Conheça as melhores formas de otimizar um relatório de viagens corporativas

A realização de relatórios é algo normal no mundo corporativo. Todas as empresas que prezam pela organização das finanças precisam ter relatórios atualizados sobre os gastos a fim de mantê-los em controle e não serem surpreendidas por desastres financeiros muitas vezes irreparáveis.

Em instituições que viajam a negócios, o relatório de viagens corporativas se torna imprescindível para o processo de reembolso de despesas. Se não houver uma comprovação documentada, como em um relatório, possivelmente a organização perderá o controle sobre seu financeiro e o próprio relatório ajuda no planejamento de investimentos, além da prestação de contas.

Antigamente, o relatório de viagens corporativas era feito de forma manual, o que atrasava os processos empresariais, deixando-os travados, muitas vezes, por falta de informações ou erros manuais.

Se você deseja ter um documento otimizado, acompanhe esse blog!

Veja mais: Sistema de viagens corporativas: por que é tão necessário?

Qual a importância de um relatório de viagens corporativas?

A princípio, o relatório de viagens corporativas remete à organização das finanças e do processo de reembolso de despesas, já que ele é responsável por registrar cada gasto, desde alimentação, hospedagem, transporte, entre outros.

Com esse orçamento em mãos, é possível determinar o custo das viagens a negócio e como elas impactam no planejamento da empresa. Dessa forma, o gestor pode observar se esses deslocamentos estão trazendo novos clientes e se eles valem realmente a pena.

O relatório de viagens corporativas também auxilia na redução de desperdícios, já que as boas práticas dele prezam pelo orçamento adequado ao momento da empresa. E, atrelado a isso, vem a otimização do tempo dos processos internos, que não sofrerão com pausas nem gargalos, ou retrabalhos vindo de erros manuais.

Outro ponto crucial é a centralização das informações. A sua equipe perderia muito tempo hábil procurando dados se cada um fornecesse um relatório de forma diferente, não é mesmo? Por isso, em relatórios padronizados, as informações ficam disponíveis de forma estruturada e clara, facilitando o acesso de qualquer setor.

Relacionado ao tópico anterior, quando se tem informações em um único lugar, a análise se torna bem mais fácil. E essa análise é inteiramente dependente do relatório de viagens corporativas que possui todos os gastos durante os deslocamentos.

Por fim, com um documento eficiente, a tomada de decisão se torna mais assertiva, visto que todo o processo analítico está organizado e os gestores conseguem enxergar tudo o que acontece na empresa para determinarem onde os investimentos serão feitos.

Leia também: Relatório integrado: como otimizar as informações com as melhores práticas

Conheça as melhores formas de otimizar um relatório de viagens corporativas

Depois de compreender como o relatório de viagens corporativas impacta em todo o orçamento da empresa, separamos algumas dicas das melhores formas de otimizá-lo. Assim, você garante que ele seja criado de acordo com as expectativas atuais da organização. Veja abaixo:

Criar uma política de reembolso corporativo

Para que haja um relatório de viagens corporativas bem estruturado, antes disso precisa ter uma política de reembolso corporativo. Nela, devem estar todos os gastos referentes às viagens de negócio, bem como seus limites e detalhes do que pode ou não ser reembolsado.

Padronizar o relatório de viagens corporativas

Apesar de não haver uma regra de padronização, formular uma estrutura padrão de relatório de viagens corporativas exige algumas informações fundamentais como: nome do viajante, data, destino.

Controlar o comprovante de gastos

Um relatório de viagens corporativas só serve como controle de orçamento se houver comprovação dos gastos por meio de um recibo. Quando se trata da SAP Concur e suas ferramentas tecnológicas, o documento pode ser enviado por meio do aplicativo, de forma on-line e rápida, agilizando o processo de reembolso de despesas.

Usar um ERP tecnológico

Os melhores programas de viagens permitem que os gestores de viagens mantenham o controle e, ao mesmo tempo, concedam aos colaboradores a liberdade de reservar viagens sozinhos. Com as soluções SAP Concur e nosso ecossistema de parceiros fornecedores, os gestores de viagens podem oferecer ferramentas de tecnologia e suporte que podem atender às necessidades de todos.

• Ofereça aos colaboradores ferramentas compatíveis com dispositivos móveis que possibilitam alterar reservas em qualquer lugar, compartilhar itinerários e receber atualizações de viagens

• Baseie as decisões de negócios em dados precisos, completos e atualizados

• Acompanhe os colaboradores que viajam para cumprir as responsabilidades do dever de cuidado e manter os colaboradores seguros

• Ajude os colaboradores a fazer escolhas de viagem sustentáveis

Veja mais: Plano de gestão de crises: como criar um em 6 passos simples

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Dentre os principais benefícios do SAP Concur Travel estão:

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• Conformidade total com as políticas de viagens e despesas da sua organização;

• Possibilidade de pesquisar e reservar hotéis, passagens e outros serviços por meio da plataforma;

• Integrações inteligentes e simplificadas com diversos sistemas;

• Comodidade, flexibilidade e conectividade para utilizar a plataforma de qualquer lugar ou dispositivo;

• Acompanhamento dos colaboradores em tempo real;

• Permite a escolha de viagens sustentáveis;

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