Como usar recibo eletrônico na gestão de despesas com viagens corporativas?

O recibo eletrônico é muito importante em viagens corporativas, uma vez que é uma forma de o colaborador comprovar os gastos realizados durante o período de trabalho em outra cidade. 

Por meio do recibo, ele pode realizar a solicitação do reembolso do valor pago pelo produto ou serviço relacionado ao trabalho. É normal em viagens a negócios ou em reuniões que o funcionário pague do próprio bolso alguns gastos, como alimentação. E, em seguida, a empresa devolve o dinheiro. 

Continue a leitura e saiba como utilizar recibo eletrônico na gestão de despesas com viagens corporativas!

Como funcionam os recibos eletrônicos?

As viagens a negócio apresentam um regulamento que estabelece as obrigações da empresa e dos colaboradores, sendo que uma das regras é a obrigação de a empresa ressarcir os gastos que o funcionário teve durante o momento de trabalho. 

Para não existirem maiores contratempos durante a realização das viagens corporativas, é fundamental haver uma política de reembolso clara, objetiva e que mostre as despesas que o negócio tem a obrigação de ressarcir. Normalmente, são gastos relacionados a refeições, hospedagem, combustível, transporte e outros gastos relacionados ao deslocamento. 

O funcionário tem o dever de comprovar todos os gastos para que o reembolso aconteça, assim, os recibos eletrônicos podem ser utilizados durante o processo. Sem a comprovação, a empresa não tem a obrigação de ressarcir os valores. 

Além disso, no momento que é feito o reembolso, é indicado gerar um recibo que comprove que o pagamento foi efetuado. Essa ação é importante tanto para a empresa quanto para o colaborador que realizou a viagem. Isso garante uma maior organização e evita processos judiciais. 

Qual a importância dos recibos eletrônicos?

Os recibos eletrônicos são essenciais para uma empresa que deseja ter um controle eficiente de suas finanças e quer garantir boas viagens corporativas para seus colaboradores, uma vez que é possível comprovar todos os gastos de forma automática e evitar despesas que não são necessárias. 

Assim, quem deseja melhorar seu posicionamento no mercado e garantir uma gestão mais eficiente deve contar com os recibos eletrônicos durante o processo. Além do mais, os recibos são importantes para evitar cobranças indevidas. 

Como usar recibo eletrônico na gestão de despesas com viagens corporativas? 

Os recibos eletrônicos são importantes documentos para a gestão das despesas relacionadas às viagens corporativas. Uma empresa que deseja potencializar os seus resultados precisa ter em mãos todos os gastos registrados. Com a utilização de recibos eletrônicos o processo se torna mais otimizado. 

Sem uma boa gestão das despesas, a saúde financeira da instituição pode ficar afetada por causa de gastos desnecessários e fraudes durante o processo de reembolso. Ainda, a ineficiência do processo pode gerar insatisfação nos funcionários que realizam viagens a negócios. 

Dessa forma, para garantir uma boa gestão das despesas, é necessário utilizar os recibos eletrônicos emitidos pela companhia aérea, hotéis, restaurantes e serviços de transporte terrestre para calcular as despesas e, assim, evitar prejuízos que podem afetar a companhia. 

Saiba que os recibos podem ser enviados para o e-mail da empresa assim que a compra for efetuada. O gestor pode verificar se o gasto deve ser inserido nas planilhas, o processo ocorre de forma rápida e o controle é feito de forma eficiente. Confira a seguir como realizar uma boa gestão das viagens corporativas. 

Estabeleça políticas financeiras 

Como foi mencionado, é preciso deixar claro os gastos que a empresa deve reembolsar. Quando isso não acontece, o processo de reembolso passa a ser mais complicado, pois o funcionário pode gastar mais do que o necessário durante a viagem e solicitar o dinheiro de volta. Essa prática pode gerar dores de cabeça para o gestor e ocasionar gastos capazes de afetar a saúde financeira do empreendimento. 

Sendo assim, a criação de uma eficiente política de viagens corporativas deixa todo o processo padronizado. Afinal, todos os envolvidos conhecem suas obrigações e deveres, e os atritos são evitados. 

Determine um teto de gastos 

Para que a companhia não receba recibos além do necessário e tenha que reembolsar um valor elevado, é fundamental determinar um teto de gastos para ter um controle financeiro e evitar desperdícios. Mas é preciso ressaltar que algumas emergências podem acontecer. 

O colaborador precisa entender que os recursos financeiros não são infinitos e que é necessário ter atenção aos gastos para que as finanças da empresa não fiquem prejudicadas. 

Para estabelecer um bom teto, o gestor deve calcular os gastos que podem estar relacionados com alimentação, viagem, transporte e hospedagem. É válido ressaltar que, ao receber recibos eletrônicos em excesso e de compras desnecessárias, é indicado entrar em contato com o funcionário para entender melhor a situação. 

Realize relatórios de despesas 

A forma mais eficiente de realizar e controlar os gastos é por meio de um relatório de despesas. Assim, o gestor consegue estabelecer as despesas e ajuda a determinar uma média de gastos. 

Com a utilização dos recibos eletrônicos, a elaboração do relatório é otimizada e menos burocrática, já que as informações são passadas em tempo real e são verdadeiras. A gestão de viagens é feita de forma mais rápida, e não é necessário esperar o funcionário retornar para a empresa para realizar os cálculos. 

Para que o processo fique ainda mais rápido e prático, é necessário contar com uma solução tecnológica para realizar os cálculos das despesas e para gerar relatórios eficientes para a companhia.

O SAP Concur, por exemplo, pode ser um grande aliado durante esse momento, pois utiliza os recibos eletrônicos para deixar a gestão mais otimizada e facilitar a rotina dentro da organização. 

Portanto, os recibos eletrônicos garantem um trabalho de gestão e de reembolso mais otimizado. A empresa receberá em tempo real os gastos, que poderão ser lançados no sistema de forma automática e rápida. Devido às suas inúmeras vantagens, eles se mostram mais eficazes que os modelos físicos, que podem ser perdidos e apagados com o passar do tempo. 

Gostou do nosso artigo? Então, aproveite para realizar o reembolso corporativo de qualquer lugar!