Como oferecer mais autonomia em viagens corporativas com um software?

O viajante deseja autonomia em viagens corporativas para que ele tome as melhores decisões ao fechar contratos, ao escolher transportes e fornecedores, mas não somente para isso. Do mesmo jeito que é feito em viagens de lazer, em viagens a trabalho, os colaboradores desejam melhor qualidade durante os deslocamentos, maior agilidade e aceleração de soluções durante imprevistos.

A pesquisa da TRVL LAB e ELO apresentou que 84% dos brasileiros gostam de viajar a trabalho. Mas, ao modo que a autonomia em viagens corporativas aumenta, a necessidade de um gestor de viagens corporativas também se amplia, visto que um líder precisa cuidar da segurança do viajante e dar todo o suporte necessário antes, durante e depois da chegada.

Para auxiliar no controle e auxílio de toda a viagem corporativa, é possível contar com a ferramenta da SAP Concur. O SAP Concur Travel & Expense trabalha para deixar a sua empresa ainda mais inteligente, por meio da automatização financeira de relatórios, criação de políticas de despesas, controle de reembolsos, cálculos do ROI e informações relevantes para a gestão financeira.

Para se ter uma ideia, o sistema de gestão é capaz de diminuir os custos das organizações em até 8%, segundo ebook produzido em parceria com a InfoMoney. As equipes também conseguem economizar até 500 horas por ano, quando contam com uma ferramenta de automatização financeira.

A tecnologia também proporciona maior satisfação e engajamento com o negócio por parte dos colaboradores. Por isso, por exemplo, realizar relatórios automáticos em aplicativos para envio de fatura faz com que os colaboradores gastem o mínimo de tempo possível com tarefas que não são estratégicas de suas áreas. Desta maneira, esses profissionais ficam mais satisfeitos com a organização, além de serem mais produtivos e eficientes em suas atividades.

Entenda, no blog de hoje, como oferecer mais autonomia em viagens corporativas com um software.

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O que é autonomia em viagens corporativas?

A autonomia em viagens corporativas, quando relacionadas à tecnologia, se refere ao fato de que os viajantes precisam de todo o apoio de um bom aplicativo para viagens, principalmente no que diz respeito à documentação de notas fiscais para reembolso de despesas corporativas.

Antigamente, o colaborador tinha que guardar a nota fiscal, correndo o risco de perdê-la, até a volta da viagem. E isso para todos os gastos: gasolina, alimentação, hotéis, entre outros. Esses erros trazem prejuízos irreparáveis para a área financeira empresarial por conta do controle inadequado que permitia perda de informações.

Com o avanço da tecnologia dos sistemas de gestão de viagens corporativas, hoje é possível apenas tirar uma foto e mandar diretamente para o app que integra a área financeira da empresa com as informações da própria viagem. Em tempo real, existe a possibilidade de acompanhar até o destino do colaborador, seu trajeto e a que horas ele chegou. Com isso, o viajante marca que horas entrou e que horas saiu, batendo normalmente o ponto e contabilizando as horas de trabalho.

Confira: O que é alçada de aprovação nas viagens e despesas corporativas?

Como oferecer mais autonomia em viagens corporativas com um software?

Para potencializar a autonomia em viagens corporativas, o uso das ferramentas da SAP Concur organizam informações e garantem uma série de benefícios que ainda podem ser integrados ao ERP que a empresa já utiliza para permitir uma gestão ainda mais completa e eficiente. Com a nossa solução, a capacidade de processamento de informações aumenta, juntamente com a rapidez de dar entrada no reembolso de despesas corporativas. Dessa forma, gestores e colaboradores se integram por meio de um software que garante praticidade, já que possibilita a criação e o envio de relatórios de despesas, gerenciamento de viagens e aprovação de faturas de maneira fácil e rápida e em qualquer lugar.

O aplicativo móvel SAP Concur torna o relatório de despesas mais fácil do que nunca. Basta tirar uma foto de cada recibo com seu smartphone e o ExpenseIt criará, detalhará e categorizará automaticamente as entradas de despesas. Para capturar recibos, faça login no aplicativo móvel SAP Concur, toque em ExpenseIt e tire a foto de um recibo. O ExpenseIt criará um item de linha, selecionando a categoria de despesa, correspondendo às cobranças de cartão de crédito e até mesmo detalhando suas complicadas faturas de hotel.

Amplie sua solução SAP Concur com sistemas de negócios automatizados e inteligência para ajudar os colaboradores a usar a solução com mais eficiência com processos otimizados. Eles experimentarão menos frustração e gastarão menos tempo em tarefas entediantes relacionadas a despesas. Você notará maior adoção, melhor conformidade, mais colaboradores produtivos e, o melhor de tudo, mais tempo livre para dedicar ao seu próprio trabalho estratégico. O SAP Concur é um sistema de gestão de despesas iniciado pelos colaboradores. Dentre as características da solução, destacam-se:

• Realiza a gestão completa das despesas iniciadas pelos colaboradores.

• Funcionários podem tirar fotos dos recibos (táxis, almoços, materiais de escritórios, custos de home office e outros).

• Os pedidos de despesas são preenchidos automaticamente com os recibos.

• Relatórios de despesas são enviados dentro do prazo e de qualquer lugar.

• A ferramenta categoriza e mapeia automaticamente as despesas com base nas imagens de recibos.

• Os gerentes podem facilmente analisar e aprovar pedidos de despesas em qualquer dispositivo.

• Reduz-se o tempo de reembolso e aumenta a satisfação dos funcionários.

• Cria relatórios de despesas de maneira simples, rápida e precisa.

O uso do aplicativo, com certeza, tem a economia de tempo como maior vantagem de autonomia em viagens corporativas. Em um processo manual, tanto os viajantes corporativos como os gestores perdem muito tempo para atualizar planilhas e relatórios. Mas o recurso do app evita isso.

Tudo isso contribui para o maior controle das despesas, já que a movimentação é acompanhada tanto pelo colaborador quanto pelo gestor, garante que o viajante tenha em mão todos os dados necessários para que a viagem ocorra da melhor forma, pois o aplicativo SAP Concur centraliza as informações em um só lugar, ou seja, você usa apenas uma plataforma para todas as suas necessidades. Assim, como a equipe gasta menos tempo com processos burocráticos, ela amplia a capacidade de desenvolver novos negócios.

Leia também: Quais indicadores monitorar em uma gestão de viagens corporativas?

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Você achou que estamos só em blogs e webinars? Pois bem, estamos também em Podcast! Aproveite e escute o terceiro episódio do SAP Concur Pocket Show “O novo destino das viagens corporativas”, mais um podcast da família SAP CAST. SAP Cast une o conteúdo que você precisa sobre negócios, tecnologia e transformação digital. Sempre com a participação de especialistas da SAP, clientes e parceiros de negócios prontos para tirarem suas dúvidas e aprofundar sobre os temas mais importantes da atualidade que envolvem o mercado corporativo.

Com conversas sobre temas e conexões, a missão do SAP Cast é levar você ao centro da revolução tecnológica, através do ponto de vista da empresa líder no segmento de software e empresas. Apresentadores: Leo Lopes, Maximiliano Cunha e Rodrigo Murad. Mande sua sugestão ou comentário pelo email: sapcast@sap.com e participe de nossos debates!

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Conheça o SAP Concur Travel & Expense!

O SAP Concur Travel & Expense é um sistema de controle financeiro para empresas e viagens corporativas que pode ajudar o seu negócio a otimizar todo o controle end to end dos deslocamentos empresariais e a ter uma gestão inteligente. Estabelecer e seguir corretamente uma política de reembolso de despesas corporativas é um grande desafio. Entretanto, com a implementação de um software de gestão como o SAP Concur Travel essa missão é mais simples. Esse sistema de gerenciamento permite toda a organização de uma viagem corporativa, desde a emissão de passagens aéreas até o acompanhamento do itinerário. Além disso, por meio da plataforma, é possível receber todas as notas para reembolsos, fazer validações e controles em tempo real.

Contando com recursos inovadores, o SAP Concur Travel & Expense não somente simplifica o processo de reservas e elaboração de roteiros das viagens de negócios, mas também permite calcular custo de viagem, receber os comprovantes de gastos e elaborar relatórios tudo por uma mesma plataforma.

Dentre os principais benefícios do SAP Concur Travel estão:

• Registro completo das viagens, roteiros e gastos;

• Painel consolidado com dados atualizados da viagem;

• Conformidade total com as políticas de viagens e despesas da sua organização;

• Possibilidade de pesquisar e reservar hotéis, passagens e outros serviços por meio da plataforma;

• Integrações inteligentes e simplificadas com diversos sistemas;

• Comodidade, flexibilidade e conectividade para utilizar a plataforma de qualquer lugar ou dispositivo;

• Acompanhamento dos colaboradores em tempo real;

• Permite a escolha de viagens sustentáveis;

• Simplifica a digitalização dos recibos e comprovantes de despesas;

• Permite a integração como SAP Concur Expense para gerenciamento completo dos gastos corporativos e auditorias dos pedidos de reembolsos;

• Simplifica a aprovação e monitoramento das despesas.

Se você está em busca de informações sobre como aumentar a produtividade da equipe, o time de especialistas da SAP Concur está à disposição da sua empresa para esclarecer dúvidas e ajudar no que for necessário. Você quer saber mais como o SAP Concur Travel & Expense pode ajudar a sua empresa? Acesse agora mesmo e converse com o nosso time!