Dicas de gestão financeira: 5 tecnologias para o crescimento inteligente

O setor financeiro é uma das principais áreas que devem ser levadas em consideração pelas empresas para melhorar seus resultados, já que é responsável por todas as estratégias relacionadas aos custos e ao planejamento orçamentário. Portanto, vale a pena entender como a tecnologia em gestão financeira pode auxiliar no gerenciamento do seu negócio.

Vale lembrar que, cada vez mais, as empresas buscam aumentar a competitividade para sair na frente da concorrência e se sobressair no seu segmento de atuação. Então, a pergunta que muitas vezes fica no ar é: como conseguir se destacar no mercado? Entre as principais formas, uma das mais eficientes é modernizar e digitalizar as operações, impulsionando a transformação digital e uma gestão voltada para a inovação.

Se você quer saber como fazer isso em sua corporação, continue a leitura e confira nossas dicas!

Quais os desafios da gestão financeira na empresa?

Organizar o setor financeiro da empresa é crucial para fazer uma boa gestão. Porém, essa tarefa pode não ser tão fácil, prejudicando o andamento dos trabalhos. Veja, a seguir, quais são os desafios com potencial para atrapalhar a gestão financeira empresarial.

Demandas simultâneas

O primeiro grande desafio no setor financeiro é relacionado às diversas demandas que surgem no dia a dia de trabalho. Por exemplo, é preciso pagar fornecedores, colaboradores e outros parceiros em situações das mais diversas.

Para superar essa dificuldade, torna-se crucial investir em softwares que sejam apropriados para as demandas do negócio. Imagine que seus colaboradores precisam fazer viagens corporativas. Isso significa que será necessário ter um controle de gastos para tal área.

Acontece o mesmo para os mais variados investimentos e setores da empresa. Por isso, contar com a tecnologia, assim como com uma organização adequada, é primordial para superar esse desafio.

Dificuldade para o acesso às informações

O investimento sugerido no tópico anterior melhora o acesso às informações e garante uma gestão mais eficiente para o negócio. Isso acontece porque ela facilita a manutenção de uma base de dados apropriada.

Por exemplo, imagine que sua empresa não tenha um fluxo de caixa organizado. Assim, fica complicado entender as informações e tomar decisões certas.

Com o uso de sistemas, você organiza e controla o financeiro do negócio com muita facilidade. Consequentemente, esse desafio fica para trás e você consegue se diferenciar dos concorrentes. 

Qual a importância da tecnologia na gestão financeira da empresa?

Contar com a tecnologia é indispensável para trazer mais eficiência, agilidade e confiabilidade aos processos internos que são realizados em sua corporação. Por meio dela, você consegue automatizar diversas atividades financeiras, tais como o processamento de transações, o faturamento, a conciliação bancária, o fechamento da folha e muitas outras tarefas que exigem tempo e esforço de sua equipe.

O uso de inovações tecnológicas alinhadas às suas necessidades também melhora o processamento de dados, trazendo novas informações para o processo de tomada de decisão, além de contribuir para que os gestores tenham acesso a registros mais atualizados.

Por meio de sistemas integrados, você também tem acesso a uma ampla variedade de relatórios, análises e indicadores que fornecem informações estratégicas sobre a saúde financeira do seu negócio. Além disso, tais dados contribuem para melhorar a comunicação entre os departamentos e para trazer confiabilidade sobre os registros contábeis do negócio.

Nos últimos anos, qual o pensamento das empresas em relação às tecnologias?

A mudança de pensamento voltada para a vanguarda tecnológica, de olho em digitalização e automatização financeira, é fundamental para otimizar a gestão, gerar maior inteligência na empresa e expandir o negócio.

Afinal, o Brasil ficou, em anos recentes, apenas na 57ª posição no ranking de competitividade entre 64 países feito pelo IMD World Competitiveness Center. Essa lista verifica o ambiente econômico e social do país para gerar inovação e se destacar no cenário global.

Ou seja, contar com ferramentas e tecnologias na gestão financeira é indispensável para promover um crescimento inteligente do negócio, seja para expandir para novos mercados, introduzir novos produtos ou ampliar a base de clientes. 

No setor industrial, por exemplo, 8 em cada 10 empresas inovaram durante a pandemia do coronavírus como forma de ganhar mais produtividade e competitividade, segundo pesquisa realizada pela Confederação Nacional das Indústrias (CNI).

Inclusive, 84% dos CEOs avaliam como importante ou muito importante entender a disrupção tecnológica como oportunidade, e não como ameaça, de acordo com o estudo “2021 CEO Outlook”, da KPMG.

Quais são os benefícios das ferramentas tecnológicas na gestão financeira?

Como vimos, entre as principais dicas de gestão financeira está a implementação de soluções tecnológicas nos negócios. Isso porque, na prática, o uso de ferramentas modernas e inovadoras ajuda, e muito, a administrar e organizar as finanças, o orçamento, os custos e as despesas no curto, médio e longo prazo.

São muitas as opções de tecnologias disruptivas que podem ser empregadas na gestão financeira, por exemplo, automação, big data, análise preditiva, inteligência artificial, entre outras.

Com elas, é possível atuar desde o planejamento financeiro até o monitoramento em tempo real das operações de contas a pagar, contas a receber, fluxo de caixa, análise de gastos e reembolso de funcionários.

Além disso, de acordo com as análises e os relatórios gerados pelas ferramentas, é possível identificar problemas e gargalos financeiros, como gastos desnecessários ou fora da política, o que permite implementar medidas para melhoria contínua da gestão financeira.

Dessa forma, as empresas podem atingir diversos benefícios, como:

• redução de custos e maior economia;
• maior visibilidade de gastos;
• controle de despesas mais assertivo;
• informações sobre os custos e despesas, gerando insights;
• aumento na eficiência operacional;
• otimização do fluxo de caixa;
• melhora na gestão de risco e conformidade regulatória;
• maior facilidade para a tomada de decisão confiável e baseada em dados reais da operação.

Quais os motivos para investir em tecnologias nos processos de gestão financeira e de despesas?

Fica claro que a aplicação das tecnologias é uma forma de levar as dicas de gestão financeira para outro nível. Afinal, não adianta apenas pensar em organizar, padronizar e integrar os processos financeiros. Vale a pena pegar esse gancho e incluir a automação, por exemplo, para otimizar ainda mais as operações.

As atividades financeiras realizadas de forma automática correm menor risco de falhas e de preenchimento errado de informações, evitando retrabalhos. Dessa forma, garante-se maior produtividade da área financeira, com colaboradores podendo atuar de maneira mais estratégica e com olhar mais analítico.

Separamos alguns motivos para o CFO moderno investir em tecnologias na gestão de despesas e no aplicativo para controle financeiro.

Ineficiência dos processos de gestão de despesas

Os processos financeiros demandam muito tempo, dedicação e foco por parte dos colaboradores para serem executados corretamente. Inclusive, 29% das grandes empresas e 60% dos pequenos e médios negócios ainda usam planilhas de Excel ou outros sistemas manuais para monitorar os gastos, de acordo com levantamento do Aberdeen Group.

No entanto, para prevenir erros humanos, ganhar mais eficiência e evitar gastar tantas horas na execução dessas atividades, investir em soluções tecnológicas é a melhor dica de gestão financeira. Assim, as ferramentas se encarregam de realizar o trabalho mais simples, burocrático e repetitivo.

Gestão de riscos

Fazer análises e mapeamentos dos riscos financeiros exige muito trabalho e um processo contínuo de acompanhamento por parte dos auditores.

Afinal, por meio da identificação de tais riscos e vulnerabilidades, é possível identificar gastos fora do orçamento e não conformidades com a política da empresa. É viável até mesmo descobrir fraudes nas despesas, o que pode ser bastante prejudicial para a marca, gerando perdas financeiras e impacto negativo na imagem do negócio.

Por isso, a tecnologia se faz necessária aqui também para otimizar esse processo de auditorias e gerenciamento de riscos, garantindo o compliance e a governança corporativa.

Unificação entre fluxo de caixa e análise de gastos

Muitas empresas perdem oportunidades de otimizar a gestão financeira ao não integrar todas as informações de suas operações. Afinal, é preciso vincular a análise e categorização de custos a faturas, reembolsos e fluxo de caixa. Assim, é possível ter uma visão mais inteligente e gerar valor para o crescimento do negócio.

Ou seja, as empresas de alto crescimento precisam entender o ritmo de entrada e saída de recursos e saber classificar quais são os tipos de despesas realizadas, a fim de tomar melhores decisões de gestão de capital e gastos, tudo de forma inteligente.

Por exemplo, será que cortar as viagens corporativas é uma decisão que vai realmente promover maior economia, aumentar a lucratividade e trazer maior crescimento?

Se a sua empresa depende de vendas presenciais e seu time precisa se deslocar para diferentes cidades para encontrar com clientes, certamente, essa limitação de viagens vai impactar o fechamento de novos negócios, diminuindo o faturamento.

Integração entre setores, processos, dados e informações

As dicas de gestão financeira, muitas vezes, envolvem outros departamentos e áreas das organizações. Isso porque todos os setores precisam de aprovação de gastos, prestação de contas e alinhamento de orçamento junto aos CFOs e gestores financeiros.

Por exemplo, a fim de contratar um fornecedor, é preciso consultar o financeiro para avaliar as condições. Para comprar insumos e matérias-primas, também é necessário analisar os valores disponíveis em caixa. Para realizar campanhas de marketing e vendas, os responsáveis devem falar com a equipe financeira para viabilizar a liberação de verba.

Para o setor de TI poder adquirir softwares, inovações e ferramentas tecnológicas, mesmo que se tenha comprovado os benefícios e o retorno do investimento, é preciso passar a decisão pelo aval financeiro.

Portanto, para possibilitar o conhecimento compartilhado com o setor financeiro, é importante centralizar as informações e processos de todos os departamentos em um sistema integrado de gestão.

Geração de relatórios automatizados

Outro ponto relevante para a gestão financeira é o uso das plataformas para apoiar a geração de relatórios. Imagine só ter painéis, dashboards e relatórios alimentados por dados de forma manual. Seria muito esforço despendido e ainda correndo o risco de erros, não é mesmo?

Por isso, aqui também as ferramentas podem auxiliar bastante. Assim, a partir do monitoramento em tempo real, é possível ter relatórios com dados válidos, confiáveis e prontos para guiar as decisões dos gestores.

Quais as tecnologias para o crescimento inteligente?

Depois de entender como as tecnologias podem otimizar a gestão financeira e impulsionar a competitividade das empresas, vamos trazer as principais soluções e ferramentas que você pode usar.

1. Cartões corporativos digitais

Para facilitar os pagamentos de colaboradores para despesas de escritórios, almoços, táxis e outros itens, os cartões corporativos digitais surgem como uma ótima opção, já que muitos não têm cobrança de taxa de manutenção e anuidade.

2. Gestão de cobranças

Um sistema desse tipo permite realizar ações de cobrança de clientes inadimplentes de modo rápido e eficiente por meio da automação de processos. Com isso, é possível obter os pagamentos de contas e faturas em atraso, seja por serviços prestados ou mercadorias vendidas, o que ajuda a aumentar a lucratividade.

3. Emissão de nota fiscal

A emissão de notas fiscais é um processo contábil fundamental para garantir o funcionamento adequado das empresas e o compliance, respeitando as legislações. No entanto, essa operação pode ser muito trabalhosa e demorada. Por isso, existem soluções que otimizam esse procedimento.

4. Sistema de contabilidade

Para agilizar as tarefas de gestão contábil, as ferramentas tecnológicas também são adições valiosas, pois permitem eliminar a necessidade da atualização diária de planilhas. Por meio delas, as declarações e obrigações contábeis podem ser feitas adequadamente, com maior eficiência e rapidez.

5. ERP

O ERP (Enterprise Resource Planning, ou sistema de gestão empresarial) ajuda na automação de processos e promove a integração de todos os setores, desde o financeiro, contábil, jurídico e recursos humanos até a área de vendas, cadeias de suprimento, logística, produção, entre outros.

Com isso, os gestores conseguem ter uma visão mais ampla do negócio, além de gerar maior agilidade e eficiência às rotinas organizacionais. Dessa forma, o sistema colabora com o crescimento financeiro das empresas.

O SAP Business One, ERP fornecido pela SAP, traz diversas funcionalidades, como:

• controle e inventário de estoque;
• controle de fornecedores;
• gestão de compras;
• gestão tributária e apuração de impostos;
• gerenciamentos de vendas e clientes;
• gestão financeira completa, com emissão de notas fiscais, fluxo de caixa, contas a pagar e a receber;
• relatórios.

Como melhorar a gestão financeira do seu negócio?

Existem diversas práticas que contribuem para a melhoria do seu negócio. Como a gestão financeira é responsável por manter os recursos necessários ao funcionamento da empresa, vale a pena entender como melhorar esse aspecto.

Primeiro, assim como na gestão pessoal, é importante evitar dívidas que possam fugir do controle. Portanto, é necessário precificar os produtos e serviços de maneira correta para que haja lucro no final do período.

Segundo, vale a pena utilizar ferramentas que centralizam a informação, organizam os dados e facilitam a gestão de qualquer negócio. Recursos como o ERP fornecido pela SAP, por exemplo, evitam erros e melhoram todos os processos internos de sua empresa.

Ainda, vale a pena acompanhar o fluxo de caixa regularmente para ter mais previsibilidade sobre as contas. Isso permite que você possa investir em períodos de alta nas vendas, assim como gerenciar os custos em momentos de baixa.

Qual a importância da gestão de despesas e viagens corporativas?

Por fim, é importante destacar também a importância de uma solução de gestão de despesas realizadas por colaboradores em viagens corporativas, como a oferecida pela SAP Concur. Assim, é possível:

• planejar os roteiros de viagens corporativas, com compra de passagens e reservas de hotéis, por exemplo;
• facilitar a prestação de contas, com fotos de comprovantes e notas tiradas e enviadas pelo aplicativo de controle financeiro;
• agilizar a aprovação das contas e dos gastos dos colaboradores;
• otimizar os processos de reembolsos corporativos, gastando muito menos tempo para o pagamento;
• criar relatórios de despesas automáticos;
• gerenciar as despesas em qualquer lugar, a qualquer hora e em qualquer momento;
• conectar os gastos dos colaboradores com os dados financeiros;
• promover melhor controle dos custos e maior visibilidade financeira;
• tomar decisões mais inteligentes e baseadas em dados, com uma visão macro dos gastos;
• simplificar orçamentos, prever gastos com mais precisão e melhorar a negociação com fornecedores;
• realizar auditorias e a detecção de fraudes nas despesas indicadas pelos profissionais;
• indicar violações de conformidade de política automaticamente.

Assim, entre as dicas de gestão financeira, o SAP Concur Expense & Travel é uma ferramenta indispensável para ajudar os CFOs modernos no crescimento inteligente do negócio. 

Nós damos às empresas o poder de automatizar, conectar e simplificar os processos de despesas e viagens corporativas, melhorar a experiência dos colaboradores na prestação de contas e facilitar a vida dos gestores.

Viu como é importante contar com a tecnologia em gestão financeira no seu negócio? Desse modo, você consegue ter ainda mais controle sobre os recursos de que sua empresa dispõe. Então, não perca mais tempo e invista em ferramentas que possam simplificar a realização de diversos processos internos.

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