Descubra o que é gestão integrada e como fazer de forma eficiente

A gestão integrada consiste em alinhar diversas áreas e pessoas: setores, colaboradores, objetivos. O resultado é um trabalho mais direcionado e preciso, de modo que cada funcionário entenderá como as tarefas contribuem para os resultados.

No entanto, não basta apenas adotar essa abordagem no discurso oficial da empresa. É preciso trabalhar com soluções digitais, conscientizar os colaboradores e extrair conhecimento relevante para melhorar a tomada de decisão. A seguir, veja o que está por trás do conceito de gestão integrada e como proceder.

O que é gestão integrada?

É um modelo de gestão no qual os diversos setores que compõem uma empresa são conduzidos de maneira unificada, em um modelo de administração integrada. Isso facilita a visualização das informações, a administração das rotinas e as tomadas de decisão por parte dos líderes. Afinal, eles terão mais elementos para decidir de maneira embasada.

A ideia aqui é obter os dados de diferentes áreas da empresa e centralizá-los em um só local, onde é possível ter uma visão de todos os seus processos de forma muito mais completa. Quando falamos de viagens corporativas, é essencial ter um bom controle integrado das jornadas.

Dessa forma, a empresa gasta apenas o suficiente para cumprir os seus objetivos de negócio e se protege contra fraudes de reembolso — geralmente ocasionadas por processos pouco claros, que facilitam que as pessoas levem vantagem em cima da organização.

Quais os tipos?

Vamos conhecer agora os modelos de gestão integrada que sua empresa pode implementar para reforçar alguns aspectos corporativos:

• gerenciamento integrado de processos — o foco é em executar as tarefas internas da melhor forma possível e integrar áreas para atingir uma rotina mais eficiente;
• gestão integrada de qualidade — quando a preocupação é atender a critérios mais rígidos de qualidade. Para isso, será necessário integrar os processos de controle nas etapas de desenvolvimento;
• gestão integrada de sustentabilidade — a preocupação é disseminar práticas sustentáveis para as áreas diversas da empresa, com o uso mais direcionado de recursos e a adoção de práticas para mitigar os impactos causados ao meio ambiente.

Vale lembrar que o foco está em unir diferentes setores e tarefas para atingir objetivos comuns. Essas divisões só reforçam alguns pontos específicos para serem melhorados na empresa, de modo que todos os que fazem parte dela colham os frutos.

No universo das viagens corporativas, a gestão integrada de processos tem uma importância ainda maior. É ela que orienta todas as ações, desde a definição dos trajetos até o retorno e pedido de reembolso do colaborador.

Por que fazer gestão integrada?

Alguns dos benefícios da gestão integrada são os seguintes:

• integração dos colaboradores — embora esse benefício pareça óbvio, a verdade é que muitos colegas de trabalho não se comunicam nem trocam informações. Isso gera retrabalho, conclusões desencontradas e decisões precipitadas. Com a mudança de mentalidade para um modelo em que todo mundo está alinhado, o trabalho coletivo será ainda mais produtivo;
• centralização das informações, de modo que os gestores sempre tenham dados sólidos para consultar. Assim, há um gerenciamento unificado;
• alinhamento de objetivos, uma vez que cada colaborador saberá como o trabalho que ele faz contribui para as metas de negócio;
• adoção de tecnologias inovadoras, já que é preciso ter soluções digitais para mapear cuidadosamente os processos e colocar a gestão integrada em prática.

Como fazer gestão integrada de viagens corporativas?

Agora, entenda as principais etapas para adotar definitivamente a gestão integrada em seu negócio.

Colete as informações

O primeiro passo é realizar um levantamento robusto das informações. Por isso, será preciso coletar dados sobre os procedimentos vigentes, consultar os chefes de departamentos e unificar os sistemas de gestão existentes dentro da empresa.

Ao reunir informações, os líderes começam a identificar pontos específicos de melhoria e insights para mudanças na rotina, lançamento de produtos, redução de focos de desperdício de recursos, entre outros pontos.

Elabore um plano estratégico

Tão importante quanto obter informações, é utilizá-las de maneira a melhorar os resultados da organização. Com as informações coletadas, é possível desenvolver um plano estratégico para a execução da gestão integrada, definindo metas e objetivos.

Centralize a gestão

Lembre-se: os setores devem estar integrados, mas as informações reunidas devem ser centralizadas para os gestores terem dados suficientes para tomar as decisões de negócio.

No caso das viagens corporativas, cada gasto importa. Quando os gestores têm dados atualizados, provenientes de um sistema de gestão integrado, será mais fácil verificar os custos médios, identificar fraudes e pontos de melhoria.

Defina políticas claras

Quais são os seus objetivos ao buscar uma gestão integrada? É apenas unir o trabalho feito pelos diferentes setores ou centralizar as informações para todos? Essas são algumas questões para ter em mente antes de modificar radicalmente os processos.

Por isso, defina os objetivos da abordagem de uma gestão integrada. Lembre-se de que eles precisam estar de acordo com a missão e os valores do negócio. Estabeleça algumas metas claras, como:

• otimização de processos, de modo que a qualidade dos produtos e serviços finais aumente;
• melhoria nas rotinas da empresa, para a produtividade crescer;
• redução de riscos e desperdícios;
• melhoria na tomada de decisões, com mais informações nas mãos dos gestores.

Siga uma conformidade

Mencionamos os riscos no tópico anterior, então vale citar a importância das políticas de conformidade. Elas protegem o negócio de cometer possíveis violações legais e garantem que os gestores tenham uma visão ampla do que ocorre no empreendimento. No caso das viagens corporativas, por exemplo, monte uma equipe para evitar falhas no reembolso corporativo e proteger a empresa de fraudes.

Otimize a comunicação

Depois de definir a política de gastos relacionadas às viagens corporativas, conscientize os colaboradores sobre os benefícios de uma integração entre os setores e rotinas para alcançar bons resultados. Converse com representantes de todos os setores e argumente sobre os ganhos de um trabalho conjunto, que alinhe as tarefas realizadas por todos.

Como a tecnologia pode ajudar?

O SAP Concur Travel & Expense é um sistema de gestão integrada em nuvem dedicado às empresas que desejam melhorar o controle de despesas de viagens corporativas. Com ele, os gestores têm um controle end to end dos deslocamentos. Algumas das suas funcionalidades são:

• registro integral das viagens, gastos e roteiros, essencial para uma gestão integrada que depende de gerar informações atualizadas para os gestores;
• painel com dados atualizados de cada viagem;
• conformidade com as políticas estabelecidas de viagem;
• pesquisa otimizada de hotéis, passagens e outros serviços relacionados;
• integração inteligente com outros sistemas, como ERP, sistema de informação muito utilizado no mercado;
• comodidade para utilizar a ferramenta de qualquer lugar do mundo, em qualquer dispositivo conectado à internet;
• acompanhamento dos colaboradores em suas jornadas, em tempo real;
• possibilidade de escolher viagens mais sustentáveis.

Qual a importância do monitoramento constante?

Sistemas como o SAP Concur Travel & Expense são valiosos porque conseguem manter o controle e monitoramento da gestão da empresa, pois fornecem registros e relatórios para tornar as decisões mais precisas.

Assim, os gestores identificam oportunidades de melhoria, analisando dados e retirando conhecimento relevante da ferramenta. Com o monitoramento constante, será possível comparar dados de viagens antigas e definir os gastos da nova jornada, com base em informações sólidas.

Agora que você sabe o que é a gestão integrada, já pode começar a implementar essa abordagem nos processos da sua empresa. Lembre-se da importância de contar com uma solução digital eficiente e de conscientizar os colaboradores, de modo que essa mentalidade de coordenação integrada se espalhe pela organização.

Por falar em tecnologia, saiba como escolher a solução certa para a sua empresa em crescimento!