Descubra por que adotar soluções end-to-end em viagens corporativas

Às vezes, tudo o que gestores querem é uma ferramenta digital que atenda a todas as atividades previstas por uma determinada área do negócio. Assim, com uma solução de ponta a ponta (end-to-end), seria bem mais fácil conduzir os processos.

A boa notícia é que as soluções end-to-end estão longe de ser ficção científica: empresas parceiras já desenvolvem plataformas capazes de atender a todos os departamentos do negócio. Um exemplo é a tecnologia aplicada à gestão de viagens corporativas.

Neste post, mostraremos o conceito de soluções end-to-end e como ele se relaciona ao gerenciamento otimizado de viagens corporativas, atendendo a todos os detalhes para um deslocamento que seja útil tanto para a empresa quanto para o colaborador.

O que são soluções end-to-end?

Em inglês, end-to-end significa “de ponta a ponta”. Com a tradução, fica mais fácil entender o que são essas soluções: o termo é utilizado para descrever um sistema ou serviço que atende integralmente às necessidades e processos de uma empresa.

Nesse sentido, não será preciso contar com diversos fornecedores para conectar diferentes soluções. Uma aplicação end-to-end é desenhada para atender a todas as demandas de um determinado programa.

Além disso, é o próprio fornecedor que gerencia a implementação da solução, a integração e a manutenção, de forma que a empresa contratante tenha tudo o que necessita para otimizar seus processos.

Um exemplo: quando você contrata uma solução de viagens corporativas, aquela parceria só será entre o seu negócio e a empresa fornecedora. Não há a necessidade de envolver outros intermediários na operação — os contatos e o fornecimento são feitos diretamente entre duas partes.

Esse conceito é geralmente utilizado para empresas que desenvolvem soluções digitais e profissionais envolvidos com a tecnologia da informação, mas tem se expandido para outras áreas, como o marketing e a logística. Um dos motivos é a abrangência dessa filosofia, que facilita o desenvolvimento de aplicações ideais por colaboradores imersos nos processos.

Um sistema de gestão de viagens end-to-end, por exemplo, gerencia todas as atividades relacionados aos deslocamentos de um colaborador. Desde a compra da passagem até o reembolso das despesas, ocorrido após o retorno, essa solução digital cuidará de tudo.

Desse modo, a companhia tem uma visão global de tudo o que ocorre e pode tornar decisões melhores. Contudo, essa abrangência traz algumas responsabilidades: se o seu negócio quer transformar suas operações com uma solução desse tipo, é preciso contar com parceiros que estejam familiarizados com o conceito.

Para que servem?

O termo end-to-end se tornou popular nas empresas pela possibilidade de acompanhar cada etapa do processo de produção, para garantir que o resultado se alinhe totalmente às necessidades e preferências da empresa.

O conceito de end-to-end engloba uma filosofia de eliminar obstáculos e etapas intermediárias, como modo de entregar soluções para os problemas de maneira ágil. Incluir o mínimo de participantes ao longo de todo o ciclo de vida do projeto garante a eliminação de ruídos e interrupções causadas por pessoas que não estão familiarizadas com o escopo do projeto.

Nesse sentido, as soluções end-to-end também se referem a fornecedores de soluções digitais que têm o conhecimento técnico para acompanhar um projeto do início ao fim e fornecer tudo o que é necessário para criar uma solução viável. Isso inclui alguns ou todos os seguintes quesitos:

• hardware;
• software;
• mão de obra;
• procedimentos de manutenção;
• materiais extras, caso necessário.

Portanto, para solucionar a pergunta “Para que servem as soluções end-to-end?”, a resposta é simples: para qualquer empresa que queira otimizar um determinado processo, ao firmar parceria com fornecedores especialistas no assunto. Isso vale não apenas para viagens corporativas, mas também para outros campos diferentes, como atividades de logística.

Qual a importância de otimizar as viagens corporativas?

Você pode até pensar: basta que eu registre os gastos de uma viagem corporativa em uma planilha e acompanhe os gastos. Contudo, a verdade é que o registro manual é muito trabalhoso, não oferece a possibilidade de automatizar tarefas e depende de uma comunicação interrupta entre o colaborador em deslocamento e os gestores.

Essa ação compromete, por exemplo, a autonomia que o funcionário deve ter para realizar uma viagem corporativa. Ele terá que reportar todos os seus passos para seus supervisores, uma vez que dificilmente um planejamento manual mapeará todos os detalhes necessários

As soluções end-to-end são perfeitas para otimizar as viagens corporativas, que são uma maneira que a empresa encontra de expandir as suas oportunidades, treinar seus colaboradores e firmar novas parcerias, entre outros benefícios.

Por “viagem corporativa”, não nos referimos apenas a deslocamentos longos, para outros países. No conceito, entra qualquer jornada realizada pelo colaborador a serviço da empresa — com o devido consentimento de ambas as partes.

Nessas viagens, os colaboradores podem visitar outras sedes, entrar em contato com profissionais e enriquecer o seu currículo. Estamos falando de uma forma que tanto a organização como o funcionário encontram para sair da rotina e colocar a criatividade para funcionar na hora de buscar novos negócios.

Por isso, essas viagens se tornaram instrumentos estratégicos para organizações de diferentes portes, em diversos países. No entanto, pelo amplo número de cuidados necessários, podem gerar custos excessivos. Nesse sentido, é preciso que a empresa busque mecanismos de controle.

Afinal, se por um lado elas ajudam a ampliar o escopo de oportunidades do negócio, as viagens corporativas não são gratuitas. É preciso gastar com transporte, alimentação, hospedagem e outros fatores. Uma solução digital end-to-end surge para otimizar esse controle.

A importância da tecnologia

Como vimos, as viagens corporativas garantem muitos benefícios. No entanto, para que uma jornada ocorra da maneira ideal para a empresa e para os colaboradores, um software end-to-end centraliza os gastos e fornece, aos gestores e colaboradores, a oportunidade de visualizar os aspectos relacionados ao deslocamento.

Uma solução end-to-end otimiza diferentes frentes: a logística da jornada, o mapeamento dos custos, as necessidades relacionadas ao reembolso e ao adiantamento e, inclusive, a reserva de passagens.

Todo negócio precisa fazer uma gestão adequada das viagens corporativas. Essa prática não gera apenas a redução de custos, mas também ajuda os líderes a identificarem boas práticas para que os próximos deslocamentos sejam feitos com mais precisão e sem estresse para os colaboradores.

Muito além das viagens corporativas, soluções end-to-end buscam entregar um conjunto completo de funcionalidades para as empresas.

Por que usar soluções end-to-end em viagens corporativas?

Um exemplo perfeito de como as soluções end-to-end se encaixam perfeitamente nas viagens corporativas é a capacidade que elas promovem de acompanhar toda a jornada de um profissional em um único lugar. É mais segurança para ele e controle para o gestor.

No último tópico, foi possível entender um pouco mais sobre como é preciso adotar controles mais rígidos para que as viagens corporativas sejam financeiramente viáveis para as empresas.

Além desses fatores, agora vamos mostrar os modos específicos pelos quais essas soluções realmente trazem vantagens para empresas que contam com as viagens corporativas para expandir a sua marca.

Auxílio na integração da política de viagens

Em plataformas ponta a ponta, é possível integrar as funcionalidades que ela apresenta à política de viagens corporativas da empresa. Com isso, a empresa otimiza, por exemplo, todo o processo de reserva, gerenciamento e reembolso.

Para empresas que não têm ou ainda não estão satisfeitas com a política de viagens do negócio, a solução end-to-end é muito bem-vinda. Afinal, esse sistema pode ser personalizado de acordo com as regras da organização, em temas como os reembolsos, os limites de gastos, modelos de passagens e outros processos.

Conseguir essa padronização garante que os colaboradores possam se concentrar exclusivamente nos objetivos da viagem, sem ter que se preocupar com questões burocráticas. Como se não bastasse, a empresa ainda evita despesas não previstas no orçamento, já que tudo estará bem delineado com o auxílio da solução digital.

Visão clara de todos os processos

Com base na padronização do planejamento das viagens e com a conscientização dos colaboradores, todos os envolvidos terão uma visão cristalina a respeito das metodologias da companhia, assim como das suas metas.

Além disso, um sistema de gestão de viagens corporativas possibilita que a companhia desenvolva estratégias mais certeiras em relação a temas como vendas (ao planejar bem um trajeto), alinhamento de propostas com clientes e treinamentos dos colaboradores, que terão todas as suas etapas traçadas.

Conciliação automática de despesas

Como a política e as decisões relacionadas às viagens corporativas serão integradas à solução digital, as despesas são conciliadas de forma automática. Assim, o preenchimento manual de relatórios de despesas, que geram muito trabalho e podem conter erros ao serem preenchidos manualmente, não será mais necessário.

Soluções simples para viajantes e gestores

As plataformas com soluções end-to-end podem até parecer uma escolha que beneficia apenas os gestores, que poderão controlar custos de forma mais precisa, porém, elas também são vantajosas para os colaboradores que viajam. Afinal, eles terão facilidade para realizar reservas e solicitar reembolsos, por exemplo.

Enquanto os colaboradores ganham autonomia para realizar essas solicitações, os líderes podem gerir as viagens corporativas de forma mais global. Desse modo, uma solução end-to-end também pode ser entendida como uma plataforma que vai de uma ponta (os funcionários) até a outra (os gestores).

Hoje, já existem ferramentas que utilizam a inteligência artificial para otimizar ainda mais as funcionalidades da plataforma, aumentando a sua utilidade para todos os envolvidos na cadeia de um deslocamento corporativo. Um exemplo é o SAP Concur Travel & Expense, sobre o qual falaremos adiante no texto.

Redução de custos

Por meio de uma solução end-to-end será possível reduzir ou até eliminar os esforços manuais por parte dos colaboradores. Isso acontece porque a organização das jornadas também funcionará de ponta a ponta, isto é, desde a compra da passagem até o retorno do colaborador, principalmente se um reembolso for necessário.

Esse cenário viabiliza a redução dos gastos por parte do negócio com uma administração mais precisa e com todos os detalhes da viagem bem mapeados. Além disso, podemos falar de outras formas de cortar despesas, como a substituição de materiais impressos por softwares que digitalizam documentos e facilitam a consulta.

 Todos os fatores citados não apenas reduzem os gastos com viagens corporativas, mas também otimizam a gestão financeira. Isso porque as despesas ficam mais visíveis e concentradas dentro da política de deslocamentos, definida anteriormente. Nesse caso, as fraudes e erros nos processos são minimizados.

Aprovações simplificadas das despesas

Outro diferencial em sistemas de gestão end-to-end é o processo simplificado de aprovação. Em vez de ter que sair do programa para abrir e-mails, atender telefones ou fazer outras tarefas para realizar confirmações, todas as autorizações necessárias são realizadas na própria plataforma.

Com isso, os colaboradores que estão viajando e os gestores terão acesso a esses processos, sem ter que deslocar funcionários para fazer o controle manualmente.

Menos estresse para o colaborador que viaja

Não é raro que colaboradores se envolvam em disputas judiciais com as empresas para as quais costumavam viajar. Um dos motivos é a discrepância entre os valores que cada uma das partes alega ter sido o necessário para custear um deslocamento.

Com uma solução digital cujo objetivo é justamente tornar o planejamento e a condução das viagens mais precisas, isso dificilmente acontecerá.

Garantia de compliance

Por falar em conformidade com a legislação vigente, o compliance pode ser compreendido como um conjunto de práticas destinadas a garantir que a empresa opere dentro da lei, principalmente em relação ao uso dos recursos financeiros.

Além disso, o compliance fornece diretrizes para garantir o comportamento ético e os procedimentos legais e fiscais de uma empresa. Contudo, pode ser difícil obedecer fielmente às normas quando a política de viagens é falha e o planejamento não é bem-feito.

Nesse contexto, um colaborador pode até cometer um ato ilegal involuntariamente. Adotar uma solução end-to-end é um passo significativo que a companhia dá para garantir mais integridade às suas viagens corporativas.

Gestão de adiantamentos e reembolsos

Quando uma empresa seleciona um colaborador para uma viagem a trabalho, existem duas formas pelos quais o dinheiro para as despesas é repassado a ele: adiantamento ou reembolso.

O primeiro deles ocorre da seguinte forma: antes de viajar, a empresa aprova os valores que o profissional pode gastar, sendo que o dinheiro é entregue na hora. Já no reembolso, o montante de todas as despesas ocorre somente na volta do colaborador, por meio de recibos de compra que são apresentados por ele.

Contudo, há uma desvantagem em conduzir adiantamentos sem uma solução end-to-end. Na hora de prestar contas, não é incomum que ocorram problemas em relação à auditoria dos pagamentos, já que é muito mais complicado visualizar como os valores antecipados foram realmente gastos.

Dessa forma, há espaço para fraudes ou um problema como o dinheiro cair em uma conta negativada. Já em relação ao reembolso, há mais facilidades para a gestão, visto que o setor financeiro só repassará o dinheiro para o colaborador mediante a comprovação feita por recibos.

Quando uma solução end-to-end é utilizada para a gestão dessas duas formas de pagamentos, processos como a reserva de viagens são simplificados. Os próprios colaboradores podem reservar as passagens, com tarifas que estejam dentro das políticas de viagens.

Nada melhor do que apostar em uma tecnologia que controla os pagamentos, mas também fornece o acompanhamento de indicadores-chave em tempo real e relatórios automatizados e precisos que melhoram a tomada de decisão. A aplicação otimiza os processos de envio de comprovantes e notas fiscais de reembolsos via aplicativos.

Uso da tecnologia em nuvem

As melhores soluções end-to-end do mercado utilizam a tecnologia de nuvem, o que facilita a consulta dos relatórios, documentos e outros processos. Utilizar a cloud também reduz os gastos com dispositivos físicos de armazenamento, que podem ser roubados ou danificados.

Mais segurança da informação para a gestão

Um software de gestão para viagens corporativas garante segurança para que os responsáveis possam administrar o lado financeiro dos deslocamentos. Isso se traduz na proteção dos dados sensíveis do negócio, sabendo que o programa traz consigo diversas etapas de proteção nos processos.

Roubos e sequestros de dados, principalmente de clientes, são um dos grandes problemas empresariais — e são responsáveis pelo comprometimento da boa reputação da empresa no mercado.

Uma pesquisa recente da organização de pesquisa em cibersegurança FortiGuard Labs revelou que só o Brasil sofreu com 31,5 bilhões de tentativas de ataques virtuais a empresas diversas, somente no primeiro semestre de 2022. O problema vem se agravando, já que esses números indicam um crescimento de 94% em comparação ao mesmo período de 2021.

Por meio de uma plataforma digital inovadora, será possível não apenas acompanhar os gastos, mas ajustar políticas e ter relatórios detalhados à disposição. Desse modo, fica mais fácil investir em medidas de segurança da informação para o negócio.

É preciso lembrar que a mancha na reputação da empresa que não investe em segurança da informação poderá inviabilizar o negócio em relação aos competidores. Afinal, os consumidores não hesitam em buscar opções que têm uma postura mais ética em termos de proteção de dados.

Layouts otimizados e responsivos

Por fim, uma solução end-to-end para viagens corporativas conta com um layout responsivo e otimizado, o que permite que a plataforma seja utilizada a qualquer hora, em qualquer lugar. Basta uma conexão à internet.

Gestores podem acompanhar os dados em seus celulares e tablets, sem contar os tradicionais notebooks e dispositivos de mesa. Inclusive, é possível realizar todas as alterações necessárias por meio desses equipamentos, como as aprovações de pagamento e envio de notas para reembolso.

Quail a solução end-to-end mais indicada para viagens corporativas?

A melhor solução do mercado é o SAP Concur Travel & Expense. Estamos falando de um sistema de controle financeiro para empresas que desejam otimizar suas viagens corporativas, controlar seus custos e oferecer as melhores condições possíveis para o colaborador se deslocar em segurança.

O SAP Concur Travel & Expense funciona de acordo com a filosofia end-to-end: ele otimiza o processo de ponta a ponta, focando na logística dos deslocamentos e em uma gestão inteligente. Isso é possível por meio de recursos inovadores, que simplificam os procedimentos de reservas e elaboração de roteiros, mas também permitem outras funcionalidades como:

• cálculo de custo de cada viagem;
• recebimento dos comprovantes de gastos;
• elaboração de relatórios, tudo isso em uma mesma plataforma.

O SAP Concur Travel & Expense faz parte do portfólio de soluções end-to-end da SAP Concur, que focam na experiência positiva dos colaboradores. Os funcionários negociam, com mais facilidade e eficiência, a gestão dos seus percursos.

Fiel ao modelo end-to-end, ele integra o gerenciamento de viagens corporativas e despesas iniciadas pelos colaboradores em uma mesma plataforma. Todo mundo economiza tempo, e a empresa simplifica orçamentos e prevê gastos com precisão. Outros benefícios do programa são os seguintes:

• registro integral de viagens, gastos e roteiros;
• painel consolidado, que oferece informações atualizadas das viagens;
• total conformidade com as políticas definidas de viagens e despesas do negócio;
• pesquisa e reserva de hotéis, passagens e outros serviços, de maneira centralizada;
• integrações simplificadas e inteligentes com outros programas, como ERPs;
• comodidade e flexibilidade para colaboradores que estejam em qualquer lugar do mundo, independentemente do horário;
• monitoramento dos colaboradores em tempo real;
• possibilidade de escolher as opções mais sustentáveis de viagens;
• digitalização dos recibos e comprovantes dos gastos;
• conectividade com outros programas de gestão financeira para o gerenciamento integral dos gastos corporativos e auditorias precisas dos pedidos de reembolsos;
• simplificação da aprovação e do acompanhamento das despesas.

Indo além, o SAP Concur Travel é intuitivo e responsivo, ou seja, se adapta bem em qualquer dispositivo, dos smartphones aos notebooks. Tudo isso sem prejudicar a experiência do usuário.

A expertise da SAP Concur

Se o seu objetivo é utilizar uma solução end-to-end voltava para a gestão das viagens corporativas, precisa escolher um parceiro que entenda bem dos dois mundos: a tecnologia avançada e o controle do gerenciamento dos deslocamentos.

O objetivo da SAP Concur é que as empresas operem da melhor forma possível, atingindo o seu máximo potencial. Não à toa, somos líderes mundiais em soluções de gerenciamento de viagens, faturas e despesas. Por isso, na hora de escolher uma tecnologia, você fará uma ótima escolha priorizando o SAP Concur Travel & Expense.

Nossa solução integra dados e utiliza a inteligência artificial na análise das transações, para que as empresas consigam visualizar exatamente os valores que estão gastando, otimizar o seu nível de conformidade e evitar pontos cegos em seu orçamento.

Desenvolvemos soluções dedicadas a simplificar e automatizar os processos diários. Nosso objetivo é tornar possível um mundo no qual a gestão das viagens e despesas é realizada de forma automática, o que ajuda as organizações a atingirem o seu melhor desempenho todos os dias.

Como foi possível perceber no post, é a tecnologia end-to-end a principal aliada para otimizar os deslocamentos corporativos. É por isso que as soluções da SAP Concur atendem a essas necessidades.

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