Como organizar as despesas com viagens de funcionários?

Muitas empresas têm dúvidas em relação ao que é considerado despesas com viagens de funcionários e, mais ainda, quais dessas despesas ficam como responsabilidade da empresa e devem ser reembolsadas.

Realizar o controle das despesas com viagens de funcionários é algo fundamental para o controle de gastos e a manutenção da saúde financeira de uma empresa. Para muitas companhias, realizar viagens corporativas é algo extremamente corriqueiro.

Isso significa que esse tipo de gasto é recorrente e, quando considerarmos a soma de todas as viagens, se torna uma despesa enorme para a empresa. Ou seja, sem um controle correto de tudo o que é gasto durante as viagens, a empresa pode acabar tendo graves problemas financeiros.

Para que esse controle de gastos com as viagens corporativas seja feito corretamente, torna-se necessário um planejamento e uma estratégia bem elaborados para que os gastos desnecessários possam ser identificados e reduzidos.

Para se ter uma ideia dos gastos de viagens corporativas, a Associação Global de Viagens (GBTA), realizou um estudo onde mostrou que as companhias globais tiveram um gasto de U$$1,7 trilhão em viagens corporativas em 2020. Entre as despesas estão as reservas de passagens, hotéis, transporte terrestre e refeições.

Sendo assim, neste artigo, vamos falar sobre o que é considerado como despesas com viagens de funcionários e algumas dicas de como sua empresa pode organizar esses gastos para otimizar o lucro e diminuir as despesas.

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O que são consideradas despesas com viagens de funcionários?

A primeira coisa que vamos entender é o que são consideradas despesas com viagens de funcionários. Basicamente, isso deve ser definido através da política de viagens e de reembolso da empresa.

Independente se será uma viagem curta ou longa, de carro, avião ou van, as políticas da empresa são as responsáveis por definir como essas viagens serão realizadas e como a empresa vai lidar com cada uma das situações.

Porém, normalmente, a empresa considera a grande maioria das despesas durante uma viagem corporativa como gastos reembolsáveis ou gastos permitidos com o orçamento da empresa.

Alguns dos principais exemplos são:

• Combustível;

• Hospedagem;

• Alimentação;

• Passagens aéreas ou rodoviárias;

• Ingressos para eventos e workshops;

• Transporte local;

• Seguro viagem;

• Documentação.

Para muitas empresas, todos esses gastos estão englobados nas políticas e serão de responsabilidade da organização. Nesses casos, as despesas com viagens de funcionários podem ser gastas em um cartão corporativo, onde já será descontado do orçamento da própria empresa, ou o próprio funcionário pode arcar com os gastos e depois solicitar reembolso das despesas, tudo depende da política de viagem e reembolso da empresa.

Porém, é importante lembrar que a empresa pode não considerar algumas despesas com viagens de funcionários, como, por exemplo, gastos com bebidas alcoólicas ou custos com lazer e entretenimento, que sejam realizados durante a viagem.

Veja também: Como a sua empresa lida com a violação de despesas corporativas?

Dicas de como organizar as despesas com viagens de funcionários

Agora, vamos ver algumas dicas de como organizar as despesas com viagens de funcionários para que a sua empresa consiga otimizar os gastos, economizando e sem abrir mão do conforto e da qualidade durante as viagens corporativas.

Regulamente os processos

A primeira coisa que deve ser feita é regulamentar todos os processos de uma viagem corporativa. Como falamos anteriormente, é fundamental que a sua empresa tenha uma política de viagens e de reembolso, é através delas que os colaboradores saberão quais são os seus direitos e deveres durante uma viagem corporativa.

Uma política de viagens deixa claro quais serão as despesas com viagens de funcionários que serão pagas pela instituição e quais ficam por conta do próprio colaborador. Esse documento apresenta, ainda, informações como limites de gastos com hospedagem, transporte, alimentação, etc.

Além disso, deixar que tudo isso fique documentado garante que os gestores possam recorrer a esse documento sempre que apareça alguma dúvida. Uma política de viagem e reembolso bem feita ajuda a organização a evitar gastos desnecessários e a impedir tentativas de fraude.

Faça a previsão das despesas

Depois que tiver desenvolvido uma política de viagens e reembolso coerente e completa, é hora de realizar a previsão das despesas. Ou seja, tendo como base pesquisas de preço e viagens antigas, os gestores podem ter uma ideia de quais serão os gastos que o funcionário terá naquela viagem.

Isso permite que o orçamento certo seja definido, já considerando a possibilidade de imprevistos que possam surgir e demandar mais despesas. Além disso, ao colocar todas as despesas no papel, é possível diminuir gastos desnecessários.

Identifique oportunidades de reduzir custos

Como falamos anteriormente, fazer um planejamento permite que os gestores identifiquem oportunidades de economizar e reduzir gastos desnecessários.

Isso pode ser aplicado em passagens aéreas, hotéis, alimentação e outras despesas recorrentes das viagens corporativas. Além disso, verificar se há planos de fidelidade ou descontos para clientes recorrentes, pode ser uma ótima forma de diminuir as despesas com viagens de funcionários, já que isso pode trazer uma boa economia a longo prazo.

Conheça as tendências

Outra dica muito útil é ficar de olho nas tendências do mercado. Isso quer dizer, as novas tecnologias e conceitos que podem ajudar sua empresa a reduzir gastos e facilitar a vida dos gestores e do próprio funcionário que está viajando.

Por exemplo, uma tendência que está ganhando muito destaque no Brasil e no mundo é o Bleisure, uma nova modalidade de viagens que mescla as viagens corporativas com uma viagem a lazer.

Nela, a empresa libera o funcionário para ficar um período a mais na viagem, podendo usar esse tempo para lazer. Esse tipo de viagem possui diversas vantagens, entre elas, o aumento da produtividade que pode trazer retorno financeiro para a empresa.

Use a tecnologia para agilizar o processo

Por fim, uma dica muito importante é utilizar ferramentas e plataformas que possam ajudar na hora de realizar o planejamento e a gestão de uma viagem corporativa. Seja na hora de comprar as passagens, realizar as reservas ou fazer a gestão das despesas com viagens de funcionários, soluções como a SAP Concur Travel & Expense podem ajudar muito.

Ela permite a automatização de processos burocráticos, fazer o registro de viagens, realizar a conformidade com as políticas de viagens da empresa e muito mais!

Saiba mais: Quais os tipos de políticas de reembolso de despesas corporativas?

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