Como gerenciar reserva de viagens corporativas de forma simples?

As viagens corporativas voltaram com tudo no ano de 2022 e a tendência é que continue assim para 2023 e os próximos anos. Para você ter uma ideia, de acordo com um estudo realizado pela FecomercioSP em parceria com a Associação Latino Americana de Gestão de Eventos e Viagens Corporativas, o Levantamento de Viagens Corporativas, mostrou que o terceiro trimestre de 2022 teve um faturamento de R$ 24,1 bilhões.

Esse valor foi 56,8% maior do que o faturamento do mesmo período de 2021 e 2,3% maior do que em 2019, período pré-pandemia de covid-19. Com isso, podemos ver que as empresas retomaram totalmente as viagens corporativas por todo o Brasil e, também, viagens internacionais.

Com esse cenário, não são apenas os transportes aéreos que são afetados, mas todo o mercado que envolve as viagens corporativas, como a hospedagem, locação de veículos, alimentação, etc.

Sendo assim, pode ser muito difícil para as empresas conseguirem gerenciar todas as reservas de viagens e os gastos que serão necessários para realizar essas viagens. Por isso, neste artigo, separamos algumas informações muito relevantes que podem ajudar sua empresa a otimizar e facilitar o gerenciamento das reservas de viagens corporativas. Leia o artigo até o final para ficar por dentro das dicas.

Veja mais: Sistema de viagens corporativas: por que é tão necessário?

Por que gerenciar as reservas de viagens corporativas?

As viagens corporativas são uma ótima forma que as empresas possuem para fechar novos negócios e melhorar o relacionamento com clientes e fornecedores, além disso, é uma maneira de fazer networking, participar de eventos e treinamentos que podem acrescentar muito para a empresa.

Por isso, é necessário realizar diversas reservas e preparações para que as viagens corporativas sejam bem sucedidas. Outro fator importante é que muitas empresas precisam realizar diversas viagens ao longo do ano, algumas, inclusive, com mais de um colaborador viajando ao mesmo tempo. Assim, torna-se necessária uma forma de gerenciar todas essas reservas de viagens de maneira simples e fácil.

Quando os viajantes perdem tempo com tarefas administrativas, como pagamentos e preenchimento de relatórios de despesas e reservas durante as viagens, o prejuízo pode ser significativo. Em grandes empresas, o valor perdido anualmente com esse tipo de atividade chega na casa dos milhões.

Sendo assim, a melhor opção para as empresas é investir em maneiras de automatizar e facilitar o gerenciamento de reservas de viagens corporativas para otimizar tempo e recursos preciosos.

Leia também: Relatório integrado: como otimizar as informações com as melhores práticas

Como gerenciar reserva de viagens corporativas de forma simples

Agora, se você quer saber como gerenciar as reservas de viagens corporativas da sua empresa de forma simples e eficiente, confira essas dicas que serão extremamente úteis para o seu dia a dia.

Defina uma política de viagens corporativas

A primeira coisa que você precisa fazer é ter uma política de viagens corporativas bem definida. Isso, nada mais é do que um documento que apresenta todas as informações, obrigações, deveres, responsabilidades e limitações que devem ser seguidas pelos colaboradores na hora de planejar e executar uma viagem corporativa.

Por exemplo, na política de viagem é possível definir qual é o orçamento permitido para cada parte da viagem, quais são os hotéis que o colaborador pode escolher, valor da alimentação, locação de carro, etc.

Além disso, as políticas de viagens corporativas também servem de guia e consulta para que os gestores possam fazer a comparação dos custos e comprovantes das viagens com aquilo que foi definido.

Por fim, a política de viagens também deve abordar quem deve ser acionado em casos de problemas durante uma viagem corporativa.

Use a tecnologia a seu favor

Atualmente já existem diversas ferramentas e tecnologias que podem ajudar e muito na hora de realizar o gerenciamento de reservas das viagens corporativas da sua empresa. Essas ferramentas podem oferecer diversos recursos como a automatização de processos repetitivos e maçantes, gerar relatórios com todos os gastos, auxiliar no agendamento e reservas de passagens de avião, hotéis, locação de veículos, além de manter-se em acordo com a política de viagem da empresa.

Você pode procurar por plataformas que tenham uma interface intuitiva e simples de usar, pois mais de um colaborador terá acesso a ela.

Assim, será possível melhorar a produtividade de todos os colaboradores que precisam utilizar essa ferramenta, uma vez que todos esses recursos permitem que os processos sejam feitos de maneira automatizada, em menos tempo e com menos chances de erros, permitindo que os colaboradores se dediquem a outras atividades que exijam mais atenção deles.

Faça um bom controle de orçamento

Não adianta implementar as tecnologias mais avançadas e caras se os seus gestores não realizarem um bom controle de orçamento. Isso é uma ferramenta muito eficaz de planejamento, pois permite que a empresa identifique as próprias necessidades e se prepare com antecedência para lidar com quaisquer problemas e imprevistos que possam surgir durante as viagens corporativas.

Ao implementar sua política de viagens, portanto, é importante procurar estratégias para economizar durante suas viagens corporativas, fazer a gestão de custos, identificar desperdícios, analisar relatórios gerenciais e encontrar formas de otimizar esses gastos, para que eles não ultrapassem os valores definidos pelo orçamento.

Diminua as opções

Outra dica muito útil para um bom gerenciamento das reservas de viagens corporativas é diminuir as opções que são ofertadas para os colaboradores. Como falamos na política de viagens, você pode definir quais são as opções que o colaborador pode escolher de hotel ou veículo que pode ser alugado.

Porém, ao permitir uma grande variedade de hotéis, você pode estar sujeito a uma grande variação nos preços e condições que podem ser muito prejudiciais e caras para sua empresa.

Sendo assim, o recomendado é que você realize uma pesquisa prévia que permita definir algumas opções com valores e qualidade semelhantes para que o colaborador defina qual será a melhor opção para ele.

Inclua seus colaboradores no planejamento

Uma boa forma de melhorar o gerenciamento de reservas de viagens é através da inclusão de seus colaboradores no processo de planejamento das viagens. Como falamos anteriormente, é possível apresentar opções para que os colaboradores escolham aquelas que melhor se enquadrem nas suas necessidades.

Além disso, muitas tarefas relacionadas à gestão de viagens, como, por exemplo, o gerenciamento financeiro e o treinamento dos colaboradores, são atividades que necessitam de conhecimentos de outros departamentos. Por isso, considerar a opinião de outros profissionais é uma maneira de fazer uma gestão mais colaborativa, inclusiva e funcional.

Veja mais: Plano de gestão de crises: como criar um em 6 passos simples

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