Como realizar o controle interno de viagens corporativas?

Sabemos que não é fácil realizar o controle interno de viagens corporativas, não é mesmo?

Muitas empresas contam com a necessidade de fazer as viagens corporativas para fechar novos negócios, alcançar novos investidores, abrir novos horizontes, etc. No entanto, é preciso administrar corretamente e manter o controle interno para que nenhum imprevisto possa vir a acontecer, sejam eles com diárias a mais, emergências de saúde e segurança, etc.

E para que ele funcione de forma eficiente, é necessário estar por dentro de todos os fatores que são imprescindíveis para executar uma boa administração.

Fazer o controle interno de viagens corporativas vai muito além de somente decidir o destino, o local de hospedagem e o horário das passagens, e para isso é preciso ter planejamento.

Ter um planejamento não garante somente a economia da corporação e o controle interno, mas o alinhamento das regras da empresa com o viajante. E para isso acontecer de uma forma mais fácil, continue lendo este artigo para saber o melhor planejamento para evitar transtornos.

Saiba mais: 4 dificuldades para garantir controle de gastos em viagens corporativas

A importância de uma gestão de viagens corporativas

Quando se tem uma gestão de viagens corporativas se torna mais fácil acompanhar e administrar os gastos da empresa como um todo, pois a gestão é responsável por aprovar orçamentos, fiscalizar o cumprimento das regras e normas da empresa, e também das políticas internas de viagem.

Além disso, a gestão controla as ações dos viajantes durante os processos de viagens, também garantindo que os objetivos da empresa sejam atingidos. Dessa forma, é mais fácil minimizar os imprevistos, evitando riscos à empresa.

Dentre as funções de uma gestão de viagens corporativas, estão:

• Estabelecer uma política interna de viagens corporativas;

• Fazer o planejamento das viagens corporativas;

• Fazer o orçamento das viagens corporativas;

• Administrar os recursos das viagens corporativas, como: passagens, hospedagem, locomoção, alimentação, segurança.

A importância de ter uma gestão de viagens se estende, também, ao controle interno de viagens corporativas, pois se torna mais fácil controlar o dinheiro que entra e o dinheiro que sai, assim reduzindo custos desnecessários, além de evitar possíveis fraudes de reembolso.

Veja também: Gestor de viagens corporativas: quais os maiores desafios?

Como fazer o controle interno de viagens corporativas

Política de viagens

Ter uma política de viagens significa dizer que a sua empresa estará resguardada ao realizar uma viagem corporativa, pois nela estão as leis e as regras que protegem tanto o viajante, quanto a corporação.

Além do mais, para manter a organização da empresa e de seu caixa, é importante assegurar o alinhamento da política de viagens com os colaboradores, porque isso garante o cumprimento e a importância das regras.

Lembre-se: para garantir que as normas sejam bem estipuladas e postas de maneira eficiente, é válido solicitar a presença de uma gestão especializada no caso.

Imprevistos podem acontecer

Quando se entende que existe a possibilidade de haver imprevisto, você deve contar com eles na hora de estabelecer um orçamento.

Seja ou não durante as viagens corporativas, imprevistos podem acontecer, e a fim de garantir um bom controle interno de viagens corporativas, lembre-se que eles existem.

É sempre importante reservar uma quantia extra para caso de imprevistos e emergências. Desta forma, a empresa não enfrentará um desfalque ao ter que desembolsar uma quantia a mais em uma situação parecida.

Se tratando de emergências, é importante ter alguém para ajudar o viajante durante um processo de viagem. E a melhor dica, nesse caso, é: conte com um seguro de viagens.

Uma empresa de seguro de viagens é experiente no ramo e vai estar disponível 24 horas por dia, todos os dias. A segurança do viajante é responsabilidade da empresa. E contanto com a chance de algo acontecer, é melhor estar prevenido ao contar com a ajuda de seguro.

Tenha um planejamento e faça orçamentos

Sabia que sai muito mais caro reservar hotéis e voos de última hora? Isso porque, muitas vezes, eles estão em alta demanda.

Ao marcar uma viagem, é necessário ter todo um planejamento para que ocorra da melhor maneira possível, além de, também, economizar os custos para a empresa.

Para otimizar custos na hora de planejar viagens, é aconselhado ter um orçamento de custos em viagens corporativas.

Ao reconhecer a importância de planejar um orçamento, se torna fácil economizar nas viagens corporativas, pois a empresa poderá realizar um controle interno de viagens corporativas, e isso permitirá administrar melhor os gastos durante o processo de viagem.

Contando com este método, a empresa estará preservando seus cofres contra gastos desnecessários com o aumento de passagens, por exemplo.

Além disso, contando com uma gestão financeira, é possível prever orçamentos necessários com base nos gastos de outras viagens, preservando as finanças da empresa.

Avalie o custo-benefício

Pensando no controle interno de viagens corporativas, saiba que dá para economizar e ter um serviço de qualidade.

Busque sempre opções que ofereçam conforto, qualidade e economia ao escolher o destino da viagem, fazer reservas em hotéis e comprar passagens, pois, além de garantir o bem-estar do viajante, é preciso cuidar dos investimentos da empresa.

É válido lembrar de buscar parcerias ao idealizar viagens, ou até mesmo contratar uma agência de viagens corporativas para cuidar disso, pois eles já têm experiência na área, além de garantir que os serviços prestados pelas empresas indicadas serão de ótima qualidade.

Veja mais: Como fazer o controle de despesas de viagem corporativa?

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