Contas a pagar: aprenda como realizar uma gestão eficiente em 6 passos

A gestão eficiente das contas a pagar é um desafio enfrentado por muitas empresas no Brasil. Conforme o SEBRAE, cerca de 50% dos novos negócios encerram suas atividades nos primeiros cinco anos, em grande parte devido à falta de controle financeiro. Essa realidade se tornou ainda mais crítica nos últimos dois anos, marcados pela pandemia e pelo fechamento recorde de empresas.

Para evitar que sua empresa faça parte dessa estatística alarmante, é fundamental investir em soluções que permitam o controle preciso dos gastos e recebimentos. Garantir o pagamento pontual das contas é crucial para evitar juros, multas e outras penalizações, fortalecendo assim a saúde financeira do seu negócio.

Neste guia, apresentaremos informações essenciais sobre como realizar uma gestão eficaz das contas a pagar. Você encontrará orientações sobre o controle financeiro e seis passos fundamentais para manter a saúde financeira da sua empresa em dia. Continue lendo para garantir o crescimento e o sucesso sustentável do seu empreendimento.

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O que é o contas a pagar da empresa e quais são as suas funções?

O departamento de contas a pagar é uma parte vital de qualquer empresa, independentemente do seu tamanho ou setor de atuação. Sua função principal é gerenciar e controlar os compromissos financeiros da empresa com fornecedores, prestadores de serviços e demais parceiros.

A seguir, conheça em detalhes as funções do contas a pagar nas empresas e por que é essencial manter um controle eficiente dessa área.

Gerenciar compromissos financeiros

O principal papel do departamento de contas a pagar é gerenciar e registrar todas as obrigações financeiras que a empresa possui com terceiros. Isso inclui faturas de fornecedores, aluguel, empréstimos, impostos e outros tipos de despesas.

Garantir cumprimento de prazos

O contas a pagar é responsável por acompanhar as datas de vencimento de todas as contas e assegurar que os pagamentos sejam feitos dentro dos prazos acordados. O não cumprimento desse aspecto pode resultar em multas, juros e até mesmo em problemas legais.

Negociação de condições de pagamento

Este departamento muitas vezes atua na negociação de condições de pagamento com fornecedores. Isso pode incluir acordos de pagamentos parcelados, descontos por pagamentos antecipados e outras formas de otimização financeira.

Análise de fluxo de caixa

O controle de contas a pagar é fundamental para a elaboração do fluxo de caixa da empresa. Saber quais contas devem ser pagas em um determinado período ajuda na projeção de receitas e despesas, o que é vital para a gestão financeira.

Prevenção de Perdas Financeiras

Um controle eficiente das contas a pagar ajuda a evitar pagamentos duplicados, erros nas faturas e até mesmo fraudes. Isso reduz perdas financeiras e mantém a saúde da empresa.

Qual a importância da gestão de contas a pagar?

Realizar uma boa gestão de contas a pagar é extremamente importante para o controle financeiro da sua empresa. Todo o dinheiro que entrar ou sair da sua empresa deve ser acompanhado para que o setor financeiro consiga realizar a gestão corretamente. Isso implica em obrigações muito além de pagar contas.

Para garantir a saúde financeira da empresa, é necessário o fazer um controle de estoque eficiente, evitando desperdício ou a falta de itens essenciais; pagamento de contas no dia correto, para evitar atrasos, multas e juros; controle de todo o dinheiro que entra no caixa, etc.

Outro benefício da gestão de contas a pagar é a possibilidade de negociar com fornecedores, procurando sempre os melhores preços e condições de pagamento, sem abdicar da qualidade do produto ou serviço que será entregue para o cliente.

Além disso, o controle correto das contas a pagar ajuda a evitar fraudes e pagamentos indevidos, já que sua equipe terá um controle maior de todos os gastos.

Como fazer o controle das contas a pagar?

Agora que você já sabe a importância de realizar um bom controle das contas a pagar, vamos entender como fazer o controle das contas a pagar da sua empresa de maneira eficiente.

Tenha todas as movimentações registradas

A primeira atividade que deve ser realizada pela equipe responsável é o registro de todas as movimentações financeiras realizadas na empresa, seja o pagamento efetuado pelos clientes ou de contas e salários dos colaboradores.

Tudo isso deve ser registrado não importando o valor, pois cada valor é essencial para o controle de fluxo de caixa, ciclo operacional e financeiro, bem como para o controle de estoque.

Faça a prevenção das contas a pagar

Com tudo registrado é possível realizar a análise de todos os gastos e fazer uma prevenção das contas que devem ser pagas. Isso garante que a saúde financeira da empresa esteja adequada e permite ter um capital de giro.

Ou seja, assim é possível garantir que a sua empresa consiga investir em tecnologias, contratar novos colaboradores, aumentar sua capacidade de produção, melhorar o espaço físico, etc.

A prevenção de contas também permite determinar quais contas são mais importantes de serem pagas, evitando que sua organização contraia dívidas e precise pagar juros, multas ou outros tipos de penalização.

Controle os pagamentos

Como os pagamentos já estão registrados, agora é o momento da equipe responsável controlar para que eles sejam realizados no dia correto. Também é fundamental ter um controle para assegurar que o valor em questão tenha sido enviado para o beneficiário certo.

Afinal, muitas empresas podem acabar perdendo muito dinheiro ou precisando entrar com ações contra a instituição financeira ao fazer transferências para as pessoas erradas.

Analise o fluxo de pagamentos

Realizar a análise de fluxo de pagamentos é uma tarefa muito importante. Essa atividade consiste em verificar e analisar o total de pagamentos realizados, as contas que continuam pendentes para serem pagas, os pagamentos atrasados e o valor de multas e juros que serão cobrados devido a contas vencidas.

Esse acompanhamento garante que você saiba exatamente o que está devendo e o que ainda precisa ser pago, permitindo que as melhores decisões sejam tomadas, sempre visando uma saúde financeira melhor.

Acompanhe o fluxo de caixa

Por último, é extremamente importante fazer o acompanhamento do fluxo de caixa. Ele se refere ao movimento de entrada e saída de capital da empresa. É importante que o setor tenha uma rotina para analisar como anda o fluxo para poder acompanhar os resultados.

Às vezes um acompanhamento rápido dessa métrica já mostra que a relação entre contas a pagar e a receber não está saudável. Em casos assim a empresa precisa tomar algumas medidas, como negociar datas de pagamentos ou reduzir o intervalo entre entradas e saídas.

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Quais são as principais diferenças entre o contas a pagar e o contas a receber?

Em resumo, a diferença entre contas a pagar e a receber reside na direção financeira: contas a pagar envolvem as obrigações financeiras que a empresa deve cumprir com terceiros, enquanto contas a receber dizem respeito aos valores que a empresa espera receber de terceiros.

A seguir, vamos esmiuçar o assunto para um melhor entendimento sobre os aspectos envolvidos nesses processos. Confira!

Natureza das transações

As principais diferenças entre contas a pagar e contas a receber residem na natureza das transações financeiras. Contas a pagar representam as obrigações financeiras da empresa com terceiros, como fornecedores e despesas a serem quitadas.

Em contraste, contas a receber envolvem os valores que a empresa tem a receber de terceiros, como clientes e parceiros de negócios, decorrentes de vendas ou serviços prestados a crédito.

Classificação contábil

Do ponto de vista contábil, contas a pagar são consideradas passivos, pois representam dívidas pendentes da empresa. Elas são registradas no lado do passivo do balanço patrimonial. Por outro lado, contas a receber são ativos, pois representam valores a serem recebidos pela empresa. Esses ativos são registrados no lado do ativo do balanço patrimonial.

Finalidade na gestão financeira

Contas a pagar são gerenciadas para garantir que a empresa cumpra suas obrigações financeiras de forma pontual e eficiente, evitando penalidades por atrasos nos pagamentos.

Por sua vez, contas a receber são acompanhadas e cobradas para assegurar que a empresa receba os valores devidos por seus clientes e parceiros dentro dos prazos estipulados. Dessa forma, contribui para a manutenção de um fluxo de caixa adequado e saudável.

Como fazer uma gestão eficiente de contas a pagar?

Para complementar ainda mais a sua gestão de contas a pagar, separamos 6 passos que vão ajudar na hora de tomar as melhores decisões financeiras e fazer um controle de gastos eficiente.

1. Se atente as datas de vencimento

Pode parecer óbvio, mas é extremamente importante se atentar às datas de vencimento das contas. Muitas empresas acabam contraindo dívidas enormes por negligência e falta de planejamento na hora de pagar as contas no período certo.

Contas em atraso acumulam juros e multas, que para serem pagas, pode ser necessário a realização de um empréstimo. Tudo isso se acumula e se torna uma dívida enorme para que sua empresa consiga pagar.

2. Acompanhe as entradas

As contas a pagar e o dinheiro a receber devem ser acompanhadas juntamente. Ao controlar o dinheiro que entrará em caixa será mais fácil definir os dias que os pagamentos devem ser realizados.

3-.Padronize as informações

Toda a conta a ser paga precisa ter informações como valor, prazo, forma de pagamento, etc. Quando uma dessas informações não está presente, normalmente alguém da área terá o retrabalho e todo o processo será atrasado (inclusive o próprio pagamento poderá ser feito com atraso).

4. Defina responsabilidades

É muito importante que cada colaborador da equipe responsável pelo controle das contas a pagar saiba quais contas estão sob sua responsabilidade. Isso ajuda para que nenhuma conta seja esquecida.

5. Utilize centros de custo

Os centros de custos são as áreas da sua empresa, catalogadas conforme o custo que cada uma gera, como setor comercial, administração, marketing, produção. Fazer essa separação fica mais fácil entender aqueles que estão rendendo mais e menos. Caso seja necessário cortar despesas, essa divisão possibilita cortes mais precisos.

6. Conte com a ajuda da tecnologia

A tecnologia desempenha um papel fundamental na organização eficiente das entradas e saídas financeiras de uma empresa. Sistemas de gestão financeira e software especializado, como ERPs e softwares de contabilidade, automatizam processos, tornando mais fácil e preciso o registro, acompanhamento e análise de todas as transações financeiras.

Essas ferramentas permitem que as empresas obtenham uma visão abrangente de suas finanças, gerenciando contas a pagar e a receber, fluxo de caixa e relatórios financeiros, de maneira mais eficaz.

Além disso, a automação ajuda a reduzir erros humanos e economizar tempo, permitindo que as organizações tomem decisões financeiras mais informadas e estratégicas. 

 Leia também: Como aumentar a produtividade da equipe com a tecnologia de gestão financeira?

Como o SAP Concur Travel & Expense pode aumentar a eficiência na gestão?

O SAP Concur Travel & Expense é um sistema de controle financeiro para empresas e viagens corporativas que pode ajudar o seu negócio a otimizar todo o controle end to end dos deslocamentos empresariais e a ter uma gestão inteligente.

Contando com recursos inovadores, o SAP Concur Travel & Expense não somente simplifica o processo de reservas e elaboração de roteiros das viagens de negócios, mas também permite calcular custo de viagem, receber os comprovantes de gastos e elaborar relatórios, tudo por uma mesma plataforma.

 Dentre os principais benefícios do SAP Concur Travel estão:

• registro completo das viagens, roteiros e gastos;
• painel consolidado com dados atualizados da viagem;
• conformidade total com as políticas de viagens e despesas da sua organização;
• possibilidade de pesquisar e reservar hotéis, passagens e outros serviços por meio da plataforma;
• integrações inteligentes e simplificadas com diversos sistemas;
• comodidade, flexibilidade e conectividade para utilizar a plataforma de qualquer lugar ou dispositivo;
• acompanhamento dos colaboradores em tempo real;
• permite a escolha de viagens sustentáveis;
• simplifica a digitalização dos recibos e comprovantes de despesas;
• possibilita a integração com o Sap Concur Expense para gerenciamento completo dos gastos corporativos e auditorias dos pedidos de reembolsos;
• simplifica a aprovação e monitoramento das despesas.

Em resumo, a gestão eficaz das contas a pagar é essencial para a sobrevivência e prosperidade das empresas, especialmente em um cenário onde tantos negócios fecham suas portas precocemente. Evitar a inadimplência e suas consequências, como juros e multas, é fundamental para manter a saúde financeira.

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