Como identificar fraude na solicitação de reembolso? Veja 10 sinais!

A solicitação de reembolso gerada por viagens corporativas é uma forma de compensar o colaborador que realizou uma jornada produtiva em prol da empresa. No entanto, sem uma política definida e sem soluções que controlem os gastos, ela se torna uma dor de cabeça.

Felizmente, há alguns sinais que indicam a presença de fraude na solicitação de reembolso. Além disso, gestores também podem utilizar soluções digitais para controlar as despesas, de acordo com cada etapa do deslocamento. Saiba mais sobre as fraudes em viagens corporativas e como identificá-las!

Fraudes em empresas

As viagens corporativas são experiências inesquecíveis para os colaboradores, já que podem aliar oportunidades de treinamentos, cursos, formação de contatos profissionais e até um pouco de turismo, como no modelo de workation.

No entanto, é preciso tomar cuidado para que elas não terminem em fraudes corporativas no pedido de reembolso. Como as viagens corporativas consideram inúmeros fatores (destino, itinerário, gastos com alimentação, entre outros), os gastos relacionados podem passar despercebidos.

Importância de saber identificar fraudes

Identificar e combater as fraudes em viagens corporativas significa, basicamente, preservar os recursos financeiros da empresa. Afinal, essas ações criminosas visam render algum dinheiro extra para o perpetrador.

Vale a pena notar que não há apenas um modo de cometer a fraude. É possível que a situação ocorra em diversas etapas da jornada. Além disso, o colaborador que viaja não está sendo totalmente supervisionado pela empresa quando ela não adota uma solução digital para monitorar esse trajeto. Dessa forma, fica mais fácil para ele gastar além do necessário.

Fraudes em solicitações de reembolso

A fraude de reembolso de despesas corporativas, no contexto das viagens, ocorre de diferentes formas:

• inflacionamento dos valores das despesas da viagem;
• apresentação de reembolsos falsos;
• requerimento de reembolso por despesas pessoais;
• apresentação de números muito elevados em determinados quesitos, como o transporte, para compensar gastos supostamente baixos nos outros;
• mudança de hospedagem de última hora, de modo que o controle da viagem saia das mãos dos líderes. O colaborador entra com o pedido de restituição posteriormente.

Sinais para identificar fraudes em solicitações de reembolso

Infelizmente, há diversas formas de fraudar os gastos da empresa em viagens corporativas — e ainda entrar com uma solicitação de reembolso de despesas e um pedido de devolução de valores. Contudo, a boa notícia é que há alguns sinais que chamam a atenção dos gestores para atitudes fraudulentas. Vamos conhecê-los.

1. Gastos pessoais

Nessa fraude, o colaborador utiliza o dinheiro repassado a ele, só que para custear gastos pessoais. Pode ser em alimentação, presentes ou qualquer outro tipo de despesa que não estava acordada com a empresa.

Vale notar que esse tipo de fraude ocorre principalmente com a utilização de cartão de crédito corporativo. Por isso, é importante estabelecer alguns limites razoáveis. Os líderes devem se basear em viagens anteriores e contar com a tecnologia para mapear esses custos.

2. Despesas incomuns

Quando a empresa tem uma política de viagens bem definida, provavelmente ela listará todas as despesas permitidas. Qualquer item que sair do padrão deve ser investigado.

3. Comportamento anormal

Os gestores devem desconfiar de práticas pouco comuns durante as viagens da empresa. Os colaboradores precisam ser orientados a apresentar boletins de ocorrência em caso de roubos e furtos.

Outro comportamento anormal é o conluio com fornecedores. Nesse contexto, o funcionário e um fornecedor atuam juntos para gerar despesas falsas e/ou inflacionadas. Caso você suspeite disso, pesquise os gastos e compare com os preços médios praticados no mercado.

4. Documentos suspeitos

Nesse caso, o colaborador apresenta documentos suspeitos, que fogem do padrão e das exigências da empresa para viagens corporativas, ou nem apresenta nada. Ele pode alegar que perdeu os comprovantes de gastos e inserir valores aleatórios no relatório de reembolso, provavelmente com custos acima do acordado entre ambas as partes.

5. Despesas duplas

A tática de despesas duplas envolve a cobrança indevida de reembolso em dobro, de modo que o colaborador receba o pagamento mais de uma vez para a mesma despesa. Nesse caso, o funcionário que viajou solicita o reembolso para mais de uma pessoa do mesmo setor, aproveitando falhas na comunicação.

6. Falta de conformidade com as políticas da empresa

Antes de viajar, é uma boa ideia pedir para o colaborador assinar um documento no qual ele atesta que concorda com as políticas da empresa. Caso ele não consiga justificar gastos incomuns, excessivos ou quaisquer outras fraudes, ele será responsabilizado.

7. Relatórios incompletos

Relatórios incompletos podem não ser um sinal de displicência do colaborador, mas um indicativo de que as despesas foram falsificadas.

8. Superfaturamento

Aqui, o colaborador que viajou simplesmente apresenta recibos e/ou notas fiscais com valores acima daquilo que a jornada demandou. O objetivo é embolsar a diferença, às custas da empresa.

Isso pode ser feito de forma mais sutil, como o acréscimo de valores menores em diferentes gastos: R$ 10 a mais em um almoço, por exemplo, ou em um lanche. Outra forma de fraudar no reembolso corporativo é simular que o único meio de transporte na cidade foi o táxi, uma vez que não há registros online — como no caso da Uber.

9. Limites excedidos

Essa fraude acontece quando o colaborador utiliza serviços muito caros, fora daquilo que foi acordado com a empresa. Exemplos: passagens aéreas de primeira classe, almoços em hotéis badalados, hospedagens em suíte premium, entre outros.

10. Compra de itens não permitidos

Nesse caso, o colaborador tenta embutir gastos com itens não permitidos, dentro das faturas de produtos permitidos. Um exemplo é a tentativa de colocar bebidas alcoólicas na categoria de alimentação do relatório.

Dicas para evitar fraudes na solicitação de reembolso

A melhor forma de controlar melhor os gastos de viagens corporativas é adquirir uma solução digital que ajude os gestores a mapear as despesas, gerar relatórios e outras informações relevantes para as próximas jornadas serem melhor planejadas. Nesse contexto, surge o SAP Concur Travel & Expense. Vale a pena mencionar outras ações práticas:

• defina uma política de reembolsos clara e objetiva, sem brechas para soneguem que os colaboradores determinados recursos recebidos;
• automatize processos para a realização do reembolso. Por meio de uma plataforma, será possível registrar a despesa exatamente quando ela ocorre. Então, o cálculo final também será automático;
• mantenha o contato direto com o colaborador em deslocamento, ao menos uma vez por dia. Fique por dentro do seu trajeto e das suas ações. Desse modo, será difícil que esse funcionário crie motivos para explicar gastos excessivos. Por meio de uma plataforma como SAP Concur Travel, os gestores supervisionam toda a jornada;
• priorize colaboradores de confiança para realizar os deslocamentos, como aqueles que já estão há algum tempo prestando bons serviços para o negócio.

Como vimos, há diversos meios de cometer fraudes relacionadas à solicitação de reembolso. A boa notícia é que também existem inúmeras formas de se precaver: por meio da tecnologia, de uma política eficiente e com um olhar apurado para sinais de gastos incomuns.

A auditoria inteligente da SAP Concur conta com auditores e tecnologia para a analisar a conformidade dos recibos e pedidos de reembolso, impedindo possíveis fraudes.

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