Despesas extras em viagens: quais não são de responsabilidade da empresa?

Existem diferentes tipos de despesas corporativas, incluindo aquelas que são reembolsáveis e as que não o são. Mas você sabe o que significa uma despesa não reembolsável? As chamadas despesas extras em viagens indicam que determinada despesa realizada pelo colaborador não será reembolsada pela empresa, ou seja, não está incluída na política de reembolso estabelecida, como discutiremos ao longo deste conteúdo.

Para distinguir o que constitui uma despesa reembolsável, é fundamental entender as despesas dos colaboradores. Geralmente, essas despesas são incorridas fora do local de trabalho, como em viagens corporativas ou em encontros externos com clientes.

Um processo de reembolso eficaz é essencial para assegurar a conformidade legal e evitar perdas financeiras e fraudes por parte da empresa. Isso pode ser alcançado por meio da otimização da gestão das despesas corporativas e na definição clara de quais despesas são elegíveis para reembolso e quais não são.

Neste texto, vamos entender o que de fato é de responsabilidade da empresa e o que não é. Boa leitura!

Qual o papel da empresa quanto às despesas em viagens?

A empresa desempenha um papel fundamental ao financiar e gerenciar as despesas de viagens corporativas de seus colaboradores. As despesas diretamente ligadas ao trabalho, como passagens aéreas, hospedagem, alimentação durante reuniões ou eventos de trabalho, são geralmente cobertas pela empresa.

Quais despesas precisam ser reembolsadas?

Tudo o que for necessário para a realização das atividades de trabalho durante a viagem deve ser reembolsado pela empresa. Assim, a sua empresa tem a obrigação legal de arcar com gastos relacionados ao trajeto e transporte do colaborador, além de hospedagem, alimentação e movimentação no local em questão.

É claro que cada organização possui seus próprios limites de gastos em viagens e outras políticas relacionadas. Todas essas informações devem estar claramente definidas na política de viagens da empresa. Essa política geralmente inclui detalhes sobre os tipos de despesas reembolsáveis, os limites de gastos permitidos e os procedimentos para solicitar reembolso.

Portanto, é fundamental que os colaboradores estejam cientes das políticas de reembolso da empresa e mantenham registros detalhados de todas as despesas incorridas durante a viagem a trabalho, garantindo assim que estejam em conformidade com as diretrizes estabelecidas pela organização.

Quais são as despesas extras em viagens?

Reconhecer que nem tudo que for gasto durante uma viagem corporativa deve ser reembolsado é o primeiro passo, mas é crucial entender quais são as categorias de custos que fogem da obrigatoriedade de reembolso de despesas. Para facilitar, preparamos uma lista de itens que não são de responsabilidade da empresa. Observe:

• gastos adicionais com presentes pessoais não relacionados ao propósito da viagem;
• despesas com entretenimento que não estão ligadas ao trabalho;
• refeições adicionais não relacionadas a reuniões de trabalho ou eventos corporativos;
• gastos com restaurantes de luxo que excedem as necessidades básicas de alimentação durante a viagem;
• custos com atividades de lazer não programadas que não são parte do objetivo da viagem corporativa;
• despesas relacionadas ao transporte pessoal que não são essenciais para as atividades de trabalho durante a viagem
• custos extras com cuidados médicos que não estão relacionados a questões de saúde decorrentes da viagem de negócios;
• despesas suplementares com acomodação que não são essenciais para as atividades de trabalho;
• gastos com acompanhantes que não são cobertos ou autorizados pela empresa etc.

Como controlar as despesas de viagens corretamente?

Controlar as despesas de viagens corporativas de forma eficaz é crucial para assegurar que os gastos estejam alinhados com as políticas da empresa e para evitar reembolsos indevidos. Nos próximos tópicos você pode conferir algumas orientações que podem ser úteis nesse contexto!

Comunique a política de despesas da empresa

É fundamental comunicar de forma clara e abrangente a política de despesas da empresa aos colaboradores. Certifique-se de que todos estejam familiarizados com as diretrizes estabelecidas em relação às despesas de viagens.

Além disso, é importante esclarecer detalhadamente quais despesas são consideradas elegíveis para reembolso e quais não são. Isso inclui definir claramente os tipos de gastos que são cobertos pela empresa durante as viagens corporativas, bem como explicitar quaisquer exceções ou restrições aplicáveis a certos tipos de despesas.

Incentive a manutenção de registros detalhados

Estimule os colaboradores a guardar todos os recibos e comprovantes relacionados às despesas de viagem e reforce a importância de registrar informações relevantes, como data, local, finalidade e valor de cada despesa. Esse cuidado apoia a segurança das informações apresentadas pelo viajante. 

Ofereça suporte e orientação

Esteja disponível para fornecer orientações adicionais e esclarecer quaisquer dúvidas relacionadas às políticas ou procedimentos de despesas de viagens e incentive os colaboradores a buscar orientação sempre que necessário, para garantir o cumprimento das políticas da empresa.

Estabeleça diretrizes claras e antecipadas

Defina com clareza os limites de gastos para diferentes categorias de despesas, como hospedagem, alimentação e transporte, e comunique esses limites aos colaboradores antes de suas viagens, para que possam planejar seus gastos de acordo.

Promova o uso de ferramentas de gestão de despesas

Considere implementar aplicativos ou softwares de gestão de despesas, como o SAP Concur, para facilitar o acompanhamento e o registro das despesas, o que pode simplificar o processo de reembolso e garantir maior transparência e conformidade.

Como a tecnologia pode ajudar nesse contexto?

Nem sempre é possível garantir a organização de cada um dos recibos emitidos durante as viagens corporativas. Foi pensando justamente na praticidade para a sua empresa e colaboradores que as soluções de gestão de despesas, como o SAP Concur, passaram a existir. 

Esse tipo de tecnologia e solução oferece ferramentas eficientes para rastrear e controlar os gastos de viagens corporativas. Facilitando o acompanhamento em tempo real das despesas, fornecendo visibilidade e transparência tanto para os colaboradores quanto para a empresa.

Ao compreender quais são as despesas extras em viagens corporativas e como controlá-las adequadamente, tanto os colaboradores quanto as empresas podem garantir uma gestão eficiente dos recursos e evitar reembolsos errados e injustos. 

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