Despesas de viagem: confira quais são e como calculá-las

As despesas de viagem são comuns para todos os colaboradores que necessitam se deslocar para visitar clientes, fechar negócios ou participar de eventos corporativos. Contudo, podem surgir dúvidas quanto à natureza reembolsável desses gastos e a maneira adequada de registrá-los para garantir um processo de reembolso correto.

Uma viagem de negócios acarreta uma variedade de despesas, algumas previsíveis e outras inesperadas. Dentre os exemplos típicos de custos reembolsáveis, estão hospedagens, alimentação, combustível, transporte e pedágios, embora possam existir outras despesas autorizadas conforme as políticas internas da empresa.

Para um melhor entendimento sobre o assunto, preparamos um guia completo sobre despesas de viagens, com o qual você pode tirar eventuais dúvidas e fazer todo o processo de reembolso com mais segurança e tranquilidade. Boa leitura!

O que são despesas de viagem?

As despesas de viagem referem-se aos gastos realizados por colaboradores durante o deslocamento a trabalho para fins profissionais, como visitas a clientes, participação em eventos, fechamento de negócios, treinamentos ou quaisquer outras atividades relacionadas aos interesses e necessidades da empresa.

Essas despesas podem ser incorridas tanto em âmbito nacional quanto internacional, dependendo da natureza das obrigações corporativas. Os gastos com viagens podem englobar uma ampla variedade de custos associados ao período em que o colaborador está fora de sua base de trabalho habitual. 

Quais as principais despesas de viagem?

As despesas corporativas podem variar dependendo da natureza da viagem, do destino, das políticas da empresa e das atividades envolvidas. No entanto, algumas são comuns e recorrentes na maioria das viagens corporativas. A seguir, você confere algumas das principais.

Hospedagem

O custo com acomodação é uma das despesas mais significativas em viagens. Inclui diárias de hotéis, pousadas ou outras formas de hospedagem, seja em locais nacionais ou internacionais.

Alimentação

Os gastos com alimentação englobam refeições, lanches, cafés e bebidas durante o período da viagem. Isso inclui tanto as refeições feitas em restaurantes como aquelas realizadas em serviços de catering em eventos e conferências.

Transporte

Os gastos com transporte são essenciais em viagens corporativas e podem incluir passagens aéreas, bilhetes de trem, ônibus, táxis, aluguel de carros e outras formas de locomoção utilizadas para chegar ao destino e se deslocar durante a estadia.

Combustível e pedágios

Se o colaborador optar por usar um veículo próprio ou alugado durante a viagem, os custos com combustível e pedágios também serão considerados despesas reembolsáveis.

Comunicações

Incluem gastos com chamadas telefônicas, roaming de dados, acesso à internet e quaisquer outras formas de comunicação utilizadas para fins profissionais durante a viagem.

Material de escritório e representação

Despesas relacionadas a material de escritório, como impressões, cópias e material de apresentação, bem como gastos com entretenimento e representação de negócios.

Taxas e tarifas

Envolvem o pagamento de taxas de embarque, ingressos para eventos, conferências ou outras atividades necessárias para o propósito da viagem.

Seguro de viagem

Algumas empresas podem exigir que seus colaboradores tenham um seguro de viagem para garantir a cobertura de despesas médicas, acidentes ou cancelamentos imprevistos.

Outras despesas

Podem surgir despesas adicionais, como transporte local (metrô, ônibus, etc.), despesas de lavanderia, gorjetas, entre outras, que podem ser reembolsadas conforme as políticas da empresa.

Qual é a importância do planejamento de gastos em viagens corporativas?

Ao planejar cuidadosamente os gastos antes e durante a viagem, é possível obter diversos benefícios que contribuem para o sucesso da jornada de trabalho e para o alcance dos objetivos organizacionais. Acompanhe e entenda os impactos nos custos da empresa!

Controle financeiro

O planejamento de gastos permite à empresa estabelecer um orçamento claro e realista para a viagem. Ao definir antecipadamente os limites de despesas, é possível evitar gastos excessivos e manter as finanças da empresa sob controle.

Tomada de decisões estratégicas

Com o planejamento, a empresa pode tomar decisões mais embasadas sobre quais atividades ou eventos são prioritários durante a viagem, garantindo que os recursos sejam direcionados para fins que agreguem maior valor ao negócio.

Otimização de recursos

Ao planejar os gastos com antecedência, é possível buscar alternativas mais econômicas, como reservar voos e hospedagens com descontos, optar por transporte público em vez de táxis ou considerar pacotes corporativos para eventos e conferências.

Transparência e conformidade

O planejamento estabelece regras claras de quais despesas serão reembolsadas e quais não serão, promovendo transparência e evitando mal-entendidos entre a empresa e o colaborador. Isso também ajuda a garantir a conformidade com as políticas internas da empresa e com a legislação vigente.

Quais são os benefícios da gestão e planejamento de gastos para a empresa e para o colaborador?

Com um planejamento adequado, tanto a empresa quanto o colaborador podem obter benefícios significativos, contribuindo para o sucesso das atividades corporativas e o alcance dos objetivos organizacionais. Confira a lista de vantagens!

Benefícios para a empresa

• redução de custos — o planejamento de gastos permite identificar e eliminar despesas desnecessárias, resultando em uma redução significativa dos custos de viagem para a empresa;
• eficiência operacional — com um orçamento claro e detalhado, a empresa pode garantir que os recursos sejam alocados de maneira eficiente para atender aos objetivos da viagem corporativa;
• controle de despesas — um bom planejamento possibilita um controle mais rigoroso das despesas de viagem, evitando os desvios e excessos que possam comprometer o orçamento e a saúde financeira da empresa;

Benefícios para o colaborador:

• previsibilidade financeira — o colaborador sabe com antecedência quais despesas serão reembolsadas e até em qual limite, proporcionando uma melhor previsibilidade financeira durante a viagem;
• foco nas atividades — com um planejamento adequado, o colaborador pode concentrar-se nas atividades profissionais e objetivos da viagem, sem se preocupar excessivamente com questões financeiras;
• facilidade no processo de reembolso —um planejamento detalhado e a apresentação de comprovantes adequados tornam o processo de reembolso mais rápido e eficiente, evitando os atrasos e as burocracias;
• sensação de valorização — um planejamento bem estruturado e políticas claras de reembolso demonstram o cuidado da empresa com seus colaboradores, aumentando a sensação de valorização e bem-estar no ambiente de trabalho.

Como planejar e controlar as despesas de viagem corporativas?

Planejar e controlar as despesas de viagem corporativas requer organização e clareza nas políticas e uma abordagem disciplinada. A seguir, selecionamos algumas dicas que permitem planejar e controlar os gastos de maneira mais eficiente, garantindo o bom uso dos recursos da empresa, evitando gastos desnecessários e promovendo uma gestão financeira mais transparente e organizada. Acompanhe!

Defina políticas claras de reembolso

Estabeleça políticas internas que definam quais despesas são reembolsáveis, os limites de gastos por categoria (hospedagem, alimentação, transporte etc.), os procedimentos para solicitação de reembolso e os prazos para apresentação de comprovantes.

Utilize ferramentas e tecnologias especializadas

O departamento financeiro ou os responsáveis pela gestão de viagens corporativas enfrentam o desafio de organizar e controlar as despesas para evitar gastos desnecessários e possíveis fraudes.

Para isso, recomenda-se o uso de ferramentas e aplicativos especializados no registro de despesas de viagem, o que simplifica o lançamento dos gastos pelos colaboradores e facilita a revisão e aprovação por parte dos gestores.

Dessa forma, recorra a aplicativos e sistemas de gerenciamento de despesas de viagem corporativas, como o SAP Concur Expense, que simplifica o registro e acompanhamento dos gastos. Essas ferramentas podem agilizar o processo de reembolso e oferecer maior transparência.

Estabeleça um orçamento

Defina um orçamento detalhado para cada viagem, considerando os custos estimados com hospedagem, alimentação, transporte e outras despesas previsíveis. Ter um orçamento prévio evita surpresas financeiras durante a viagem.

Planeje

Quanto mais antecedência no planejamento, maiores serão as chances de obter preços vantajosos em passagens e reservas de hospedagem. Planejar também permite uma melhor organização das atividades e compromissos durante a viagem.

Priorize a utilização de meios eletrônicos de pagamento

Incentive o uso de cartões corporativos ou cartões de viagem pré-pagos em vez de dinheiro em espécie. Isso facilita o controle dos gastos e permite o registro mais preciso das despesas.

Incentive o bom senso dos colaboradores

Oriente os colaboradores viajantes a agir com responsabilidade e bom senso ao realizar despesas durante a viagem. Incentive a utilização de meios de transporte e hospedagem mais econômicos, sempre respeitando as políticas da empresa.

Exija comprovantes

Estabeleça a obrigatoriedade de apresentação de comprovantes de todas as despesas realizadas durante a viagem. Isso inclui notas fiscais, recibos, bilhetes de transporte, entre outros. A ausência de comprovantes pode inviabilizar o reembolso.

Monitore constantemente

Acompanhe de perto os gastos registrados e monitore o cumprimento das políticas estabelecidas. Realize análises periódicas dos relatórios de despesas e identifique possíveis desvios para corrigi-los a tempo.

Promova treinamentos e orientações

Realize treinamentos para os colaboradores sobre as políticas de viagem, o uso adequado das ferramentas de registro de despesas e os procedimentos de reembolso. Uma equipe bem informada contribui para um processo mais ágil e eficiente.

Analise os resultados

Após cada viagem, faça uma análise dos resultados financeiros e operacionais. Identifique oportunidades de melhoria e ajuste as políticas e procedimentos conforme necessário para otimizar futuras viagens.

Quais despesas de viagem são reembolsáveis aos funcionários?

As despesas de viagem reembolsáveis aos funcionários podem variar conforme as políticas e diretrizes estabelecidas pela empresa. A seguir, conferimos as principais despesas definidas como reembolsáveis aos colaboradores em viagens. Confira!

Hospedagem

Os custos com acomodação em hotéis, pousadas ou outras formas de hospedagem são normalmente reembolsáveis, desde que estejam dentro dos limites estabelecidos pela empresa.

Alimentação

As despesas com refeições, lanches e bebidas durante a viagem também são geralmente reembolsáveis, observando-se os valores e políticas estabelecidos.

Transporte

Os gastos com transporte, como passagens aéreas, bilhetes de trem, ônibus, táxis e aluguel de veículos, podem ser reembolsados, desde que estejam em conformidade com as políticas da empresa.

Combustível e pedágios

Caso o colaborador utilize seu próprio veículo durante a viagem, as despesas com combustível e pedágios podem ser reembolsáveis, desde que devidamente comprovadas.

Comunicações

Os custos relacionados a chamadas telefônicas, acesso à internet e roaming de dados necessários para fins profissionais durante a viagem podem ser reembolsáveis.

Material de escritório e representação

Despesas com materiais de escritório, como cópias, impressões e materiais de apresentação, assim como gastos com entretenimento e representação de negócios, podem ser reembolsadas, conforme as políticas da empresa.

Taxas e tarifas

Taxas de embarque, ingressos para eventos ou conferências e outras tarifas relacionadas às atividades profissionais do colaborador durante a viagem também são reembolsáveis, desde que estejam previamente autorizadas.

Por que reembolsar despesas é tão importante?

Reembolsar despesas é uma prática essencial em viagens corporativas, pois desempenha um papel fundamental tanto para a empresa quanto para o colaborador envolvido na jornada de negócios. Existem várias razões pelas quais o reembolso adequado e oportuno das despesas são tão importantes. Veja!

Incentiva a colaboração

O reembolso de despesas mostra aos colaboradores que a empresa valoriza seu trabalho e reconhece os esforços dedicados em representar a organização durante as viagens de negócios. Isso cria um ambiente de confiança e incentiva a colaboração e o comprometimento dos funcionários com os objetivos corporativos.

Equidade e transparência

O reembolso justo e transparente das despesas assegura que todos os colaboradores que enfrentam gastos relacionados a viagens corporativas sejam tratados de maneira igualitária. Isso ajuda a evitar disputas e ressentimentos entre os membros da equipe, promovendo um ambiente de trabalho harmonioso.

Atratividade para os colaboradores

Oferecer um processo de reembolso eficiente e justo é um atrativo importante para os colaboradores. Isso pode ser uma vantagem competitiva para atrair talentos, pois demonstra o cuidado da empresa com o bem-estar e a satisfação de sua equipe.

Controle financeiro

Ao reembolsar despesas adequadamente, a empresa pode ter um controle financeiro mais preciso e detalhado sobre os custos envolvidos em viagens corporativas. Essa visibilidade financeira auxilia na identificação de possíveis áreas de economia e permite uma alocação mais eficiente dos recursos.

Cumprimento das obrigações legais

O reembolso de despesas de viagem de forma justa e em conformidade com as políticas internas da empresa evita problemas jurídicos e trabalhistas. Garante que a organização esteja em conformidade com as regulamentações governamentais relacionadas ao reembolso de despesas dos colaboradores.

Foco no negócio

Ao ter suas despesas reembolsadas de maneira adequada, o colaborador pode se concentrar plenamente nas atividades de negócios durante a viagem, sem se preocupar com questões financeiras pessoais. Isso aumenta sua produtividade e contribui para melhores resultados nos objetivos da viagem.

Cultura de responsabilidade

Um processo de reembolso bem estruturado cria uma cultura de responsabilidade financeira na empresa. Os colaboradores são incentivados a tomar decisões conscientes em relação aos gastos durante as viagens, buscando sempre a eficiência e o alinhamento com as metas corporativas.

Por que é preciso calcular as despesas da maneira correta?

É preciso calcular as despesas de maneira correta em viagens corporativas por diversas razões fundamentais que afetam tanto o colaborador quanto a empresa. Abaixo estão algumas razões pelas quais o cálculo correto das despesas é essencial!

Transparência e conformidade

Calcular as despesas corretamente garante transparência nos registros financeiros e assegura que todas as informações estejam conforme as políticas internas da empresa e com as regulamentações fiscais e contábeis aplicáveis. Isso é crucial para manter a conformidade com as normas e evitar problemas legais ou fiscais.

Controle financeiro

O cálculo correto das despesas permite um controle mais efetivo dos gastos. Isso auxilia na manutenção do orçamento, evitando gastos excessivos e garantindo a utilização adequada dos recursos da empresa.

Precisão no reembolso

Para colaboradores que necessitam ser reembolsados por suas despesas de viagem, o cálculo correto é fundamental para que o processo de reembolso seja realizado de forma justa e ágil. Despesas mal calculadas podem levar a atrasos ou erros no reembolso, o que pode gerar insatisfação e afetar o engajamento dos colaboradores.

Tomada de decisões estratégicas

Informações precisas sobre as despesas de viagem são cruciais para a tomada de decisões estratégicas na empresa. Os dados coletados podem ser utilizados para identificar tendências de gastos, otimizar custos e aprimorar políticas internas, melhorando a gestão global de viagens corporativas.

Eficiência operacional

O cálculo correto das despesas simplifica a gestão financeira, tornando o processo de análise de relatórios e registros mais ágil e confiável. Com informações precisas, a equipe responsável pela gestão de viagens pode focar em atividades mais estratégicas e melhorar a eficiência operacional.

Credibilidade da empresa

A precisão no cálculo das despesas de viagem reflete a imagem profissional da empresa e demonstra cuidado e respeito com seus colaboradores. Uma empresa que possui processos bem definidos e transparentes inspira confiança e credibilidade aos olhos dos colaboradores e parceiros.

Redução de riscos

Cálculos incorretos de despesas podem levar a erros contábeis e financeiros, levantando preocupações com a gestão financeira da empresa. Ao calcular as despesas corretamente, a empresa evita riscos associados a erros financeiros e mantém sua reputação preservada.

Como fazer o cálculo de despesas de viagem de negócio?

O cálculo de despesas de viagem de negócio requer uma abordagem sistemática e organizada para garantir a precisão e a conformidade com as políticas da empresa. A seguir, estão os passos necessários para realizar o cálculo de despesas de viagem de negócio de forma eficiente.

É válido também considerar como passos importantes, além dos apresentados, o estabelecimento de uma política de despesas de viagem, o planejamento da viagem com antecedência e a análise completa de resultados.

Siga a leitura e confira os passos para calcular as despesas em viagens corporativas!

Registre todas as despesas

Durante a viagem, é importante registrar todas as despesas de forma precisa e organizada. Guarde todos os comprovantes, como notas fiscais, recibos, bilhetes de transporte e outras evidências que comprovem os gastos realizados.

Classifique as despesas por categorias

Agrupe as despesas em categorias distintas, tais como hospedagem, alimentação, transporte, material de escritório, entre outras. Essa prática simplifica a análise e o posterior controle dos gastos efetuados.

Faça conversão de moedas (se necessário)

Em viagens internacionais, é comum realizar despesas em moedas estrangeiras. Certifique-se de fazer a conversão correta para a moeda local da empresa, usando a taxa de câmbio adequada.

Calcule os valores totais de cada categoria

Após a classificação, some os valores de cada categoria de despesa para obter o total gasto em hospedagem, alimentação, transporte e outras despesas relevantes durante a viagem de negócio. Essa soma proporciona uma visão geral dos custos envolvidos em cada área e auxilia na compreensão dos principais itens de gastos durante a jornada corporativa.

Verifique os limites de reembolso

Certifique-se de que as despesas registradas estejam dentro dos limites estabelecidos pela política de despesas da empresa. Gastos que ultrapassem os limites podem não ser reembolsados.

Prepare o relatório de despesas

Ao final da viagem, é essencial compilar todas as despesas em um relatório detalhado. Esse relatório deve conter a descrição de cada gasto realizado, a data em que ocorreu, o local onde foi efetuado e os valores despendidos em cada categoria, como hospedagem, alimentação, transporte e outras despesas relevantes.

Essa documentação minuciosa permite uma análise completa dos gastos incorridos durante a viagem corporativa, fornecendo informações precisas para a gestão financeira e garantindo a conformidade com as políticas da empresa. 

Submeta o relatório para aprovação

Envie o relatório de despesas para o departamento responsável para análise e aprovação. Certifique-se de incluir todos os comprovantes e documentos necessários para facilitar o processo de reembolso.

Realize o reembolso das despesas

Após a elaboração do relatório, ele deve ser submetido ao departamento responsável para análise e aprovação. Nessa etapa, serão verificados os limites de reembolso, a conformidade com as políticas internas da empresa e a adequada apresentação dos comprovantes.

Uma vez aprovado, o departamento responsável procederá ao reembolso das despesas conforme os procedimentos internos estabelecidos. O colaborador receberá o reembolso dos gastos devidamente comprovados, seguindo as políticas e prazos estabelecidos pela organização.

Dessa forma, o processo de cálculo, registro, análise, aprovação e reembolso das despesas de viagem corporativa é conduzido de maneira organizada e transparente, garantindo a justa compensação ao colaborador e o correto controle financeiro da empresa.

Chegamos ao fim do estudo sobre despesas de viagem corporativa, mas é essencial apontar a última dica antes de finalizarmos: utilize uma plataforma inteligente para apoiar esse processo tão importante para a saúde financeira da empresa.

Contar com as soluções SAP Concur para gerenciar as despesas de viagem corporativa é uma escolha estratégica que proporciona inúmeros benefícios para a empresa e seus colaboradores. A plataforma oferece uma abordagem integrada e eficiente, desde o planejamento até o reembolso das despesas, proporcionando maior controle financeiro, transparência e conformidade com as políticas internas.

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