Conferência internacional: como preparar os representantes da empresa?

Enviar representantes para uma conferência internacional é uma grande oportunidade para o nome da empresa se tornar ainda mais conhecido. Também permite ao profissional aprendizado e uma experiência aprofundada em relação à determinada área ou tema.

Nesses eventos, costumam estar presentes grandes nomes e experts no assunto. Por isso, é fundamental que o representante da organização tenha um preparo à altura. Tanto para a empresa estar bem representada, quanto para a oportunidade ser aproveitada da melhor forma possível.

Sendo assim, o planejamento para participar de uma reunião internacional desse tipo precisa ser muito bem feito. Então, preparamos este conteúdo para ajudar você nessa tarefa. Continue lendo para compreender melhor os detalhes sobre um congresso global e o que é preciso para os representantes estarem bem preparados e para a experiência ser um sucesso.

Boa leitura!

O que são conferências internacionais?

As conferências internacionais são um evento organizado para debater sobre inovações, problemas ou ideias em relação a um tema central. Ele é escolhido de forma prévia, promovendo o foco do evento.

Nessas reuniões, costumam estar presentes profissionais referências em relação àquele tema. São pessoas de diferentes nacionalidades envolvidas com o assunto debatido, e que por isso podem compartilhar seus pensamentos, desafios, superações e as conclusões a que chegaram.

Como essas conferências funcionam?

Geralmente, a conferência global é organizada no formato de palestras. São convidados especialistas do ramo cujo nome tem uma grande expressão. Eles compartilham seus conhecimentos, levantam questões, apresentam estudos, entre outros que possam contribuir para ampliar o debate em relação ao tema, ou solucionar um problema.

Em uma assembleia internacional, também está presente o público que assistirá a essas palestras. Da mesma forma como os convidados, esses profissionais dominam o tema que será debatido ou têm um grande envolvimento com projetos nessa área, seja no campo acadêmico ou corporativo.

A conferência internacional pode ser organizada no formato de palestras simultâneas. Assim, ocorrem diferentes eventos ao mesmo tempo, debatendo assuntos que giram em torno do tema central.

Por que a empresa precisa enviar um representante?

Em função da abrangência de uma conferência internacional, esse tipo de evento tem uma grande visibilidade. Por isso, é importante que as empresas enviem um representante para participar de um congresso mundial.

A seguir, apresentamos alguns aspectos que reforçam a importância de marcar presença nesses eventos.

Oportunidade de networking

Imagine a quantidade de pessoas que o representante terá contato em um fórum internacional ou em um congresso mundial. São profissionais de muitas nacionalidades, que agregam um grande valor para os contatos.

Sendo assim, é uma excelente oportunidade para fazer networking. Tanto a empresa quanto o próprio profissional se tornam mais conhecidos no meio, o que pode gerar parcerias valorosas no futuro.

Acesso a tendências

Uma conferência internacional é organizada com a intenção de troca de ideias, conhecimentos e informações. O representante vai “furar a bolha” e ir muito além daquilo que já faz parte do dia a dia da organização.

É um caminho direto para ter acesso a tendências e entender aquilo que está acontecendo em outras partes do mundo. A empresa consegue acompanhar o mercado internacional e até mesmo trazer novidades para sua área por aqui.

Aumento da visibilidade da marca

Como dito, uma conferência global é um evento de grande visibilidade, e o representante leva a marca da organização para lá. Muitos outros profissionais e empresas vão conhecer essa marca e saber que ela está envolvida com aquele tema. É uma grande oportunidade para expandir a presença de mercado, fazendo com que a empresa se torne mais conhecida.

Novas oportunidades de negócios

Para uma organização crescer, ela precisa de estratégias para firmar parcerias. A presença em uma conferência internacional é uma excelente forma de fazer isso.

Como dito, haverá o contato com especialistas e outras organizações. Então, é possível alcançar grandes oportunidades de negócios, inclusive encontrando mercados que ainda não eram explorados.

Desenvolvimento do profissional

A convenção internacional é muito rica devido à diversidade de nacionalidades, pensamentos e especialidades. Profissionais com os mais diferentes perfis, experiências e conhecimentos estão ali, e o representante tem a oportunidade de manter contato com eles.

Para a pessoa que participa, é uma chance de promover o próprio desenvolvimento profissional. Isso porque além de representar a marca, levará o seu próprio nome, se firmando como um dos especialistas no tema.

Como participar de conferências internacionais?

Para participar de uma conferência internacional, primeiro é preciso pesquisar os eventos que têm relação com a empresa. São aqueles que abordam temas e discutem assuntos de interesse da sua organização ou com relação direta à atividade que ela exerce.

Vale conferir as edições anteriores da convenção internacional para entender como ela funciona. Verifique a próxima edição buscando informações sobre quem vai palestrar e o que será debatido. Além do lugar onde vai acontecer, as datas e o período de inscrição.

Dependendo de como funciona a conferência internacional, pode ser necessário fazer a inscrição individual em cada uma das atividades previstas para o evento. Por exemplo, as palestras e as mesas redondas.

Como fazer o planejamento e preparação?

Após escolher a conferência internacional, é hora de se planejar e se preparar para o evento. É muito importante que tudo seja organizado de maneira prévia para não fugir ao controle da organização e para o representante ter todo o suporte necessário.

Esse planejamento não é complicado, mas exige atenção a diferentes aspectos para não haver imprevistos. Confira, a seguir, como se planejar e se preparar para um simpósio internacional ou um evento similar.

Planejamento da viagem

Algumas conferências, mesmo sendo internacionais, podem acontecer aqui no Brasil. De toda forma, muitas ocorrem no exterior. Em ambos os casos, é preciso que a viagem seja planejada, para atender às necessidades do representante e garantir que tudo seja mantido sob controle.

Alguns detalhes podem mudar em relação aos eventos que acontecem em território nacional e aqueles fora do país. Por isso, é preciso ajustar esse planejamento às características de cada viagem internacional ou nacional. Veja, a seguir, alguns aspectos que precisam de atenção.

Rota de viagem

O primeiro aspecto que precisa ser planejado é a rota que deverá ser seguida pelo representante. Aqui já vemos que depende de onde o evento vai acontecer.

Traçar a rota pode ser mais fácil quando a conferência acontece em localidades próximas, pois assim é possível fazer um voo direto. Quando é um pouco mais distante, talvez sejam necessárias algumas escalas.

Além disso, pode ser que outros eventos estejam acontecendo na data próxima à da conferência. Se for de interesse da empresa, ela pode enviar o representante para esses outros encontros também, aproveitando a viagem.

Opções de transporte

Quais são os meios de transporte mais viáveis nesse caso? Como ele vai se locomover do local onde está hospedado até a conferência internacional?

É importante considerar as alternativas disponíveis na cidade onde o profissional vai ficar. Lembrando sempre de conferir a viabilidade de custos para atender às necessidades do representante e, ao mesmo tempo, manter o orçamento dentro do esperado.

Acomodação

Esse é um aspecto fundamental de qualquer viagem corporativa. Ao enviar o representante para uma assembleia internacional, é preciso fazer uma pesquisa prévia das alternativas de acomodação mais viáveis e adequadas nesse momento.

Estar próximo ao local do evento é vantajoso porque possibilita economizar com transporte. No entanto, devido à grande movimentação provocada pelo evento, os preços dos hotéis podem ficar altos.

Dessa forma, o ideal é analisar o que é mais vantajoso, além daquilo que trará mais praticidade e conforto para o representante. Inclusive, vale considerar outras atividades que ele poderá realizar durante a viagem e escolher a acomodação que proporcione o melhor custo-benefício.

Atividades

Em uma conferência internacional podem acontecer diferentes tipos de atividade. Ao planejar essa viagem, é fundamental estabelecer o que se espera que o representante faça para que ele possa aproveitar o tempo disponível.

Além disso, como dito, pode ser que existam outros compromissos antes ou depois da conferência. Então, é interessante planejar quais atividades serão realizadas também nessas oportunidades.

É válido prever eventos extra, como um almoço, jantar ou café com representantes de outras empresas. Podem ser feitas visitas a parceiros ou clientes em potencial naquela região. Organizar tudo isso faz a diferença para a viagem ser muito proveitosa.

Organização da documentação

Esse é um aspecto que não pode ser esquecido no planejamento, principalmente quando a conferência internacional vai acontecer em países do exterior. Afinal, há uma série de burocracias que precisam ser respeitadas para a viagem acontecer.

Organizar os documentos é indispensável para que tudo esteja conforme as regras e políticas. Sem falar que fazer isso de forma prévia evita erros ou atrasos que poderiam comprometer a ida ao congresso global.

Confira nos próximos tópicos os aspectos relacionados à documentação do representante que precisam estar em ordem.

Passaporte

Providenciar esse documento é indispensável porque ele identifica a pessoa em países estrangeiros. Em quase todas as viagens internacionais é preciso apresentar o passaporte, sendo fundamental para ter acesso a países que não fazem parte do Mercosul.

Talvez essa informação não seja novidade para você, mas é importante lembrar que esse documento tem validade de 10 anos. Logo, é essencial conferir se está tudo em ordem com o passaporte do representante que irá para a conferência internacional. Assim haverá tempo para eventuais providências se houver a necessidade de regularizar algum detalhe.

Visto

Para entrar em um país estrangeiro, é preciso ter a autorização dessa nação, ou seja, um visto. Só assim é possível permanecer regularmente naquele país durante certo período. Contudo, cada nação estabelece as suas próprias regras para obter um visto.

Dessa forma, é preciso se informar sobre os processos do país onde vai acontecer a conferência internacional para solicitar o visto correto, conforme as exigências. Vale ressaltar que o processo pode demorar. Por isso, é muito importante dar entrada quanto antes, a fim de não perder o evento internacional.

Cartão de vacinação

O Ministério da Saúde recomenda que a vacinação das pessoas que vão viajar para países estrangeiros esteja em dia. Mas nem sempre, se vacinar ou não, é uma escolha para quem planeja participar de uma conferência internacional.

Isso porque existem países que exigem a comprovação da imunização para autorizar a entrada de estrangeiros em seu território. Alguns, por exemplo, pedem que a pessoa esteja imunizada contra a febre amarela, mas cada destino pode ter as suas próprias regras.

Sendo assim, mais uma vez, é preciso consultar as exigências da nação para onde o representante viajará, a fim de cumprir o calendário da maneira como é solicitado.

Nesse caso, a pessoa precisa ter o Certificado Internacional de Vacinação e Profilaxia (CIVP). Inclusive, é importante lembrar que alguns voos têm escala. Então, é preciso observar as regras dessas escalas também.

Preparação do colaborador sobre como se comportar

Aqui mesmo no Brasil temos diferenças culturais entre uma região e outra, e até mesmo entre estados. Essas diferenças são ainda mais significativas quando se trata de países estrangeiros. O que é um hábito ou comportamento natural em nosso país pode ser ofensivo e até mesmo ilegal em outros.

Sendo assim, é indispensável que o representante que vai para a convenção internacional esteja ciente dos hábitos e da cultura daquele povo para saber como se comportar adequadamente.

Além da questão cultural, é essencial que o profissional entenda o seu papel na conferência. Isso é fundamental para compreender quais são os limites, aquilo que pode ou não ser feito e a postura a ser adotada.

Também verifique antecipadamente possíveis regras de boa conduta durante a conferência para o representante estar a par delas. Assim poderá interagir da maneira adequada com os demais profissionais e representantes.

Assistência ao viajante corporativo

Em qualquer viagem corporativa, a empresa que envia o profissional precisa ter uma participação ativa no processo de planejamento. Além de estar atenta àquilo que acontece com o seu colaborador. A seguir, veja três pontos importantes para oferecer assistência ao viajante.

Suporte

É indispensável oferecer suporte para o representante na hora de planejar a viagem. A empresa não pode deixar tudo por conta do profissional. Nesse sentido, é importante que ela já tenha protocolos a serem seguidos, a fim de facilitar esse processo. Além disso, é fundamental a ajuda do gestor para cuidar de detalhes e garantir que tudo esteja nos conformes.

Fornecimento de informações

Você viu que o viajante precisa estar ciente de vários detalhes para fazer a viagem. Cabe à empresa fornecer todas as informações necessárias para que ele possa planejar e organizar tudo da maneira correta.

Além disso, é indispensável que a empresa também converse com o representante sobre a conferência em si, para que ele saiba como aproveitar da melhor forma essa experiência. Tudo precisa estar muito claro para a viagem ser um investimento positivo, e evitar erros que poderiam trazer prejuízos ou riscos para o viajante.

Apoio em caso de emergências

Mesmo com o melhor planejamento, situações emergenciais podem acontecer. Dessa forma, a empresa precisa estar a postos para oferecer apoio e ajuda caso o representante necessite de suporte. Ele pode ser necessário, por exemplo, em casos de adoecimento ou envolvimento em algum acidente.

Gerenciamento de despesas

Chegamos às questões financeiras. O planejamento e a gestão das despesas é indispensável, e a seguir você descobrirá aspectos fundamentais para fazer o gerenciamento.

Orçamento

Verifique ou estabeleça o orçamento para a viagem à convenção internacional. É indispensável existir um limite a ser investido para trabalhar conforme os recursos à disposição. Dessa forma, mantemos um controle maior das despesas e fazemos a contratação de serviços conforme o orçado, evitando superfaturamento.

Políticas de reembolso

Algumas despesas extras podem acontecer durante as viagens. Por isso, é muito importante se antecipar e criar uma política de reembolso. O representante deve conhecer essas regras para saber o que a empresa cobre ou não, quais são os limites e como solicitar os reembolsos depois da viagem.

Prestação de contas

O ideal é definir um sistema ou processo para fazer a prestação de contas da viagem. Também os recibos, notas fiscais e faturas que precisam ser guardados ou enviados para o gestor, a fim de favorecer a gestão de viagens de modo geral para manter tudo no orçamento e conforme a política estabelecida.

Networking

Você se lembra que o congresso mundial é uma oportunidade para fazer networking? A estratégia que será utilizada nesse caso também precisa fazer parte do planejamento da viagem.

Pesquisa prévia sobre palestrantes

É interessante acessar a página com a publicação oficial da conferência internacional para verificar quem serão os palestrantes. Assim é possível fazer uma pesquisa prévia sobre eles para favorecer os contatos, a troca de ideias e de informações, facilitando a interação e parcerias futuras.

Além disso, essa pesquisa permite compreender quais desses palestrantes podem ser contatos estratégicos para a empresa. Dessa forma, o representante poderá abordar as pessoas certas para não perder oportunidades.

Definição de metas

O representante precisa sair em viagem com metas definidas para a prática de networking. Ou seja, quem são as pessoas com quem precisa se relacionar, quais contatos ou empresas são mais interessantes, o que será conversado ou tratado com esses novos contatos, e assim por diante. O tempo é precioso e precisa ser bem aproveitado.

Preparação de perguntas

Ao elaborar a estratégia de networking, também é válido pensar na abordagem que será adotada nesse caso. É interessante preparar algumas perguntas para fazer aos contatos, seja em uma conversa particular ou durante as palestras, para obter as informações desejadas.

Comunicação durante a viagem

A viagem para uma conferência internacional não é um passeio. São dias de trabalho que precisam ser produtivos, e manter a comunicação auxilia nesse processo. O representante poderá ter dúvidas e problemas para resolver. Definir quais canais serão utilizados é fundamental para facilitar o processo comunicativo, inclusive em caso de emergência.

Ferramentas de comunicação

A tecnologia é uma grande aliada nesse caso. Defina as ferramentas de comunicação que serão utilizadas para o representante entrar em contato quando necessário, ou encaminhar seus pareceres e possíveis relatórios.

O sistema de comunicação interna da empresa é de grande valia para isso. Aplicativos para envio de mensagens também são bem-vindos, assim como as ferramentas de videoconferência. Mas será melhor ainda escolher uma ferramenta específica para comunicação e conexão durante viagens corporativas.

Acompanhamento pós-conferência

Ao finalizar a conferência internacional, o representante precisará fazer o caminho de volta. É importante acompanhar esse retorno para ter certeza de que tudo está acontecendo conforme planejado e sem imprevistos. Isso envolve, por exemplo, a saída do hotel, o pagamento das contas, o embarque no voo, a chegada em território nacional, entre outros mais.

Como é o antes, durante e depois da conferência?

O período antes da conferência é de pesquisa e planejamento. Como você viu, é preciso saber mais a respeito do próprio evento internacional e das pessoas que vão participar dele.

Também definir, as atividades que serão realizadas pelo representante e, de modo geral, como a viagem ocorrerá. Esse é o momento de gerar oportunidades, ou seja, estabelecer as estratégias, para a conferência render novas ideias para a organização e parcerias.

Durante o evento, é necessário manter a comunicação com o representante para entender o que está acontecendo e como os contatos e o aprendizado estão evoluindo. Isso ainda permite mudanças na estratégia, se assim for necessário, além de acompanhar a própria estadia do profissional e o seu dia a dia.

Após a conferência, é hora de encerrar a viagem, acompanhar o retorno e conferir os resultados alcançados. Além de fazer a gestão dos custos e das despesas para realizar uma análise geral do investimento.

Como mensurar os dados?

Para mensurar dados, primeiro você precisa estabelecer quais informações devem ser armazenadas e como fazer isso. Por exemplo, em relação às despesas, é importante saber quais foram os custos dos documentos, das passagens, da estadia, dos deslocamentos, e assim por diante.

Definir indicadores podem ajudar nesse processo. Afinal, eles levantam detalhes sobre a viagem e ainda permitem fazer comparativos com outras, para facilitar ainda mais o processo de gestão em sua totalidade.

Por que contar com a ajuda da tecnologia?

Ferramentas tecnológicas são grandes aliadas porque permitem um controle muito mais preciso de cada detalhe da viagem. Elas podem ser utilizadas em todas as etapas, desde o planejamento até a análise das informações.

Existem ferramentas que facilitam o processo de compra de passagens, de reservas de acomodação e de contratação de serviços. Outras, ajudam a manter conexão com o colaborador que está em viagem para promover a diligência. Há também tecnologias para registrar recibos e faturas, digitalizando com rapidez e facilidade, além de permitir a aprovação das faturas em tempo real.

Mas os recursos tecnológicos não param por aí, você ainda pode contar com soluções de inteligência artificial para gerar relatórios e fazer a análise das suas viagens. Ou seja, há várias opções que trazem praticidade, agilidade e simplicidade para o processo de planejamento, controle e gestão das viagens corporativas.

Então, para que a participação em uma conferência internacional seja ainda mais proveitosa, é interessante contar com essas tecnologias. Associando ferramentas a um bom planejamento e política de viagens, essas oportunidades e experiências serão aproveitadas ao máximo, trazendo os melhores retornos para a organização.

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