Despesas Operacionais: O que são e qual a importância de uma boa gestão

As despesas operacionais são os custos que uma empresa tem, garantindo o seu bom funcionamento. São gastos essenciais do negócio, mesmo que não esteja ligado diretamente ao serviço prestado pela empresa.

Quando se tem uma empresa, é necessário saber identificar quais são as despesas operacionais, e isso, muitas vezes, gera uma confusão quando se trata dos tipos de despesas que uma empresa tem. Além do mais, para ter boas estratégias, é preciso obter uma boa gestão financeira, pois permitirá uma análise mais profunda sobre os custos, os gastos, os fluxos de caixa e de orçamento, trazendo resultados positivos para a empresa.

No entanto, é válido lembrar que as despesas operacionais estão ligadas apenas aos custos que uma empresa tem para ter capacidade de operar, não englobando todos os custos da empresa, sejam ele de produção ou gastos financeiros. Além do mais, uma má gestão financeira gera problemas graves à empresa, podendo levar à falência.

No blog de hoje, explicaremos melhor sobre o que são e como é importante saber gerenciar as despesas operacionais no seu negócio. Confira!

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Como organizar as despesas operacionais da empresa

Quando os gestores da empresa não conseguem identificar os próprios gastos, significa dizer que eles não têm uma visão mais clara da saúde financeira da sua empresa. Com isso em mente, a ideia é que o setor financeiro possa criar estratégias para identificar e padronizar os gastos. Dessa forma, torna- se mais fácil conseguir administrar os lucros e as despesas da empresa, além de, também, conseguir se organizar para possíveis imprevistos.

Geralmente, as empresas costumam organizar as despesas operacionais em três grupos:

• Despesas comerciais;

• Despesas administrativas;

• Outras despesas.

Despesas comerciais: este grupo se refere às despesas relacionadas aos processos de venda e outros materiais necessários para que isso aconteça, ou seja: os investimentos em marketing e propaganda, transportes e viagens corporativas, festas, brindes, comissões, etc.

Despesas administrativas: este grupo se refere às operações da empresa, como: pagamentos de impostos, luz, água, internet, materiais para o escritório, consultoria, terceirizações, etc.

Outras despesas: aqui, são alocados os custos específicos da empresa, as despesas que não se enquadram em nenhum dos outros dois grupos, como: investimentos, pesquisas, etc.

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Por que calcular as despesas operacionais

Quando se faz um estudo das despesas operacionais, a empresa garante o bom funcionamento e a otimização da sua operação financeira, facilitando a compreensão dos gastos e dos custos que a empresa tem.

Além do mais, planejar as despesas operacionais é algo fundamental para a empresa que deseja controlar seus fluxos, tornando mais fácil os cortes necessários em cada área da empresa, não comprometendo a qualidade dos serviços e dos produtos fornecidos.

Planejar as despesas operacionais garante o conhecimento e o planejamento da gestão, pois eles saberão com antecedência a quantia necessária por mês destinada ao funcionamento e produção da empresa.

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O primeiro passo para calcular as despesas operacionais é listar quais são as despesas e quanto custa.

Saiba quais são as suas despesas

Para saber quais são as despesas da sua empresa, é interessante identificar os três grupos de despesas: comerciais, administrativas, e outras despesas. Dessa forma, você conseguirá relacionar as despesas operacionais do seu negócio.

Lembre-se de analisar documentos, notas fiscais, recibos, extratos bancários, etc. Dessa forma, você vai poder conhecer a totalidade das despesas mensais.

Separe as despesas fixas e variáveis

Como sabemos, os gastos podem ser fixos ou variáveis, e isso deve contar na hora de fazer um relatório de despesas, certo?

Por isso, separe os gastos fixos, que são aqueles que não sofrem oscilação em relação à produção. Por exemplo: aluguel, salários, internet, plano de telefone, etc.

E separe os gastos variáveis, aqueles que variam de acordo com a demanda, o volume. Por exemplo: comissões, horas extras, consumo de água, consumo de energia, etc.

Utilize a tecnologia a seu favor e otimize a gestão financeira

A baixa performance de uma empresa também está ligada ao fato de não haver um sistema de gestão, já que o tempo, muitas vezes, é desperdiçado com informações inverídicas da empresa ao exercer processos manuais. Nesse caso, o prejuízo financeiro se torna realidade.

Falar em processos manuais também é falar dos erros que podem acontecer, já que os processos manuais estão suscetíveis a falhas. Nesse caso, é interessante estudar a possibilidade da implementação do auxílio da tecnologia com um sistema de gestão integrada, que vai otimizar as inúmeras etapas, aumentando a produtividade da empresa.

Procure por um sistema que te ajude a alinhar as informações da empresa. Geralmente, são essas: salários a serem pagos, contas a serem pagas, dinheiro a ser recebido, fluxo de caixa, movimentações, etc.

Conte com um bom planejamento

Sabendo de todas as despesas com antecedência, a empresa poderá se preparar financeiramente para os gastos que terão. Nesse caso, a ideia de poder realizar cotações e negociar com fornecedores é maravilhosa, não é?

A empresa poderá se organizar para gastar o necessário sem afetar a qualidade do produto e fornecimento, além de conseguir prever os temidos imprevistos e garantir que a empresa permaneça em sua estabilidade financeira.

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