Como obter comprovante de viagem para realizar o controle?

Ao solicitar o comprovante de viagem corporativa, a empresa tem mais controle sobre as despesas realizadas pelos colaboradores durante atividades externas. Esse tipo de cuidado tem a intenção de facilitar a conciliação de despesas e prestação de contas de maneira otimizada, além de evitar problemas, fraudes e uso indevido dos recursos.

Para criar uma infraestrutura eficiente na gestão de despesas corporativas, é importante seguir alguns processos ligados ao controle de comprovantes das viagens. Isso facilita o trabalho de compliance e a distribuição justa desse tipo de benefício.

Se você quer saber como solicitar o comprovante de viagens dos seus colaboradores, siga a leitura e confira nossas recomendações.

O que é e para que serve o comprovante de viagem?

O comprovante de viagem é um documento que serve para registrar as despesas relacionadas às viagens corporativas. Ele é essencial na hora de melhorar a gestão e garantir adequação à política interna.

Nesse sentido, é importante dar ciência aos colaboradores sobre o que pode ser considerado comprovante e quais são as regras que eles devem seguir para solicitar o reembolso de despesas. Além disso, é aconselhável solicitar que os funcionários forneçam comprovantes detalhados no intuito de garantir a conformidade com as diretrizes da empresa.

Quando o comprovante de viagem é necessário?

Ter atenção para solicitar esse documento de viagem sempre que preciso é essencial para fazer uma gestão adequada das viagens a serviço. Isso porque ele é importante em diferentes situações e pode ajudar a melhorar a transparência e a prestação de contas.

Por exemplo, em caso de evidência de deslocamento, onde o colaborador teve que abastecer ou locar um veículo, o comprovante pode servir para reembolso adequado, evitando qualquer tipo de frustração.

Além disso, ele pode ser usado na hora de justificar uma série de despesas, como as de hospedagem, refeições e outras relacionadas à viagem. Ao coletar e lançar no sistema, ainda é possível facilitar as auditorias internas e externas.

Assim, é possível prevenir fraudes e assegurar que os gastos estejam alinhados com as políticas definidas na empresa. Por isso, é muito importante ter todos os comprovantes de viagem organizados.

Por que o comprovante de viagem é necessário?

O uso de comprovante de despesas de viagem e a inclusão deles nas políticas da empresa é necessário por uma série de fatores. Explicamos os principais em mais detalhes, a seguir.

• permite verificações — o uso de comprovantes ajuda a estabelecer se as despesas que o colaborador está pedindo reembolso estão conforme a política de viagem do negócio;
• melhora a gestão financeira — esse tipo de ação também é importante para conscientizar os colaboradores a usar os recursos da empresa com mais responsabilidade;
• permite o uso em relatórios — ao lançar em sistemas, é possível verificar os gastos em viagens ao incluí-los em relatórios, ajudando a encontrar pontos de melhorias que podem ser facilmente implementados;
• ajuda no compliance — essa prática também é relevante para aplicar o conceito de compliance na empresa, mantendo a atuação conforme regulamentos e evitando possíveis penalidades;
• permite melhorias constantes — com os dados obtidos a partir do lançamento dos comprovantes, é possível aprimorar a política de viagens e garantir mais eficiência.

A fim de assegurar que todos os lançamentos sejam realizados de maneira apropriada, é preciso entender quais são os documentos que podem ser utilizados em recibo de viagem. Explicamos em detalhes, a seguir.

O que pode ser usado como comprovante de viagem corporativa?

Existem vários documentos que podem ser usados como comprovante durante a viagem, e conhecer cada um deles pode te ajudar a estruturar a política de reembolso e a orientar os colaboradores. Por isso, elencamos alguns dos mais usuais:

• recibos das despesas — você pode solicitar que os funcionários guardem os comprovantes e apresentem na hora de solicitar o reembolso. Por exemplo, recibos de hotéis, restaurantes, transporte, aluguel de carros e outras despesas relacionadas à viagem de negócios;
• relatórios de despesas — também é interessante solicitar aos colaboradores o preenchimento de relatórios, a fim de apresentar detalhes sobre as despesas realizadas na viagem, encaminhando-os para a área financeira ou para o RH no momento do reembolso;
• cartão de crédito corporativo — quando os funcionários usam esse recurso para o pagamento de despesas de viagem, os extratos de cartão de crédito também podem ser usados como comprovantes.

Esses documentos comprobatórios ajudam no controle de processos e auxiliam a empresa a manter tudo conforme estabelecido na política de viagem corporativa.

Quais as informações em um comprovante de viagem?

Após a confirmação de viagem, vale a pena orientar os colaboradores sobre o que precisam solicitar nos comprovantes para entregar ao setor responsável. Por isso, explicamos alguns pontos que vão ajudar nessa tarefa. Confira, a seguir.

Detalhes do viajante

É preciso contar com informações sobre o viajante para a identificação ser feita rapidamente, garantindo a rastreabilidade de quem é o responsável pela despesa e oferecer orientações e feedbacks sempre que necessário.

Por isso, vale orientar o colaborador a incluir dados na documentação que será entregue, como nome completo, cargo que ocupa na empresa, departamento em que atua e informações de contato. Assim, fica mais fácil identificá-lo quando necessário.

Detalhes da viagem

A depender do destino da viagem e de outros fatores, os valores de reserva, alimentação e outros aspectos podem variar. Por exemplo, ir para destinos turísticos ou altamente comerciais pode ser mais custoso do que para cidades interioranas.

Por isso, é importante solicitar detalhes como o destino, a data e a hora de partida e retorno, o objetivo que o colaborador tem que atingir e até mesmo um itinerário detalhado, quando for o caso.

Hospedagem

Além do comprovante de reserva, você pode solicitar mais dados sobre o local onde o colaborador pretende ficar. Isso ajudará a avaliar se está conforme a política de viagens e também calcular os custos.

Por isso, peça informações completas sobre o hotel, datas de check-in e checkout, número da reserva, tipo de acomodação que será utilizada e o valor da estadia, incluindo diárias, serviços e impostos.

Custos com transporte

Os tipos de transporte utilizados na hora de completar as metas da viagem também devem ser informados no documento. Para isso, é importante que o colaborador descreva a modalidade de transporte que utilizou para chegar ao local e se foi preciso locar carro ou não.

Em caso afirmativo, também é preciso apresentar o nome da locadora, o modelo do veículo, o período do aluguel, assim como o valor total, considerando as diárias e os adicionais.

Alimentação

É natural que os funcionários façam lanches em viagens mais curtas e tenham que comprar refeições completas, as quais são reembolsáveis normalmente. Para melhorar o controle, elas também devem estar no comprovante.

Para isso, vale pedir o custo de cada refeição, que pode ser comprovado por meio de recibo fiscal. Além disso, em alguns casos, é possível solicitar o tipo de refeição feita para verificar a conformidade.

Meios de pagamento

Essa informação ajuda a entender como as despesas foram pagas e auxilia no controle de gastos. Por exemplo, se a compra foi realizada com um cartão corporativo, é possível verificar se os valores repassados batem com a fatura.

Por isso, vale pedir para que o colaborador repasse a data da compra e o montante gasto, bem como os dados do meio de pagamento utilizado para efetuá-lo.

Autorizações

Por fim, é preciso ter os registros das aprovações necessárias, que devem estar contidas na política de viagens corporativas. Esse cuidado é importante para assegurar que a despesa foi previamente autorizada e evitar confusões.

Uma boa prática é oferecer um modelo de formulário para o colaborador preencher. Além disso, vale contar com a tecnologia para agilizar todo esse processo, assegurando autorizações financeiras sempre que necessário.

Como otimizar o controle dos comprovantes de viagem?

Melhorar a capacidade de gestão dos comprovantes de viagens é fundamental para garantir um controle otimizado na empresa. Esse processo envolve a solicitação de documentos e o gerenciamento. Para ajudar nesse sentido, apresentamos dicas que podem úteis para ambas as tarefas.

Defina políticas claras

O primeiro passo para garantir a eficiência na solicitação dos comprovantes e no controle de gastos em viagens corporativas é ter uma política bem clara. Por meio dela, você define como devem ser realizadas as solicitações de reembolso, simplificando a prestação de contas dos colaboradores.

Além disso, eles precisam entender quais despesas são elegíveis para reembolso e quais não são. Esse cuidado evita pedidos equivocados, que só desperdiçam tempo.

Use um sistema de reembolso

Outra opção na hora de agilizar esse processo é o uso de um sistema online. Por meio dele, as pessoas podem incorporar os documentos necessários e acompanhar os gastos realizados durante todas as viagens.

Existem alternativas que permitem a digitalização e o armazenamento dos documentos, garantindo maior segurança jurídica, agilidade nas aprovações de reembolsos e redução das perdas de documentos.

Faça a centralização das informações

Outro passo que pode auxiliar no controle de comprovantes é a centralização das informações. Nesse sentido, guardar todos os documentos em um único local, como um software de gestão de despesas, permite melhorar o controle do seu negócio.

Além disso, você pode fazer a categorização dos comprovantes e dos gastos, melhorando a visão e o gerenciamento da empresa, e garantindo facilidades na hora de efetuar as análises e tomar decisões.

Realize a conciliação de despesas

Conferir se todas as informações estão corretas é mais um passo que otimizará o seu controle. Essa prática reduz erros e ajuda a melhorar a gestão financeira da empresa. Por isso, vale a pena fazer o registro e a conferência antes das aprovações.

Também é útil ter um sistema de aprovação que auxilie a garantir eficiência e evitar frustrações por parte dos colaboradores. Esse passo pode ser efetuado por meio de automatizações, porém, é necessário contar com um bom software, que atenda às demandas de empresas que utilizam as viagens corporativas em suas estratégias.

Como evitar erros ao controlar os comprovantes de viagem?

Além de seguir as dicas que apresentamos anteriormente para garantir a otimização no controle, para evitar erros e assegurar a conformidade, vale adotar as seguintes práticas na gestão de despesas:

• eduque os colaboradores — ofereça treinamentos e conscientize sobre o que é importante seguir as regras para evitar equívocos;
• revise periodicamente a política estabelecida — esse cuidado ajuda a implementar melhorias contínuas e tornar todo o processo cada vez melhor;
• tenha um processo de aprovação — por meio de fluxos bem definidos, é possível evitar a demora ou erros nas aprovações de despesas;
• faça a digitalização — ao usar papéis, a probabilidade de ocorrer erros é maior, por isso, o uso de sistemas são aconselháveis;
• implemente checklists — eles são úteis para orientar os colaboradores e diminuir o envio inadequado das documentações necessárias.

Como a SAP Concur pode ajudar nesse controle?

A SAP Concur é pioneira no desenvolvimento de tecnologias para simplificar a gestão de viagens e despesas corporativas. Por meio de aplicativos próprios, você tem acesso a um conjunto de soluções que reduzem as despesas da empresa, enquanto aumentam a qualidade de vida dos colaboradores que realizam tais viagens.

Todos os processos são automatizados e realizados online, trazendo ainda mais agilidade e segurança para o registro dos comprovantes. Por meio do Concur Expanse, você tem total controle sobre os gastos em viagens corporativas, permitindo o envio, a revisão e a aprovação de despesas em qualquer lugar.

Ao usar o ExpenseIt, sua equipe pode tirar fotos dos recibos em qualquer lugar, combinar os recibos com as cobranças de cartão e contribuir para o reembolso ser realizado de maneira mais eficiente.

Ao utilizar esse tipo de tecnologia, sua empresa consegue ter mais controle e segurança na hora de coletar o comprovante de viagem corporativa dos colaboradores. Esse cuidado é essencial para que seu time tenha mais tranquilidade na hora de viajar, além de simplificar todas as etapas posteriores de reembolso.

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