Confira o guia completo sobre como controlar os gastos corporativos

Os gastos corporativos são uma necessidade de qualquer empresa. No entanto, algumas organizações realizam um controle mais efetivo e seus gestores conhecem bem a destinação dos recursos; outras, nem tanto.

Controlar os gastos corporativos passa por uma série de atividades, que englobam o mapeamento das atividades financeiras, a conexão entre os setores, o uso responsável das informações e práticas de fluxo de caixa.

Por isso, preparamos um post para que você possa controlar os gastos corporativos de maneira holística, abordando todos os aspectos da empresa. Boa leitura!

Conheça as despesas corporativas

Essa etapa pode ser considerada uma introdução, antes de ações ativas para conter os gastos corporativos. Algumas das despesas mais comuns de uma empresa, independentemente do segmento em que atue, são as seguintes:

• contratação e salários de seus funcionários;
• aquisição de materiais, desde as matérias-primas até utensílios de escritório;
• aluguel de ambiente de trabalho;
• maquinário, equipamentos e serviços.

Além disso, empresas que são adeptas das viagens corporativas também têm alguns gastos a mais. São os seguintes:

• quilômetros rodados, em caso de viagens com veículo da empresa;
• pedágios;
• passagens áreas ou por via terrestre;
• alimentação durante as viagens;
• almoços com clientes ou parceiros em potencial;
• gastos com acomodação;
• utilização de telefone e internet;
• despesas de home office e workation, com o fornecimento de equipamentos para os colaboradores.

Como você pode ver, fica mais fácil separar as despesas se você olha para cada gasto. Do mesmo modo, será mais fácil definir os valores repassados para cada um desses itens, de acordo com as necessidades e preferências da empresa.

Mais adiante no texto, falaremos da importância de separar esses gastos de maneira mais detalhada. Outro ponto importante é ficar atento aos custos fixos e variáveis, uma vez que identificá-los ajuda na gestão das despesas e até mesmo na precificação dos produtos.

Em primeiro lugar, os custos fixos são aqueles que não dependem da produtividade da sua empresa ou do número de vendas feitas em um determinado mês. Entram esse conceito os gastos com aluguel de escritório e salários de funcionários, entre outros exemplos.

Já os gastos variáveis são aqueles que podem oscilar em determinados períodos, principalmente quando os comparamos mês a mês. São alguns exemplos: conta de energia elétrica ou o uso de matérias-primas (já que a produção pode variar mês a mês).

Os gastos variáveis são aqueles que oferecem uma visão mais imediata para o corte. Alocar alguns funcionários no home office é uma solução que pode ser mais barata que alugar o andar inteiro de um edifício para que as pessoas se desloquem, além dos gastos com o transporte, por exemplo.

Defina uma política de controle de gastos

O primeiro passo efetivo para começar a cortar gastos desnecessários é definir uma política de controle de gastos para ter os processos devidamente mapeados e estruturados. Caso a sua empresa não monitore detalhadamente os gastos com viagens corporativas, por exemplo, será bem mais difícil mensurar os recursos que estão sendo desperdiçados.

Por isso, entenda como a sua empresa gasta e identifique os gargalos. Uma boa dica para começar é examinar os extratos bancários e as faturas. Do mesmo modo, converse com os colaboradores para mapear possíveis despesas que não estão sendo contabilizadas.

Um exemplo: um colaborador tem uma viagem corporativa marcada. Contudo, os gastos relacionados à hospedagem, alimentação e transporte não foram bem definidos, ficando a cargo do próprio funcionário utilizar um cartão de crédito pós-pago de maneira livre.

Agora, imagine que a empresa tenha outras viagens marcadas, nesse mesmo modelo, sem muito controle financeiro. Isso seria péssimo para as receitas e para as metas de lucro.

Por isso, converse com os líderes de cada departamento para entender onde os fluxos podem ser melhorados e como eles podem trabalhar lado a lado com o time financeiro.

Estabeleça um orçamento

O próximo passo é definir um orçamento. Para facilitar, ele pode ser dividido em cada área: gastos com viagens corporativas, despesas de materiais, investimentos, entre outros.

Fique atento aos gastos no cartão de crédito pós-pago, que podem gerar faturas muito altas para o negócio. Além disso, pode ser que as despesas mensais não estejam sendo pagas, o que gera um dos juros mais pesados do mercado para a empresa. Falaremos mais sobre isso, adiante no texto.

O mais importante, aqui, é ter os gargalos mapeados: esse é o primeiro passo para o controle efetivo das despesas e gastos corporativos. Quando a empresa consegue cortar desperdícios, ela terá dado um passo significativo para maximizar os seus lucros.

Planeje com antecedência os novos gastos

Novos gastos corporativos, como aqueles relacionados a viagens, deve ser planejados com antecedência. Imagine se um chefe sempre dissesse "Pode ir, depois conferimos as despesas que você fez" para os funcionários: essa é a receita ideal para o desperdício e para custos além das contas.

As viagens são, inclusive, um bom exemplo de como tudo pode ser planejado com antecedência. Nesse sentido, é preciso mapear quais são os destinos e as jornadas programadas. Com esse calendário próprio, a empresa terá mais tempo para pensar em todos os gastos antes que eles aconteçam.

Uma boa maneira de planejamento é adotar um cartão de crédito pré-pago. Assim, os colaboradores já viajam com a quantia necessária para realizarem aquela jornada, com todas as despesas mapeadas.

Caso seja necessário fazer um ajuste, a empresa pode autorizar uma recarga. Contudo, é importante que todos esses gastos sejam registrados junto ao departamento financeiro, uma vez que o seu objetivo é justamente controlar os custos.

Identifique os maiores gastos corporativos

É preciso fazer um "pente fino" nos gastos, para que os dados financeiros da empresa sejam devidamente analisados e interpretados para que se possa apontar o que é realmente necessário e o que pode ser cortado sem prejuízo para as atividades.

Por isso, faça um "pente fino" nas contas, que inclua um cruzamento dos gastos e das entradas, análise do inventário da empresa e outras atividades. Esse monitoramento deve incluir a remoção de duplicatas, erros de digitação e outras falhas.

Coloque limite de gastos no cartão corporativo

Não basta apenas entregar cartões aos seus funcionários: é preciso definir limites e regras. Nesse sentido, estabelecer um limite de gastos é essencial para que o negócio corte desperdícios e custos elevados — sendo que alguns deles podem nem estar sendo adequadamente monitorados.

Utilizar cartões pós-pagos em larga escala dentro do negócio é uma atividade bastante perigosa. Afinal, isso permite que os funcionários assumam gastos que só serão pagos depois, diminuindo o controle da empresa sobre as próprias finanças.

Uma maneira de evitar isso é utilizar cartões pré-pagos, nos quais os colaboradores só gastam o saldo definido previamente pela empresa. Em viagens, isso ainda é mais interessante, uma vez que as recargas só serão autorizadas pelos gestores.

Como a empresa já terá definido um orçamento e identificado os gastos essenciais nas etapas anteriores, colocar limites nos cartões corporativos será bem mais fácil.

Outra dica é checar os registros de viagens corporativas anteriores, para que seja possível estabelecer uma média precisa de custos com base nas jornadas anteriores.

Contudo, esse controle deve levar em conta as despesas essenciais, uma vez que algumas dessas viagens podem estar inflacionadas, uma vez que a empresa ainda não praticava um controle eficiente do dinheiro gasto nelas.

Classifique os gastos em categorias

Quando você classifica determinados itens de acordo com as suas categorias específicas, fica mais fácil localizar cada um deles. O mesmo ocorre quando o assunto é o controle de gastos de um negócio.

Essa classificação vai além de diferenciar entre gastos fixos e variáveis. Um exemplo de separação seria criar duas categorias como "salário" e "tributos". Inclusive, é interessante conversar com contadores e advogados tributários para discutir regimes que sejam mais financeiramente mais benéficos para a sua empresa.

Para uma classificação financeira, é essencial que todos os lançamentos financeiros sejam devidamente registrados. Isso inclui, vendas, entradas de dinheiro e as saídas. Também é importante separá-los por categorias, para identificar com facilidade quais são as áreas que estão gastando mais.

Essa separação por categorias também mostrará se todos os gastos que estão sendo feitos são realmente necessários. Além de proporcionar um gerenciamento otimizado e o entendimento da situação da empresa, esse procedimento evita problemas de fluxo de caixa e torna as projeções mais precisas.

Adote, e conscientize os funcionários sobre a importância disso, um hábito de registrar tudo, diariamente. O ideal é contar com uma plataforma na nuvem, que salve automaticamente os dados.

Uma última dica: na hora de criar categorias, evite utilizar uma seção "Outros". Isso fará com que a sua empresa passe a registrar todos os gastos e receitas não previstas nessa categoria. No final, é bem provável que você tenha um grande valor registrado ali — e você não saiba ao certo a que se referem.

Nesse contexto, vá criando categorias conforme os gastos forem sendo mapeados. Só tome cuidado com exageros: não é necessário criar um espaço para cada salário de colaborador, por exemplo. Use apenas uma única categoria para todos eles.

Separe as contas pessoais e as da empresa

Não é incomum encontrar negócios em que os gestores colocam dinheiro do próprio bolso dentro da empresa. Aí, quando um determinado produto dá lucro, basta retomar o que foi investido.

Só é preciso tomar cuidado para não acabar misturando as contas pessoais junto aos gastos de negócio. Afinal, isso faria com que o empreendedor tenha uma noção confusa do faturamento, do lucro, das necessidades de corte de gastos e de outras perspectivas financeiras.

Para evitar isso, uma dica é definir um pró-labore, que pode ser definido como aquele valor que um sócio retira sem desorganizar as contas ou prejudicar o controle.

Também é interessante ter uma conta PJ, para garantir mais segurança jurídica ao negócio e evitar problemas de gestão de custos.

Renegocie dívidas

Caso a sua empresa tenha dívidas, o controle de gastos também passa pela negociação dos débitos. Inclusive, na hora de mapear os gastos financeiros e separá-los em categorias, corre o risco de que os gestores descubram essas dívidas.

Se esse for o caso da sua empresa, busque maneiras de cortar o que deve. Proponha descontos em pagamentos à vista ou uma renegociação com parcelas que caibam "no bolso" da empresa.

Lembre-se de que quitar esses débitos não apenas coloca a empresa em situação financeira mais sustentável, mas também sinaliza ao mercado que o seu negócio honra os seus compromissos. Isso fará a diferença na hora de trabalhar com fornecedores de alto nível, por exemplo.

Controle o fluxo de caixa

Controlar o fluxo de caixa passa por duas atividades: o monitoramento e a projeção. O acompanhamento deve ser diário e controlado de maneira criteriosa, mesmo se a empresa estiver saudável financeiramente.

É por meio desse monitoramento que os gestores saberão (e tomarão) as melhores escolhas possíveis. Elas contribuirão para os resultados positivos e para possíveis investimentos, então esse trabalho deve ser realizado apenas por profissionais com um conhecimento técnico avançado em finanças.

Além disso, os gestores devem transformar esse controle do fluxo em um pilar organizacional. Para isso, é necessário que os dados financeiros coletados sejam sempre precisos, para que as escolhas do negócio sejam baseadas em informações e não em mera intuição.

Projeções

Outra forma de monitorar o fluxo de caixa é por meio das projeções, que levam em conta a atividade financeira do negócio.

Enquanto o fluxo de caixa registrará as movimentações financeiras que já foram feitas, a projeção cuida da previsão dos gastos e das entradas que ainda serão lançadas nas informações.

O tempo necessário para uma projeção de fluxo de caixa pode variar, de acordo com a sua finalidade e os objetivos da empresa. Suponhamos que o seu negócio queira investir em novos equipamentos, como notebooks de alto desempenho.

Você define que esse custo deve ser pago em até 6 meses. A partir disso, a projeção deve ser montada com base na estimativa dos lançamentos de despesas e receitas. Caso a sua empresa já tenha adotado um mapeamento dos gastos, será mais fácil gerenciar esse trabalho.

As projeções também são valiosas para que você possa equilibrar os pagamentos junto às datas estimadas para a entrada de receitas nos cofres.

Utilize indicadores

Se você quer entender como o dinheiro da empresa é gasto, nada melhor do que mensurar como isso está sendo feito. Para isso, você utiliza os indicadores, que são métricas financeiras para acompanhar a performance do negócio.

Por meio deles, será possível gerar relatórios completos, de maneira a tornar as decisões mais embasadas. Eles são úteis para a avaliação da saúde financeira atual, mas também para estudar o desempenho obtido ao longo do tempo, mapear tendências de mercado e, claro, controlar os gastos da empresa.

Desse modo, acompanhar regularmente os indicadores proporciona que uma empresa colete e mapeie os dados, de modo a reforçar um gerenciamento mais rígido das operações financeiras.

Acompanhar regularmente os indicadores permite que a organização consiga coletar e mapear devidamente esses dados, reforçando um gerenciamento mais estratégico de toda a operação.

O trabalho com indicadores, assim como uma cultura de análise de dados, proporciona que as escolhas sejam feitas em informações concretas — e não em achismos.

Os indicadores financeiros ajudam a acompanhar os resultados dos investimentos e proporcionam às organizações uma série de benefícios que podem fazer com que o negócio se torne referência na área. Para conhecer os principais, acesse o nosso artigo sobre o tema.

Incentive o uso racional do cartão corporativo

Independentemente se a sua empresa utiliza o cartão pré-pago ou o modelo pós-pago, é imprescindível que se conscientize os colaboradores sobre o bom uso dessa opção de pagamento.

Os gestores também têm um papel direto. É possível optar por cartões empresariais que tenham funcionalidades como o limite mensal de gastos e também a possibilidade de gerar múltiplos cartões virtuais.

Essas versões virtuais podem ser nomeadas, de acordo com as preferências da chefia, e possibilitam uma separação de gastos de acordo com cada área do negócio.

Uma empresa pode ter um cartão para "gastos com viagens" e outro para "equipamentos de tecnologia", por exemplo. Caso alguma falha aconteça, será possível bloquear imediatamente cada unidade ou solicitar o cancelamento (e a criação de outro).

Planeje os itinerários das viagens corporativas com cuidado

Viagens corporativas estão se tornando cada vez mais comuns no universo dos negócios, uma vez que elas pode, ser realizada com diversos objetivos em mente.

Assim, uma empresa pode utilizar um deslocamento para mostrar e vender produtos, negociar com fornecedores, fortalecer o networking, entre outros motivos. Contudo, há algo comum entre todos esses deslocamentos: a necessidade de estabelecer um itinerário.

Esse planejamento é crucial para que os colaboradores saibam exatamente onde ir, o quanto gastar, onde se hospedar e outras questões relacionadas.

Entre as atividades que devem estar dentro de um planejamento de itinerário viagens corporativas, podemos citar:

• definição de uma política de viagens, com regras bem definidas para questões como o reembolso, a antecipação e as pessoas autorizadas a repassar e receber os valores para cada jornada;
• agendamento antecipado de reuniões, para que os detalhes financeiros e também definir os compromissos para os quais o colaborador deve ir;
• escolha das atividades que devem ser desempenhadas pelo colaborador durante a viagem;
• esclarecimento de informações relacionados ao transporte, como voos e percursos de ônibus;
• definição de detalhes da acomodação;
• utilização de uma ferramenta de gestão que otimize esse planejamento de itinerário.
• Com todos esses detalhes sendo levados em conta, será mais fácil mapear cada aspecto da viagem e, consequentemente, registrar os gastos necessários para que o custo daquela jornada não ultrapasse os ganhos em vantagem competitiva para a empresa.

Tenha uma equipe de alta performance

Uma equipe de alta performance é aquela que reúne colaboradores com habilidades específicas. Contudo, o conceito também está ligado à capacidade que cada integrante do time tem de complementar o conhecimento do outro, de modo que aquele grupo seja o mais completo possível.

Integrantes de uma equipe de alta performance dominam as habilidades necessárias para cumprir as suas funções. Por esse motivo, eles saberão como produzir de acordo com uma política que limite os altos gastos corporativos.

Pelo seu nível de habilidade, cada funcionário de alta performance poderá até mesmo apontar focos de melhoria e de redução de gastos — e sem comprometer a produtividade e a qualidade das entregas dos produtos finais.

Para os gestores, algumas das ações que possibilitam o surgimento de uma equipe de alta performance são as seguintes:

• feedbacks construtivos;
• treinamentos, palestras e viagens corporativas que ajudem no desenvolvimento de novas habilidades;
• melhoria na comunicação, com reuniões periódicas e instruções claras para a obtenção de bons resultados;
• planos de carreira e desenvolvimento, para atração e retenção de talentos;
• autonomia para colaboradores de alto nível tomarem decisões;
• uso da tecnologia de ponta, que será um atrativo para manter os funcionários motivados.

Conte com a tecnologia

Durante todo o texto, ressaltamos a importância de contar com informações precisas, para que as escolhas sejam bem embasadas e resultem em um controle de gastos efetivos. Uma maneira de conseguir isso é apostar na tecnologia.

É possível contar com uma solução digital centralizada para controlar os gastos com viagens corporativas e em questões como planejamento de itinerário, reserva de viagens e outras funcionalidades para que os funcionários viagem com segurança e conforto, mas de modo financeiramente sustentável para a empresa.

Estamos falando de um programa como o SAP Concur, que possibilita que a sua empresa coloque em prática um controle de gastos em relação às viagens corporativas. Com esse sistema de gestão, será possível:

• definir os detalhes de viagens em um único itinerário;
• visualizar as informações de cada viagem de modo centralizado, facilitando a análise para as melhores práticas deslocamentos futuros;
• captura e processamento dos custos de viagens, realizados de maneira automática;
• ajuste das políticas de viagem, com base nas necessidades que foram surgindo e em cima das preferências do negócio;
• ajustar as políticas de viagens com base nos objetivos e necessidades do negócio;
• entre outras funcionalidades, que você pode conferir aqui.

Outro programa da SAP Concur que é útil para o controle dos gastos é o SAP Concur Expense, um sistema dedicado à gestão de despesas e que conta com os seguintes recursos:

• inteligência artificial;
• relatórios automatizados;
• métricas e indicadores precisos;
• sistema em nuvem;
• histórico de dados;
• capacidade de personalizar as preferências e ferramentas intuitivas. Como se não bastasse, a implementação é rápida.

Como você viu no artigo, o controle de gastos de uma empresa é feito por meio de diversas atividades, que vão desde o conhecimento das despesas realizadas atualmente até a projeção de um fluxo de caixa financeiramente favorável para o negócio.

Além disso, é preciso levar em conta gastos corporativos específicos, como aqueles relacionados às viagens do negócio. Para isso, nada melhor do que contar com uma solução tecnológica de ponta, que registre informações e permita que a empresa possa garantir o bem-estar dos colaboradores em seus deslocamentos.

Gostou do post e se interessou pela possibilidade de contar com uma tecnologia que otimize e controle de gastos em sua empresa? Então, aproveite a visita e entre em contato conosco agora mesmo!