Conciliação financeira: como a automatização pode ajudar nesse processo?

Você provavelmente já se deparou com algum processo no ambiente de trabalho que gerou o seguinte questionamento: "Isso não pode ser feito de maneira automática?". Afinal, quem não gosta de poupar tempo na hora de realizar atividades burocráticas?

Felizmente, há diversas atividades que podem ser automatizadas por soluções digitais de ponta. A conciliação financeira, de suma importância para o equilíbrio das contas, é apenas uma delas. Continue a leitura para entender como isso é feito e as vantagens de apostar na automação!

O que é a conciliação financeira?

É um conjunto de processos dedicados a identificar e comparar as diferentes transações registradas em diversas fontes dentro da empresa. Basicamente, a conciliação financeira é o controle realizado sobre o fluxo de entrada e saída de capital dos caixas da empresa.

Nesse sentido, quem cuida da conciliação financeira precisa conferir o saldo em conta e compará-lo com o extrato das movimentações financeiras realizadas dentro do período escolhido. Para isso, será preciso conferir o histórico bancário, as faturas de cartão de crédito e os registros gerais do fluxo de caixa.

Esse trabalho é importante para checar se as transações feitas conferem com os registros da empresa. Uma falha humana pode causar um prejuízo alto, caso um determinado pagamento não tenha sido contabilizado no orçamento do negócio.

Caso uma saída de dinheiro apareça no fluxo de caixa como um pagamento de uma conta da organização, esse valor repassado precisa estar no extrato da conta empresarial, por exemplo.

Nesse contexto, a conciliação financeira não apenas garante a precisão das informações financeiras internas, mas também ajuda a mapear e corrigir erros, prevenir fraudes e garantir que a organização está realmente cumprindo a legislação fiscal e tributária do país.

A transformação digital tem sido muito importante para otimizar esse processo de conciliação financeira. Afinal, ela era realizada de forma puramente manual, o que demandava muito tempo de cada colaborador e ainda submetia a operação a erros. Com a automatização, a empresa utiliza programas que fazem esse trabalho com um padrão de excelência definido pelos seus próprios líderes.

Quais os benefícios da automatização?

Realizar a conciliação financeira de maneira manual, em planilhas de Excel ou em qualquer outra plataforma que exija um preenchimento detalhado, é cansativo e ainda pode levar a erros que prejudicam o caixa da empresa.

Por isso, não é difícil ver a principal vantagem da automatização financeira: a simplificação do procedimento. Afinal, entregar essa tarefa a um software que seja programado para realizá-la de acordo com as preferências da empresa ajuda a reduzir erros, evita prejuízos e aumenta a lucratividade do negócio. Vamos conhecer melhor esses benefícios.

Melhoria do controle financeiro

Com o uso de uma ferramenta robusta para a gestão de despesas, será possível definir com precisão o destino de cada recurso financeiro empregado. Os gestores passam a traçar estratégias operacionais precisas, com base em dados e relatórios relevantes.

Vale lembrar que um sistema de gestão dedicado à melhoria dos serviços financeiros não apenas automatiza atividades, mas também reforça o controle de despesas. Isso é possível por meio dos relatórios emitidos pela plataforma, com base na situação real do negócio.

Versatilidade da ferramenta

Ao utilizar uma plataforma para automatizar o processo de conciliação, o seu negócio ganha em agilidade e praticidade. Afinal, há soluções que conseguem capturar os dados de maquininhas, boletos e outros meios de pagamento, mostrando que a ferramenta pode ser utilizada em diversas situações.

Escalabilidade do negócio

Ainda que a sua empresa seja bastante rigorosa na hora de realizar a conciliação manual da empresa, a verdade é que essa tarefa vai se tornando mais difícil de ser completada à medida que a organização vai crescendo.

Isso porque surgem novas tarefas para fazer, mas também há a tendência de que o negócio expanda o uso de meios de pagamento para contemplar um número maior de opções. Aí, realizar a conciliação em todos eles se torna extremamente cansativo e expõe a organização a erros.

Nesse sentido, seguir com o método manual de conciliação ao longo do tempo entra em choque com o objetivo da empresa de aproveitar melhor as oportunidades de negócio.

Isso não ocorre com uma solução digital que automatiza a conciliação: ela não só realiza as tarefas por conta própria, mas ainda ajuda a ter uma visualização aprofundada sobre a situação financeira do empreendimento. Será possível se debruçar sobre os dados e tirar insights financeiros valiosos.

Alocação de funcionários talentosos em outros trabalhos

Funcionários de alto nível precisam de desafios para crescer. Gastar dias inteiros realizando a conciliação financeira de maneira manual é algo que os desestimula e prejudica a experiência dos colaboradores. Portanto, que tal entregar o trabalho burocrático a soluções digitais desenvolvidas especialmente para isso?

Inclusive, a automatização também contribui para a retenção de talentos. Isso porque os colaboradores se sentirão mais estimulados a trabalhar em uma empresa que propõe tarefas desafiadoras para eles, enquanto a parte burocrática é feita por ferramentas programadas especificamente para isso.

Como escolher a plataforma certa?

Para acertar na escolha, nada melhor do que contar com uma empresa que seja referência no mercado. A SAP Concur tem o compromisso de reinventar a gestão de despesas corporativas em seu DNA, uma vez que entendemos a importância de melhorar a experiência de cada colaborador.

Há duas opções de plataforma que você pode utilizar para automatizar a conciliação financeira e tornar a gestão financeira do negócio mais inteligente: Concur Expense e Concur Travel. Vamos falar um pouco sobre cada uma:

• Concur Expense: com essa solução, será possível automatizar a sua gestão de despesas, assumir o controle total dos gastos e do repasse de recursos e ainda reembolsar despesas relacionadas a viagens corporativas. É a sua chance de dizer adeus aos relatórios realizados de maneira manual e a recibos perdidos;
• Concur Travel: especialmente dedicado à gestão de viagens corporativas, essa plataforma oferece a oportunidade de que os próprios colaboradores alterem suas reservas em qualquer lugar, além de compartilhar itinerários e receber atualizações da jornada.

Como você viu no artigo, o processo de conciliação financeira não precisa mais ser realizada manualmente — muito pelo contrário. Empresas como a SAP Concur já disponibilizam soluções que se integram a diferentes empreendimentos e ajudam os colaboradores, que repassam o trabalho repetitivo para as máquinas. O mais interessante é que tudo será feito de acordo com as preferências do empreendimento.

Gostou do artigo e se interessou pela possibilidade de contar com uma solução de automação? Então, entre em contato conosco para saber mais!