Departamento de compras: saiba como otimizar os processos do setor

Embora nem todos saibam, o departamento de compras é altamente estratégico em uma empresa. Afinal, as escolhas realizadas no setor impactam diretamente a saúde financeira da organização, afetando os custos, as despesas, as margens de lucro e a comercialização de produtos e/ou serviços.

É por essas razões que a área tem o potencial de "virar o jogo" e converter uma necessidade em uma oportunidade de economizar e de alavancar o negócio. Inclusive, a aquisição de insumos pode potencializar a eficiência de outros departamentos.

No entanto, para aproveitar esses resultados, é essencial prestar atenção a alguns aspectos decisivos, como planejamento, estipulação de políticas, habilitação de fornecedores e administração de riscos na estruturação da área.

A seguir, entenda melhor o conceito de departamento de compras, sua importância, seus desafios e saiba como colocar em prática a otimização do setor e por que o uso da tecnologia é considerado indispensável nesse sentido. Confira!

O que é o departamento de compras?

O departamento de compras é a área responsável por adquirir bens e serviços necessários para a operação de uma empresa. As suas funções, como veremos mais adiante, incluem a negociação com fornecedores, a gestão de contratos, o controle de custos e a garantia de qualidade, visando a suprir as necessidades da organização de maneira eficiente e econômica.

Inclusive, o departamento de compras é um setor que tem a função vital de assegurar a operação orgânica e eficaz das empresas. Para tanto, é essencial que os profissionais da área disponham de todas as ferramentas e os recursos necessários, viabilizando a execução das suas tarefas de maneira apropriada.

Qual é a sua função e o que faz parte do setor?

Nas empresas, o ato de "comprar" engloba diversas variáveis. Trata-se, sem dúvidas, de uma responsabilidade significativa que pode afetar decisões estratégicas determinantes, como o preço das soluções comercializadas.

Por isso, é essencial que o departamento responsável por essas aquisições estabeleça políticas que contribuam para a sustentabilidade financeira da organização. Nesse sentido, em meio às funções do setor, estão inclusas:

• manutenção da operação empresarial por meio da compra de suprimentos;
• prospecção de fornecedores;
• negociação;
• controle dos orçamentos;
• elaboração de políticas de compras;
• administração dos prazos das entregas.

Qual é a importância do departamento de compras?

O departamento de compras é frequentemente visto apenas como um setor de back-office por muitas empresas — o que é um equívoco. A área é vital não só para a qualidade das operações da empresa, mas também para a otimização dos lucros e para a minimização de desperdícios financeiros.

Por isso, a sua gestão deve ser estratégica, fundamentada em dados e frameworks contemporâneos. Inclusive, a automação dos processos é essencial para controlar as despesas operacionais, assegurar o abastecimento do estoque. Também previne problemas com fornecedores e eleva a satisfação dos clientes internos, que demandam produtos e serviços.

Nesse contexto, a importância do setor de compras passa diretamente por:

• assegurar a precisão dos estoques;
• eliminar desperdícios;
• elevar o saving de compras;
• produzir dados para embasar as decisões corporativas dentro e fora do setor;
• aumentar a qualidade da produção/prestação de serviços na organização;
• atender às necessidades dos clientes internos;
• escolher os melhores fornecedores e evitar eventuais dores de cabeça.

Quais são os desafios enfrentados?

O departamento de compras também é um dos setores que mais enfrentam desafios nas empresas, incluindo:

• seleção de bons fornecedores — é essencial que os profissionais que atuam na área façam comparativos e pesquisas para encontrar as melhores opções;
• busca do melhor custo-benefício — afinal, nem sempre o fornecedor que pratica os preços mais atrativos é o que tem os insumos de melhor qualidade;
• aquisição do volume necessário — é fundamental haver um bom controle de estoque para não haver prejuízos financeiros por falta ou excesso de insumos.

Como otimizar o departamento de compras?

A otimização do departamento de compras é essencial para diminuir despesas, elevar a eficiência operacional e assegurar a qualidade dos produtos comprados. Essa iniciativa aprimora o gerenciamento de fornecedores, reduz riscos na cadeia de suprimentos e favorece a sustentabilidade empresarial, levando a uma maior competitividade e aumentando a rentabilidade da empresa.

A seguir, veja os passos envolvidos no processo!

Planejamento de compras

O planejamento de compras é indispensável para a otimização do setor, por possibilitar previsões acuradas, a administração eficaz de estoques e negociações benéficas com os fornecedores. A medida ainda diminui desperdícios e custos, assegura a disponibilidade de materiais no momento adequado, promove a continuidade das operações e aumenta a margem de lucro.

Gestão de fornecedores

Trata-se também de uma ação imprescindível para a otimização da área de aquisições, haja vista que garante a qualidade dos materiais, as condições de comércio vantajosas e as entregas no prazo. O adequado gerenciamento, inclusive, cria parcerias estratégicas, diminui os riscos na cadeia de suprimentos e aprimora a negociação de custos, favorecendo a eficiência operacional e a sustentabilidade corporativa.

Automação de processos

É vital para otimizar as operações, reduzindo erros humanos e aumentando a eficiência. Além disso, a automação facilita o acompanhamento de pedidos, agiliza a comunicação com os fornecedores e melhora a análise de dados. Isso resulta em tomadas de decisão mais precisas e ágeis, também liberando a equipe para se dedicar a tarefas estratégicas, subindo o nível de competitividade da companhia.

Padronização

A padronização no departamento de compras é essencial para assegurar a consistência, minimizar os erros e simplificar a comparação entre fornecedores. Tudo isso, por sua vez, contribui para uma administração mais eficiente e econômica.

Negociações estratégicas

As negociações estratégicas são fundamentais para aprimorar o departamento de compras, assegurando preços mais vantajosos, termos de pagamento favoráveis e a qualidade dos produtos. Aliás, elas "consolidam" parcerias com bons fornecedores, diminuem custos e riscos e elevam a eficiência operacional, impulsionando a competitividade e a rentabilidade do negócio.

Controle de estoque

Trata-se de uma ação decisiva para a otimização do setor de abastecimento, prevenindo tanto o excesso quanto a escassez de materiais. A partir da medida, torna-se viável diminuir os custos de armazenagem, prevenir a obsolescência e assegurar a disponibilidade dos produtos, contribuindo para a eficiência operacional.

Gestão de contratos

A administração de contratos é determinante para a otimização do setor de compras, garantindo o cumprimento dos termos, dos prazos e dos preços estabelecidos. A medida ainda reduz riscos legais, aprimora as relações com os fornecedores e assegura transparência e eficiência nas compras.

Análise de dados

A análise de dados é imprescindível para a otimização do departamento de compras, haja vista que facilita a identificação de padrões, a previsão de demandas e a avaliação do desempenho dos fornecedores. Ao fazê-la, você contribui para uma melhor tomada de decisão, para a redução de custos e para o incremento da eficiência, o que resulta em uma gestão mais estratégica e fundamentada.

Treinamento da equipe

É uma iniciativa essencial para otimizar o departamento de compras, já que aprimora as habilidades e os conhecimentos sobre as melhores práticas, as tecnologias atuais e as negociações. Isso aumenta a eficiência, reduz erros, e fortalece a capacidade de enfrentar desafios, resultando em uma gestão mais eficaz e estratégica.

Por que o uso da tecnologia é indispensável?

Como observado, o time do departamento de compras desempenha uma variedade de tarefas e agrupa diversas responsabilidades a serem cumpridas. Qualquer erro — mesmo que pequeno — tem o potencial de causar problemas graves para a empresa.

Vimos, por exemplo, que não adquirir a quantidade adequada de insumos pode resultar na interrupção das operações. Como resultado, então, os clientes não são atendidos, impactando negativamente o faturamento e a participação da empresa no mercado.

Da mesma forma, a falha em qualificar de maneira adequada os fornecedores, pode resultar na escolha de parceiros comerciais que apresentam riscos ao negócio. Isso pode incluir problemas para a reputação, finanças, bem como em relação a aspectos jurídicos e de desabastecimento. Diante disso, talvez você esteja se perguntando: "Como posso prevenir o enfrentamento de tais desafios?".

Bem, a resposta mais eficaz envolve a adoção da tecnologia como uma ferramenta de suporte para o departamento de compras. A partir das soluções ideais, torna-se viável:

• automatizar atividades repetitivas;
• elevar o nível de produtividade dos profissionais;
• reduzir (ou mesmo eliminar) de erros;
• minimizar o retrabalho;
• diminuir gastos operacionais;
• embasar as tomadas de decisão provenientes do uso de dados;
• garantir transparência e de compliance em todos os processos;
• facilitar a comunicação com outros departamentos;
• fortalecer o relacionamento com os fornecedores.

Como vimos, a otimização do departamento de compras é imprescindível para empresas que buscam eficiência operacional e vantagem competitiva. A iniciativa reduz custos por meio de negociações estratégicas e de uma gestão eficiente de fornecedores, assegurando também a qualidade dos produtos, minimizando os riscos da cadeia de suprimentos e mantendo a continuidade das operações. Nesse sentido, esperamos que o passo que trouxemos possa contribuir de maneira efetiva para essas ações em sua empresa.

Agora, aproveitando o gancho, que tal conferir o nosso guia básico para a gestão de despesas?