Entenda quais são as despesas fixas e variáveis de uma empresa

Você já se perguntou quais são as despesas fixas e variáveis de sua empresa? Embora possa parecer uma questão trivial e restrita à equipe de contabilidade, ela impacta diretamente o desempenho e a saúde financeira de sua organização.

Ao conhecer as peculiaridades sobre essa estrutura de classificação, é possível avaliar os relatórios com segurança e ter confiabilidade na tomada de decisão. Isso envolve saber quais despesas dependem da infraestrutura produtiva e quais não estão diretamente relacionadas ao volume produzido.

Se você está em busca de maior autonomia em sua gestão, continue a leitura e entenda quais são as principais categorias de dispêndio da empresa a serem consideradas, as diferenças entre despesas fixas e variáveis e como reduzi-las. Saiba também como a SAP Concur pode te ajudar nesse sentido. Confira!

Quais são as despesas fixas e variáveis de uma empresa?

De modo geral, as despesas fixas ou variáveis são os gastos que a organização precisa ter para manter a gestão financeira funcionando corretamente. Esses valores não estão relacionados com a geração de novos itens que serão vendidos, ou seja, não se relacionam diretamente com possíveis lucros do negócio. 

Tais gastos corporativos estão entre as principais preocupações dos gestores nas empresas, independentemente de porte ou setor de atuação. Isso porque custos além do esperado, podem afetar diretamente o controle de despesas e, muitas vezes, causar prejuízos preocupantes, crises e instabilidades, no negócio.

Nesse cenário, cabe aos gestores encontrar novas maneiras de garantir um bom controle e redução de despesas e, principalmente, um fluxo transparente de informações, capaz de minimizar os riscos de adulterações.

Quais são as despesas fixas?

Ao contrário do que possa parecer, os valores dos gastos fixos são alterados conforme as necessidades da empresa. Um exemplo são as despesas permanentes, que ocorrem todos os meses. Elas podem ter variáveis, assim como, não impactar diretamente no fluxo de caixa do negócio.

De maneira resumida, independentemente do faturamento da empresa, as despesas fixas estarão presentes e precisarão ser incorporadas no fluxo de caixa do seu negócio. Nessa categoria, podemos destacar as contas de consumo que são mais recorrentes, como:

• salário dos funcionários;
• aluguel do imóvel para o negócio;
• contas de água, energia, gás e internet;
• taxas bancárias, e outros gastos frequentes da organização.

Quais são as despesas variáveis?

Diferentemente das despesas fixas, os custos variáveis estão mais relacionados com as atividades de vendas e de produção — apesar de não terem relação direta com a operação e produção, nem com a quantidade de produtos vendidos. Entre os principais exemplos, podemos destacar:

• reparo de avarias;
• comissões por vendas;
• manutenções não programadas;
• incidentes ou acidentes na produção;
• gasto com combustível dos veículos da empresa;
• fretes e multas por atraso na entrega de produtos aos clientes. 

Apesar de parecerem incontroláveis, os gastos variáveis são fáceis de monitorar, uma vez que possibilitam mais alterações e podem ser negociados ou até mesmo reduzidos ao longo do tempo.

No entanto, para fazer uma boa avaliação das despesas, sejam elas fixas ou variáveis, é de extrema importância que os gestores tenham uma visão bastante ampla dos processos internos. Além disso, é essencial fazer uma avaliação criteriosa e cirúrgica em relação aos tipos de despesas.

Qual a importância do controle de despesas fixas e variáveis?

Uma gestão financeira inteligente é fundamental para o sucesso e a longevidade dos empreendimentos. Isso porque grande parte das organizações que encerram suas operações normalmente enfrentam problemas na maneira como lidam com as suas despesas.

Ao ajustar os custos fixos, sua empresa conquista um importante ganho na margem de lucro, que remunera melhor o investimento realizado pelos proprietários, além de possibilitar a cobrança de um nível de preço competitivo.

Por outro lado, os pagamentos variáveis são alterados conforme o processo produtivo. Isso significa que uma gestão eficiente nesse aspecto faz com que encontre bons fornecedores para maximizar a eficiência operacional.

Dessa forma haverá mais verba para investir em expansões, pesquisas de mercado, desenvolvimento de novos produtos e contratação de pessoal qualificado para as diversas etapas do processo produtivo.

Qual a diferença entre despesa fixa e variável?

Além da diferença conceitual relacionada aos custos que dependem, ou não, do volume produzido, existem outros pontos de distinção entre esses conceitos.

Primeiro, porque as despesas fixas são pouco flexíveis. Afinal, não é possível em sua estrutura atual uma redução drástica da conta de água, luz ou do valor referente ao aluguel. Para ajustar essas despesas é necessária uma mudança estrutural, tal como a troca de endereço ou a implementação de tecnologias como painéis solares.

Já as variáveis podem ser mais facilmente negociadas, especialmente por meio da troca de fornecedores ou mudanças nas estruturas de contrato. Isso significa que essa categoria favorece o ajuste na hora de iniciar o processo de otimização das contas. Entretanto, vale destacar que não é apenas o valor de compra dos insumos que importa.

Trocar um fornecedor confiável, por outro com menor comprometimento, pode prejudicar sua estrutura produtiva e causar uma elevação considerável de preços. Portanto, antes de implementar mudanças, é necessário realizar um bom estudo de mercado, bem como a qualidade dos produtos ou do trabalho entregue.

Como categorizar as despesas fixas e variáveis?

Separar as despesas por categorias, é uma excelente forma de ter um acompanhamento rígido. Em vez de contar apenas com as informações referentes ao gasto total, você consegue ter acesso a diferentes classes e modalidades, entendendo quais são as mudanças relevantes para o curto prazo. 

Como as definições são abrangentes, muitos gestores têm dificuldade de categorizar, de maneira adequada, seus dispêndios. A conta de telefone, por exemplo, representa uma despesa fixa para a maioria dos empreendimentos, mas é variável quando é do ramo de telemarketing.

Portanto, para a sua classificação ficar correta, vale a pena revisar qual a atividade-fim da organização e quais despesas são independentes do processo produtivo. Isso requer uma avaliação cautelosa de cada item de despesa, avaliando a relação entre o valor gasto e o nível da atividade produtiva. Ferramentas como a análise de custo-volume-lucro (CVL) também podem servir de apoio na tomada de decisão.

Como reduzir despesas fixas e variáveis?

Existem diversos mecanismos que podem ser implementados para trazer melhorias à produção sem provocar queda na qualidade ou na eficiência operacional. Veja, a seguir, algumas medidas que contribuem para a minimização de custos na sua organização.

Revisão de contratos e renegociação com fornecedores

Dado que as despesas variáveis são normalmente as mais flexíveis para realizar alguma medida de ajuste, faz todo sentido iniciar as mudanças por meio de revisões de contrato com fornecedores.

Muitas organizações, seja por comodidade ou hábito, mantêm antigos parceiros e contratos que não são revisados há muitos anos. Isso pode levar a preços inflados e serviços com menor qualidade.

Ao realizar uma auditoria anual, por exemplo, é possível solicitar a cotação de diferentes fornecedores, negociar por melhores preços, prazos de entrega estreitos e qualidade bem definida nos produtos.

Considerações sobre o espaço físico

Verifique se a sua organização está aproveitando bem todos os espaços disponíveis para melhorar o conforto dos trabalhadores e criar um ambiente agradável para todos. No caso de um aluguel caro da estrutura física, talvez valha a pena considerar os modelos de trabalho híbridos, pois além de dispensar a necessidade de um escritório, também haverá economias em termos de vale-transporte para os colaboradores.

Para quem conta com uma estrutura complexa e não pode prescindir das atividades de trabalho presenciais, é possível verificar se há instalações alternativas, as quais apresentam melhor custo-benefício para o aluguel. 

Controle de estoque

Um dos gargalos mais recorrentes, especialmente de marcas do varejo, são os gastos referentes aos estoques. Isso porque compras ineficientes podem causar o acúmulo de capital sem previsão de venda.

Ferramentas como análise ABC e técnicas como Just-in-Time (JIT) favorecem um estoque enxuto e capaz de atender as necessidades da empresa sem desperdiçar espaço, verba e trabalho da equipe.

O uso de sistemas de inventário permite rastrear os níveis em tempo real, além de promover uma capacidade de estimativa bem clara para a realização de compras futuras.

Eficiência energética

O uso de fontes alternativas de energia é uma realidade nos mais variados setores. O uso de iluminação LED, sensores de movimento e equipamentos com melhor desempenho podem trazer diversos benefícios em termos de gastos com energia elétrica.

Para empresas que contam com uma sede própria, certamente a implementação de painéis solares pode colaborar com o valor da conta de luz, sendo um excelente investimento para o longo prazo. Inclusive, tal medida contribui para uma gestão ecologicamente correta, trazendo boas práticas ESG para sua marca.

Feedbacks e correções da estratégia

Nem sempre uma abordagem de gestão que funciona em uma empresa também serve para a outra. Isso significa que você pode partir de hipóteses levantadas e realizar testes por conta própria para verificar se elas são válidas.

Converse com funcionários e clientes para entender quais mudanças foram favoráveis e quais precisam de algum tipo de revisão. Isso cria um ambiente mais aberto para que todos possam se comunicar de maneira inteligente, identificando melhorias que garantem a competitividade no longo prazo.

Automação e digitalização das atividades

O uso de tecnologia é uma das principais formas de minimizar as despesas, além de oferecer maior agilidade e transparência para sua organização. Ferramentas para a automação de tarefas repetitivas, bem como softwares de gestão, representam uma excelente forma de aumentar a eficiência.

Entre as atividades de digitalização, há como efetuar o armazenamento de documentos físicos na nuvem, promovendo facilidade na hora de realizar buscas, bem como acabar com a necessidade de um ambiente de arquivos.

Por que investir em tecnologia?

Após entender quais são as despesas fixas e variáveis de uma empresa, é extremamente necessário monitorar a execução dos fluxos planejados. Para isso, é importante delimitar indicadores-chave, como os balanços financeiros, comparadores de serviços e automatização.

Adotar ferramentas tecnológicas é uma das maiores estratégias para garantir um controle de despesas efetivo e o acompanhamento das métricas corretamente. Além disso, por meio de uma plataforma adequada para as demandas da sua empresa, é possível acessar relatórios completos e detalhados, que permitem uma visão geral e da atuação dos colaboradores.

Na gestão de viagens, isso se aplica para a realização de reembolso, controle de despesas, envio de relatórios e muito mais.

Conte com o auxílio da SAP Concur

O SAP Concur Expense consiste em uma plataforma inovadora e tecnológica. Seu sistema de gestão de despesas viabiliza a administração corporativa e a implementação da política de gastos.

Além disso, é uma ferramenta dinâmica, que apresenta um design intuitivo e responsivo, permitindo o acesso e atualização por qualquer tipo de dispositivo conectado à internet. Por isso, o sistema de gestão de despesas melhora a experiência do colaborador e os resultados internos do negócio.

Agora que você já sabe quais são as despesas fixas e variáveis, lembre-se de contar com uma parceria estratégica como a SAP Concur, que possibilita uma drástica redução nessas despesas, inclusive em viagens corporativas. Portanto, não deixe de investir em uma tecnologia que já foi responsável por otimizar a gestão de empresas nos mais diferentes ramos de atuação.

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