Diária de hotel: entenda o funcionamento e otimize suas viagens corporativas

A diária de hotel é um dos principais custos nas viagens corporativas. No entanto, quando bem administrada, contribui para um planejamento financeiro mais eficiente e uma melhor experiência para os colaboradores.

Compreender seu funcionamento e os horários de check-in e check-out, além de calcular corretamente os gastos com hospedagem, faz toda a diferença para evitar despesas desnecessárias e garantir conformidade com a política de viagens da empresa.

Neste artigo, explicamos como funciona a diária de hotel e por que contar com tecnologias especializadas, como o SAP Concur, pode proporcionar mais controle, segurança e automação dos processos. Acompanhe!

Como funciona a diária de hotel?

A diária de hotel corresponde ao período de uso do quarto pelo hóspede mediante pagamento. O padrão mais comum estabelece um ciclo de 24 horas, mas isso pode variar conforme a política de cada estabelecimento.

Além da hospedagem em si, alguns hotéis incluem serviços como café da manhã, internet, estacionamento e acesso a áreas comuns. Já outros cobram essas comodidades separadamente.

Para empresas que organizam viagens a negócios, é muito importante considerar o valor da diária e o que está incluso na tarifa. Dependendo da frequência desses deslocamentos e da política corporativa, parcerias com redes hoteleiras podem garantir preços mais competitivos e benefícios exclusivos para os funcionários.

Outro ponto relevante é a política de cancelamento e alteração de reservas. Algumas tarifas são mais flexíveis, permitindo ajustes sem custos adicionais, enquanto outras podem cobrar multas em caso de cancelamento fora do prazo. Para viagens corporativas, a escolha da tarifa ideal deve levar em conta possíveis mudanças de agenda.

Quais os horários comuns de check-in e check-out nos hotéis?

Os horários de check-in e check-out determinam quando o hóspede pode acessar o quarto e quando deve deixá-lo. Eles são estabelecidos para que a equipe realize a limpeza e a organização dos cômodos entre uma estadia e outra. Os horários mais comuns são:

• check-in (entre 14h e 15h) — esse período possibilita que o hotel prepare os quartos após a saída dos hóspedes anteriores;
• check-out (até 12h) — depois desse horário, o hotel precisa organizar a limpeza dos quartos para os novos hóspedes.

Para viajantes corporativos, esses horários podem impactar diretamente a programação do dia. Em situações em que um colaborador chega muito cedo ou precisa sair mais tarde, duas opções podem ser consideradas:

• early check-in — alguns hotéis oferecem a opção de entrada antecipada mediante solicitação prévia, com possibilidade de cobrança de uma taxa extra, dependendo da política do hotel;
• late check-out — caso o colaborador precise ficar no quarto além do horário-padrão, é possível negociar a permanência estendida, geralmente até o final da tarde, mediante custo adicional.

Além dessas alternativas, muitos hotéis oferecem áreas específicas para guardar bagagens, em que os hóspedes podem deixar seus pertences antes do check-in ou após o check-out, o que é útil para quem tem compromissos durante o dia.

Como calcular os gastos com hospedagem em viagens corporativas?

A fim de garantir previsibilidade financeira e evitar surpresas no orçamento, o cálculo das despesas com hospedagem deve levar em conta uma série de fatores. Confira os principais, a seguir:

• número de noites — o custo total da hospedagem é calculado multiplicando-se o valor da diária pelo número de noites reservadas;
• tipo de tarifa — hotéis costumam oferecer tarifas promocionais para reservas antecipadas e valores diferenciados para empresas que fecham contratos corporativos;
• impostos e taxas — algumas cidades aplicam taxas adicionais sobre hospedagem, como ISS (Imposto Sobre Serviços) ou taxa de turismo;
• serviços extras — café da manhã, estacionamento, lavanderia e academia podem ser cobrados separadamente, impactando o custo final;
• política de reembolso e adiantamento — algumas empresas cobrem todas as despesas da viagem, enquanto outras solicitam que o colaborador pague primeiro e solicite reembolso depois.

Para otimizar a gestão desses gastos, muitas empresas adotam soluções tecnológicas que centralizam e automatizam o controle financeiro das viagens corporativas.

Como o SAP Concur auxilia no gerenciamento de despesas com hospedagem corporativa?

O gerenciamento eficiente das despesas com hospedagem pode ser um desafio, especialmente para empresas que organizam diversas viagens ao longo do ano. Sem um sistema adequado, os gestores precisam lidar com múltiplas reservas, reembolsos demorados e riscos de não conformidade com a política da empresa.

É aí que entra o SAP Concur, uma plataforma desenvolvida para simplificar e automatizar esse processo. Conheça alguns de seus benefícios.

Centralização das reservas

Com a ferramenta, os colaboradores podem reservar hotéis dentro das diretrizes da empresa, garantindo que todas as opções estejam alinhadas ao orçamento e às regras de viagem corporativa. Isso evita gastos excessivos e facilita a negociação de tarifas com redes hoteleiras.

Controle de despesas em tempo real

Com o SAP Concur, os gestores acompanham os custos da viagem conforme eles são registrados. Esse controle em tempo real proporciona maior visibilidade financeira e ajuda na tomada de decisões estratégicas para redução de gastos.

Integração com sistemas ERP

A plataforma se conecta aos principais sistemas de gestão empresarial, eliminando a necessidade de inserção manual de dados e reduzindo erros operacionais. Essa integração otimiza o fluxo de informações entre diferentes setores da empresa.

Segurança e conformidade

A segurança dos dados é uma preocupação constante para empresas que lidam com informações financeiras. Nesse sentido, o SAP Concur utiliza protocolos avançados para garantir que todas as transações e os registros sigam os padrões de segurança e conformidade exigidos pelo setor.

Facilidade na adoção pelos colaboradores

Uma das dificuldades que as empresas enfrentam ao implementarem novas soluções é garantir a adesão dos funcionários. Então, o SAP Concur se sobressai por ter uma interface intuitiva e compatível com dispositivos móveis, facilitando o uso pelos colaboradores durante suas viagens.

Enfim, gerenciar de forma estratégica a diária de hotel em viagens corporativas contribui para um controle financeiro mais eficiente e uma melhor experiência para os colaboradores. Além de considerar os horários de check-in e check-out e calcular corretamente os gastos com hospedagem, contar com soluções especializadas é fundamental.

Com o SAP Concur, é possível automatizar a gestão das despesas, integrar informações com outros sistemas e garantir mais segurança e transparência aos processos. Assim, a administração das viagens se torna muito mais organizada e eficaz.

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