de despesas corporativas. Sua implementação é simples, mas requer planejamento estruturado a fim de garantir autenticidade, organização e eficiência nos processos.

A seguir, confira os principais passos para iniciar essa transformação.

Garanta a autenticidade dos documentos

Antes da digitalização de notas fiscais ou recibos, é essencial validar a autenticidade de cada documento. Isso evita problemas futuros relacionados a fraudes ou dados incorretos repassados.

Sendo assim, certifique-se de que os recibos sejam verificados no momento da aquisição. A ideia é orientar os colaboradores a solicitarem notas fiscais completas e precisas para entregarem após a viagem.

Com o intuito de garantir uma atuação mais robusta e consistente com o compliance da organização, considere tecnologias que permitam confirmar a validade dos documentos, como a integração com sistemas fiscais ou a leitura de QR Codes.

Organize os documentos por categorias

Uma organização eficiente facilita o acesso e a análise de informações e simplifica o processo de fechamento. Por isso, é importante criar um sistema de categorização adaptado às necessidades do seu negócio.

Por exemplo, você pode agrupar os recibos por tipo de despesa, como transporte, hospedagem ou refeições. Ou, ainda, criar pastas específicas para cada viagem.

Essa estrutura, alinhada a soluções como o SAP Concur, possibilita consultas rápidas e relatórios detalhados. Assim, otimiza o tempo dos gestores e permite tomar decisões estratégicas no âmbito de viagens corporativas.

Digitalize os documentos impressos

Embora a emissão de comprovantes já seja majoritariamente digital, ainda há situações em que os colaboradores recebem documentos físicos. Nesse contexto, é preciso elaborar um processo claro e fluido para não ter confusões.

Portanto, para que essas informações não se percam, implemente a digitalização de recibos em alta qualidade, com o uso de scanners ou aplicativos especializados já no momento em que o funcionário pega o recibo.

Garanta que os arquivos estejam em formatos seguros, como PDF, a fim de preservar a integridade e a legibilidade. Os documentos digitalizados devem ser armazenados na nuvem, com acesso remoto, reforçando a agilidade da gestão.

Estruture o processo de gestão

Para assegurar eficiência, documente todas as etapas do gerenciamento de recibos, desde a captura de recibos eletrônicos até a análise de despesas. Uma recomendação para colocar essa fase em prática é identificar os responsáveis por cada tarefa e definir prazos claros a fim de evitar confusões ou falta de informações.

Além disso, usar ferramentas intuitivas, como as soluções SAP Concur, ajuda a automatizar grande parte desse fluxo. Ao mesmo tempo em que reduz o trabalho manual, esse investimento aumenta a produtividade das equipes.

Use a tecnologia a seu favor

A tecnologia é uma aliada essencial para empresas que buscam integração e inteligência em suas operações. Existem diversas soluções no mercado que oferecem ferramentas intuitivas para gerenciar e fazer o arquivamento digital de recibos.

Assim, você visualiza as despesas de maneira prática e acessível, independentemente do ERP utilizado. Porém, é importante buscar sistemas com implementação rápida e baseada na nuvem.

Esse cuidado viabiliza que o processo seja realizado de qualquer lugar, o que é ideal para empresas de todos os portes, incluindo as que estão em um momento de crescimento.

Como armazenar recibos digitalizados com segurança?

Armazenar recibos digitalizados com segurança é primordial para garantir a integridade dos dados e otimizar o acesso às informações. A seguir, veja como adotar boas práticas para manter a proteção dos documentos da empresa.

Faça limpezas regulares das pastas temporárias

Arquivos temporários podem ocupar espaço e comprometer o desempenho do sistema, dificultando encontrar o que se está buscando. Portanto, uma boa prática é realizar a limpeza semanal de pastas temporárias, com a exclusão de arquivos que não são mais necessários ou que já foram impressos.

Esse cuidado torna o ambiente digital mais organizado, além de contribuir para melhorar a performance do sistema e a segurança durante o uso.

Estabeleça uma política de controle de acesso

A segurança dos recibos digitalizados começa com uma política de controle de acesso bem definida. Isso significa garantir que apenas as pessoas autorizadas possam visualizar ou editar os documentos.

Uma prática indicada é reduzir o número de usuários com acesso a documentos sensíveis e definir permissões baseadas nas funções de cada colaborador. Inclusive, você pode adotar sistemas de gestão, que oferecem controle de acesso detalhado, para minimizar riscos de vazamento ou alterações não autorizadas.

Monitore o uso dos arquivos

Outra dica para um armazenamento seguro dos recibos da empresa é acompanhar quem acessa os documentos digitalizados, identificando quais itens são mais consultados e em que horários.

Essa prática ajuda a identificar padrões e áreas que precisam de ajustes, como o aumento de acessos em determinados períodos. Além disso, ao analisar as taxas de leitura e escrita, você pode detectar problemas e garantir que o sistema esteja funcionando de maneira eficiente.

Realize backups regulares

A segurança das informações é tão importante quanto sua digitalização. Por esse motivo, é essencial que a empresa estabeleça uma rotina de backups automáticos em plataformas na nuvem.

Esse cuidado vai garantir recibos digitais sempre acessíveis e protegidos contra perdas. Aqui, também é válido contar com softwares que permitam ser integrados a outros sistemas da empresa.

Essa possibilidade ajuda no gerenciamento de dados, em um ambiente seguro e confiável, além de simplificar a atualização constante dos arquivos. Vale ainda conhecer erros comuns para evitá-los e, assim, manter uma atuação segura e consistente.

Quais os erros de digitalização de recibos a serem evitados?

Ao adotarem a digitalização de documentos, muitas empresas cometem erros que comprometem a eficiência do processo e dificultam a gestão das informações. A seguir, apresentamos os equívocos mais comuns, que devem ser evitados para fazer uma transição bem-sucedida para a digitalização.

Falta de escopo e normas claras para indexação

A principal meta da digitalização é facilitar o acesso e a organização dos documentos. No entanto, muitas empresas falham ao não definirem normas de indexação adequadas, o que torna a organização excessivamente complexa e difícil de navegar.

Isso compromete a produtividade, já que os funcionários perdem tempo tentando encontrar documentos. Com o objetivo de otimizar o processo, é fundamental estabelecer um sistema de categorização claro e intuitivo, alinhado às necessidades da empresa.

Manter os arquivos físicos no escritório

Embora pareça mais prático manter os arquivos físicos no escritório, esse hábito envolve sérios riscos, tanto em termos de segurança quanto de eficiência. A questão é que esse tipo de armazenamento ocupa espaço e limita o acesso rápido às informações.

Essa realidade compromete a continuidade do negócio em casos de desastres naturais, por exemplo. Já a digitalização permite que os documentos sejam acessados remotamente, de maneira segura e ágil.

Outra recomendação é fazer parcerias com empresas especializadas em soluções de armazenamento digital. É um modo de assegurar maior proteção aos documentos, permitindo que a empresa tenha acesso sempre que necessário, sem os riscos do armazenamento físico.

Não avaliar adequadamente a solução escolhida

A escolha da ferramenta certa para a digitalização de documentos faz toda a diferença. Muitas empresas cometem o erro de selecionar fornecedores sem considerar sua experiência e sua capacidade de oferecer uma solução completa.

Nesse sentido, é indispensável avaliar a capacidade do parceiro de entregar um recurso adequado à realidade do negócio, que inclua digitalização, organização, arquivamento seguro e destruição de documentos, tudo de forma integrada.

Optar por um fornecedor global com expertise local, como a SAP Concur, garante que sua empresa receba um serviço especializado e confiável.

Por que contar com o SAP Concur Expense?

Ter uma boa ferramenta para fazer a digitalização e a gestão dos documentos da empresa é fundamental. Nesse sentido, o SAP Concur Expense é uma das melhores soluções disponíveis no mercado.

Esse sistema de gestão de despesas é completo, intuitivo e responsivo, além de contar com ferramentas inovadoras que facilitam o cotidiano das operações. Entre as principais atribuições do sistema, estão:

• facilita a digitalização por meio do envio de fotos dos comprovantes;
• permite o gerenciamento de gastos online;
• automatiza a elaboração e o envio de relatórios;
• integra processos de despesas e viagens;
• oferece uma visão holística da operação;
• simplifica as auditorias em todos os pedidos de reembolsos.

Além disso, o SAP Concur Expense pode ser utilizado tanto por ambientes da web quanto por dispositivos móveis, o que facilita o preenchimento por parte dos colaboradores.

A digitalização de recibos é sinônimo de inovação e sustentabilidade. A prática otimiza a gestão de despesas corporativas ao reduzir erros, agilizar processos e proporcionar maior controle financeiro para a empresa. Com a automação, tarefas manuais são eliminadas, liberando tempo para atividades estratégicas. Além disso, a transparência e a organização dos dados fortalecem a tomada de decisões e o compliance.

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