Como organizar as despesas com viagens de funcionários?

Diversos gestores têm dúvidas em relação ao que é efetivamente considerado como despesas com viagens de funcionários. Além disso, muitos não sabem quais os ressarcimentos que são responsabilidade da própria empresa e como devem ser reembolsados.

Fazer o controle das despesas com viagens a trabalho é fundamental para controlar os gastos e manter a saúde financeira de um empreendimento. Para muitas companhias, esses deslocamentos são corriqueiros — e trazem resultados efetivos, como um maior número de negócios fechados e a participação em palestras, treinamentos e conferências.

Sendo assim, neste artigo, vamos explicar o que são consideradas despesas com viagens de funcionários e trazer algumas dicas de como organizar esses gastos para otimizar o lucro e economizar dinheiro para investir em outras áreas estratégicas para a empresa. Continue a leitura e fique por dentro!

O que são consideradas despesas com viagens de funcionários?

A primeira coisa que precisa ser compreendida é a classificação do que é considerado como despesa relacionada às viagens de funcionários. Basicamente, isso deve ser definido por meio da política de viagens e de reembolso da empresa.

Independentemente se será uma viagem curta ou longa, de carro, avião ou van, as políticas corporativas são as responsáveis por definir como esse deslocamento será realizado e como o empreendimento vai lidar com cada uma das situações.

Porém, em geral, a empresa considera a maioria das despesas durante uma viagem corporativa como gastos reembolsáveis ou gastos permitidos com o orçamento empresarial. Alguns dos principais exemplos são:

• combustível;
• hospedagem;
• alimentação;
• passagens aéreas ou rodoviárias;
• ingressos para eventos e workshops;
• transporte local;
• seguro viagem;
• documentação.

Para muitas empresas, todos esses gastos estão englobados nas políticas, e arcar com eles é uma responsabilidade da organização. Nesses casos, as despesas com viagens de funcionários podem ser feitas por meio de um cartão corporativo, que possibilita que os valores já sejam descontados do orçamento da própria empresa.

Outra opção é o próprio funcionário arcar diretamente com os gastos e, posteriormente, solicitar reembolso das despesas — vamos explicar adiante em quais situações esse procedimento é necessário. As decisões dependem das políticas de viagem e reembolso definidas pela corporação.

O que não é considerado como despesa com viagens de funcionários?

É importante lembrar que a empresa pode não considerar nem é necessariamente obrigada a arcar com algumas despesas produzidas em viagens de funcionários e que violem as políticas internas pré-determinadas.

Alguns exemplos são os gastos com bebidas alcoólicas ou outros relacionados a lazer e entretenimento que não estejam no cronograma do deslocamento.

O que diz a legislação sobre o tema?

A legislação trabalhista brasileira prevê que as empresas precisam reembolsar os custos de viagens a trabalho dos colaboradores, seja qual for o meio de transporte utilizado para o deslocamento.

Além disso, a CLT estabelece que o deslocamento deve ser considerado como parte da jornada de trabalho e que o funcionário deve receber remuneração relacionada às horas correspondentes àquela viagem corporativa.

A legislação sobre despesas de viagens de funcionários versa sobre os seguintes temas:

• diárias de viagem — valores pagos para cobrir despesas extras decorrentes do deslocamento. Vale destacar que diárias que não excedam 50% do salário do funcionário não estarão sujeitas a incidência de INSS, FGTS e IRRF;
• reembolso de despesas — cada colaborador pode receber o reembolso mediante a apresentação de notas fiscais ou cupons que comprovam os gastos à empresa;
• adiantamento de despesas — os próprios gestores podem antecipar um valor estimado em cima das necessidades da viagem, sem que o funcionário necessite comprovar os gastos;
• horas extras — o colaborador tem direito a receber o valor correspondente às horas extras que trabalhar além da carga horária acertada com os gestores;
• necessidade de descanso e intervalos — a legislação trabalhista prevê a necessidade de descanso entre os dias de trabalho. No entanto, esse período não é contado como tempo à disposição da empresa, então não entra no cálculo de horas extras trabalhadas;
• adicional de periculosidade — o funcionário tem direito a um acréscimo de 30% sobre o salário-base se a viagem o expuser a condições de risco.

Qual a importância de organizar despesas com viagens de funcionários?

Esse tipo de gasto é recorrente e, se fizermos a soma de todas as viagens de trabalho, a despesa para o negócio se torna enorme. Ou seja: sem um controle correto de tudo o que é gasto durante as viagens, a empresa pode acabar tendo graves problemas financeiros.

Para fazer esse controle de gastos com as viagens corporativas de forma correta, são necessários um planejamento e uma estratégia bem elaborados para identificar e reduzir os gastos desnecessários.

Para você ter uma ideia do alcance dos gastos gerados nesse setor, a Associação Global de Viagens (GBTA) divulgou um relatório com a estimativa de U$$ 1,48 trilhão em despesas globais com viagens de negócios em 2024. O número indica uma recuperação dessa indústria para seu nível pré-pandemia.

Entre as principais despesas listadas, referentes ao ano de 2023, estão: passagens aéreas, hospedagem, gastos com transporte terrestre e refeições. De 2025 a 2028, segundo o mesmo relatório, é esperada uma taxa anual de crescimento de 6,95% nos gastos globais com viagens corporativas.

Quais as dicas para organizar as despesas com viagens de funcionários?

Agora, chegou o momento de conhecer algumas dicas de como organizar as despesas com viagens de funcionários para que sua empresa otimize os gastos, economizando e sem abrir mão do conforto e da qualidade para os envolvidos.

Regulamente os processos

A primeira atitude é regulamentar todos os processos de uma viagem corporativa. Como dissemos, é fundamental que sua empresa tenha uma política de viagens e de reembolso. Afinal, será por meio dela que os colaboradores conhecerão seus direitos e deveres durante uma viagem corporativa.

Uma política de viagens esclarece quais despesas serão pagas pela instituição e quais ficarão por conta do próprio colaborador. Esse documento apresenta, ainda, informações como limites de gastos com hospedagem, transporte, alimentação, entre outros dados.

Além disso, deixar todos esses procedimentos registrados garante que os gestores possam recorrer a esse documento sempre que surgir alguma dúvida — em outra jornada, por exemplo. Uma política de viagem e reembolso bem-feita ajuda a organização a evitar gastos desnecessários e a impedir tentativas de fraude.

Faça a previsão das despesas

Após desenvolver uma política de viagens e reembolso coerente e completa, é hora de realizar a previsão das despesas. Ou seja: tendo como base pesquisas de preço e viagens antigas, os gestores podem ter uma ideia de quais gastos o funcionário viajante terá na próxima. Isso permite definir o orçamento certo, já considerando a possibilidade de imprevistos que demandem mais despesas.

Outro ponto positivo é o controle. Quando gestores e colaboradores registram todas as despesas, é possível entender melhor o que é estritamente necessário para que a viagem seja bem-sucedida e cortar gastos desnecessários. Afinal, eles podem se originar justamente da falta de planejamento.

Identifique oportunidades de reduzir custos

Como explicamos, fazer um planejamento permite que os gestores identifiquem oportunidades de economizar e reduzir gastos desnecessários. Isso pode ser aplicado em passagens aéreas, hotéis, alimentação e outras despesas recorrentes das viagens corporativas.

Além disso, verificar se há planos de fidelidade ou descontos para clientes recorrentes é uma ótima forma de diminuir as despesas com viagens de funcionários — uma vez que isso proporciona uma boa economia a longo prazo.

Conheça as tendências

Outra dica muito útil é ficar de olho nas tendências do mercado. Isso envolve prestar atenção às novas tecnologias e aos conceitos que podem ajudar sua empresa a reduzir gastos e facilitar a vida dos gestores e do próprio funcionário que viajará a serviço.

Um exemplo prático: uma tendência que está ganhando muito destaque no Brasil e no mundo é o bleisure, uma modalidade de viagens que mescla as viagens corporativas com uma viagem a lazer.

Nela, a empresa libera o funcionário para ficar um período a mais na viagem, podendo usar esse tempo para lazer. Essa proposta gera uma série de vantagens para ambas as partes. É o caso do aumento da produtividade do profissional, que pode trazer retorno financeiro para a empresa.

Monitore os indicadores

Acompanhar os deslocamentos de perto oferece diversos benefícios para a empresa. Por exemplo, o suporte direto ao colaborador, o mapeamento das despesas feitas (de modo que essas informações sirvam para nortear os próximos deslocamentos) e o controle do dinheiro gasto.

Uma maneira de fazer isso é com o monitoramento de indicadores durante as viagens. Por meio de um sistema de gestão ou de uma solução de controle de despesas em jornadas corporativas, é possível acompanhar as seguintes métricas:

• valores das despesas;
• gastos relacionados aos fornecedores, como viagens conjuntas ou parcerias;
• monitoramento dos viajantes corporativos, para mensurar os níveis de satisfação, os índices de adesão às políticas internas, os reembolsos e outras questões pertinentes;
• passagens áreas, a fim de controlar os valores desembolsados, entender o melhor período para realizar compras antecipadas, entre outros fatores relacionados.

Use a tecnologia para agilizar os processos

Por fim, uma dica muito importante é utilizar ferramentas e plataformas que facilitem o planejamento e a gestão de uma viagem corporativa. Soluções como o SAP Concur Travel & Expense podem ajudar muito na hora de comprar as passagens, fazer reservas, gerenciar as despesas, entre outras tarefas envolvidas.

Essa tecnologia proporciona a automatização de processos burocráticos, o registro de viagens, a adequação às normas de conformidade da empresa e muitos outros benefícios, como você verá a seguir.

Qual solução tecnológica utilizar para otimizar o processo?

O SAP Concur Travel & Expense é um sistema de controle financeiro para empresas e viagens corporativas que pode ajudar seu negócio a otimizar todo o controle end to end (de ponta a ponta) dos deslocamentos empresariais e a adotar uma gestão inteligente e baseada em dados.

Contando com recursos inovadores, o SAP Concur Travel & Expense não somente simplifica o processo de reservas e elaboração de roteiros das viagens de negócios, mas também permite calcular custo de viagem, receber os comprovantes de gastos e elaborar relatórios. Inclusive, tudo isso é feito em uma única plataforma.

Entre os principais benefícios do SAP Concur Travel & Expense, estão:

• registro completo de viagens, roteiros e gastos;
• painel consolidado com dados atualizados da viagem;
• conformidade total com as políticas de viagens e despesas da sua organização;
• possibilidade de pesquisar e reservar hotéis, passagens e outros serviços por meio da plataforma;
• integrações inteligentes e simplificadas com diversos sistemas;
• comodidade, flexibilidade e conectividade para utilizar a plataforma de qualquer lugar ou dispositivo;
• acompanhamento dos colaboradores em tempo real;
• possibilidade de escolher viagens sustentáveis;
• simplificação do processo de digitalização dos recibos e comprovantes de despesas;
• integração entre duas soluções da SAP Concur, o Concur Expense e o Concur Travel, para gerenciamento completo dos gastos corporativos e auditorias dos pedidos de reembolsos;
• monitoramento de indicadores, de forma a centralizar informações e fornecer insights valiosos para o planejamento de novas jornadas;
• simplificação do processo de aprovação e monitoramento das despesas.

Quando é necessário fazer o reembolso?

O reembolso é o ressarcimento de despesas por parte do funcionário, feitas durante um deslocamento para a realização de eventos ou negócios fora da empresa — e que estejam diretamente ligados às atividades do empreendimento.

Assim, o procedimento é obrigatório após a volta do colaborador para o ambiente corporativo tradicional. Os valores são restituídos nesse momento, uma vez que as instituições devem arcar com essas despesas, de acordo com a legislação.

Para garantir a conformidade das operações, também é fundamental conhecer os diversos tipos de políticas de reembolso de despesas corporativas. Isso garante bem-estar para o colaborador em seus deslocamentos e evita que o empreendimento se envolva em processos jurídicos que sujem sua imagem junto aos seus clientes e parceiros de negócio.

Como vimos, controlar as despesas com viagens é algo positivo sob vários pontos de vista: controle financeiro otimizado, cumprimento das normas previstas em lei, bem-estar do colaborador (que poderá se concentrar exclusivamente nos objetivos do deslocamento), entre outros. Nesse contexto, vale a pena contar com uma tecnologia especializada.

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