Como gerenciar as suas despesas com hospedagem corporativa? Confira 7 dicas!

Quando falamos sobre viagens de negócios, sabemos que uma das principais despesas das organizações é a hospedagem corporativa, especialmente em deslocamentos interestaduais e internacionais. Para que você tenha uma ideia, segundo dados da World Travel & Tourism Council, antes da pandemia, 70% de toda a receita global das redes hoteleiras de alto padrão vinham dos viajantes a negócios.

Isso significa que é necessário considerar a hospedagem como um elemento prioritário na experiência de seus colaboradores, além de entender como fazer escolhas com ótimo custo-benefício. Para esclarecer esse assunto, organizamos um post detalhado sobre como otimizar o investimento da empresa em viagens corporativas.

Quer saber como implementar algumas melhorias em sua própria corporação? Então continue a leitura e confira nosso conteúdo!

Qual a importância de pesquisar boas hospedagens corporativas?

Encontrar boas hospedagens pode ser importante para manter o interesse dos colaboradores em realizar viagens corporativas.

Uma pesquisa feita pela própria SAP Concur mostra que 96% dos viajantes estão dispostos a se deslocar a trabalho nos próximos 12 meses. Com tamanha demanda, é fundamental que as organizações estejam preparadas para não somente realizar o melhor planejamento de viagem, o que inclui uma escolha eficiente do transporte e da hospedagem corporativa, mas também implementar um gerenciamento de despesas robusto e efetivo.

Para isso, é importante observar não apenas o preço que será pago na hospedagem, mas a qualidade dela e os outros custos envolvidos. Assim, você mantém um orçamento adequado para vender e negociar em cidades fora da sua sede, enquanto oferece conforto e tranquilidade para que os profissionais lidem com as situações do dia a dia.

Como a hospedagem corporativa pode influenciar na viagem?

A escolha da hospedagem corporativa traz vários impactos para os viajantes e a empresa. Por exemplo, a escolha de hotéis adequados pode oferecer o conforto necessário para que a negociação flua de maneira apropriada, gerando bons retornos.

Além disso, ter uma boa experiência nas viagens pode auxiliar na atração de talentos para a empresa. Nesse sentido, existem hotéis especializados nesse tipo de hospedagem que oferecem descontos.

Para conseguir economizar, é importante ter um bom planejamento, a fim de assegurar os melhores preços. Também é válido firmar parcerias para conseguir condições melhores. Outro ponto relevante é contar com a tecnologia para melhorar a gestão de despesas.

Como escolher uma hospedagem corporativa?

Uma das principais iniciativas necessárias na organização de uma viagem de negócios é, justamente, a definição da hospedagem corporativa ideal. Os gestores precisam ter em mente que a acomodação escolhida deve cumprir requisitos mínimos de qualidade e segurança, sem deixar de lado os aspectos econômicos. Para tal, algumas dicas são importantes.

Analise a segurança

Oferecer segurança aos viajantes é essencial para garantir uma boa estadia. Isso os ajudará a cumprir as missões estabelecidas para a viagem, melhorando os resultados da empresa.

Nesse sentido, pode-se adotar uma série de cuidados a fim de proporcionar tranquilidade aos indivíduos, como a verificação do protocolo de segurança do hotel, para evitar acessos indevidos, a avaliação da estrutura do estabelecimento, para garantir conforto e proteção aos colaboradores, e outros pontos relevantes.

Isso será importante para conseguir aumentar a produtividade durante a hospedagem corporativa, gerando melhores resultados e maior satisfação dos envolvidos nesse tipo de atividade.

Verifique a localização

Outro ponto importante é a localização da hospedagem corporativa. Ela dependerá não somente do roteiro do colaborador, mas também do destino. É crucial escolher uma acomodação que seja fácil de encontrar e acessível, próxima a grandes centros comerciais, aeroportos e rodoviárias, por exemplo. 

Acomodações muito isoladas não apenas representam riscos à segurança do viajante, que fica exposto aos perigos de assaltos, mas também podem aumentar consideravelmente os gastos com transporte corporativo, como os próprios translados e deslocamentos pela cidade.

Confira se a hospedagem dispõe de infraestrutura para o colaborador trabalhar

Uma viagem de negócios é caracterizada pela necessidade de o colaborador trabalhar durante a sua estadia no local, por isso, a hospedagem deve dispor de uma infraestrutura apropriada para tal. 

Muitos hotéis e pousadas, atualmente, contam com espaços de coworking, em que o funcionário consegue realizar as suas tarefas em escritórios compartilhados, com todo o conforto necessário.

Além disso, é comum também encontrar nos próprios quartos escrivaninhas e cadeiras apropriadas para trabalhar. Em ambos os casos, a acomodação também deve dispor de acesso à internet, e é preciso que essa conexão seja boa e estável.

Analise o conforto oferecido

O conforto do colaborador é a base na escolha de qualquer tipo de hospedagem corporativa. Afinal, o funcionário está sob responsabilidade da sua organização e precisa de certos cuidados.

Nesse sentido, analise a disposição dos quartos, a qualidade do ambiente, os tipos de móveis (camas, sofás, cadeiras e outros), o estado de conservação, os tipos de banheiros disponíveis, as refeições incluídas, os serviços de quarto, os equipamentos disponíveis no quarto (ar-condicionado e aquecedores, por exemplo) e outros fatores.

Assegure-se de que tudo cumpre os requisitos mínimos de qualidade já definidos na sua política de viagens e analise as avaliações de outros viajantes antes de realizar a reserva. Essa prática vai permitir que você encontre as melhores hospedagens para os colaboradores.

Faça a reserva com antecedência

Escolheu o melhor local e deseja realizar a reserva? Não deixe para a última hora, pois você pode correr o risco de o seu colaborador não conseguir uma vaga na data necessária. Por essa razão, verifique a disponibilidade e já deixe reservado com antecedência, garantindo mais segurança, estabilidade e previsão financeira.

Além disso, reservas antecipadas tendem a reduzir os custos da hospedagem e garantir a escolha de melhores acomodações para as pessoas. Portanto, essa prática deve ser incorporada nas suas pesquisas. Ainda, vale a pena utilizar a tecnologia para melhorar a gestão desse tipo de viagem.

Qual é a importância de gerenciar corretamente as despesas com hospedagem?

Em qualquer viagem corporativa, analisar devidamente as despesas com hospedagem promove uma série de benefícios para as organizações, como:

• minimiza riscos e problemas para os colaboradores;
• reduz situações de fraudes e erros nos comprovantes de despesas;
• garante a saúde financeira da organização;
• aumenta os níveis de transparência e confiabilidade da operação;
• promove governança corporativa;
• permite sustentabilidade para a expansão dos negócios;
• viabiliza uma gestão mais estratégica.

Isso vai permitir que você tenha mais transparência na política de governança e nas viagens corporativas. Além disso, vale adotar boas práticas para melhorar a gestão de despesas e aumentar a lucratividade com esse tipo de atividade.

Quais são as 7 dicas para gerenciar as despesas com hospedagem corporativa?

Agora que você entendeu como escolher a acomodação ideal e os benefícios do correto gerenciamento de despesas com hospedagem corporativa, que tal compreender como implementar uma boa gestão? Veja, a seguir, algumas iniciativas que podem ajudá-lo a otimizar a gestão desses gastos.

1. Defina os requisitos mínimos de hospedagem já na sua política de viagem

Lembra que citamos a política de viagem nos tópicos anteriores? Pois bem, esse documento serve como um “guia” para a sua empresa e vai ditar não somente como os seus gestores tomarão decisões, mas também nortear o comportamento dos seus colaboradores.

Isso significa que é preciso definir na sua política de viagem alguns requisitos mínimos da escolha da hospedagem, o que inclui valores, qualidade, infraestrutura, localização, tempo de hospedagem, reembolsos previstos e outros dados semelhantes.

Em muitos casos, a própria empresa consegue fazer a reserva antes de o colaborador viajar, no entanto, em outros, pode ser necessário que o próprio funcionário procure um espaço para se hospedar, e essa escolha deve estar de acordo com as políticas da organização.

Nesse sentido, com diretrizes claras, os riscos de erros ou decisões que fujam das normas da empresa são minimizados. Além disso, é possível otimizar a gestão e gerar melhores resultados para o negócio.

2. Analise as opções de hospedagem com antecedência

Outro fator importante para realizar um bom gerenciamento de despesas é, sem dúvidas, a antecedência. Isso acontece, inclusive, na vida pessoal. Quanto antes sua empresa conseguir se organizar, maiores são as chances de reduzir gastos.

Sempre que resolvemos fazer uma viagem, as coisas decididas de última hora acabam consumindo de nós um valor muito maior, se comparado à despesa que teríamos se organizássemos esse deslocamento com antecedência.

Nas viagens corporativas, não é diferente. Com tempo, os gestores conseguem analisar melhor as opções disponíveis de acomodação, assim como custos, roteiros, tempo de hospedagem, tipos de pagamentos e outros fatores envolvidos.

A antecipação permite melhores tomadas de decisões e reduz ao máximo os riscos de erros ou acomodações acima dos valores praticados pela organização. Além disso, as chances de encontrar vagas são muito maiores, especialmente se o colaborador viajar em um período de alta temporada (como férias escolares).

3. Considere as avaliações de outros usuários

Citamos também nos tópicos anteriores a necessidade de analisar as avaliações de outros usuários, certo? Isso deve se tornar um processo padrão na sua organização antes de fechar qualquer reserva.

Muitas vezes, apenas é possível descobrir problemas em um determinado hotel, independentemente da natureza, por meio do relato sincero de outros viajantes que estão na posição do seu colaborador.

Por isso, leia com atenção e escolha opções de acomodação que estejam bem classificadas e tenham um alto nível de satisfação entre seus usuários, sempre considerando questões como limpeza do ambiente, atendimento, segurança e conforto.

4. Faça o pagamento antecipado

Muitas empresas utilizam o cartão corporativo para realizar o pagamento de despesas como hospedagem e compra de passagens. Essa é uma boa maneira de permitir os pagamentos antecipados de modo seguro, visto que, em caso de qualquer problema ou erro, é possível solicitar rapidamente o estorno do cartão.

Além disso, o pagamento antecipado permite um melhor controle de gastos por parte dos próprios gestores, não deixando na mão dos funcionários o acerto com o hotel e minimizando qualquer tipo de risco ou transtorno ao colaborador.

Vale ainda utilizar um software de gestão para ajudar no controle de contas a pagar relacionadas às viagens corporativas. Isso facilitará o gerenciamento das despesas e garantirá mais eficiência.

5. Estabeleça os requisitos para reembolso

É importante que os requisitos para reembolso estejam claros para os colaboradores e, por isso, devem ser definidos na política de viagens da corporação.

O que significa? Os gestores precisam estabelecer diretrizes para nortear os funcionários acerca de quais despesas podem ser ressarcidas pela organização durante o período da viagem e informar todas as regras envolvidas. 

Alguns gastos comuns são a alimentação e o deslocamento. No entanto, é possível que existam despesas diferentes, como aluguel de carro, pedágio, diárias a mais no hotel (por conta de imprevistos), gastos no próprio hotel e outros. 

Nesse sentido, todas essas despesas devem ser previstas pela empresa, e deve ser estipulado um teto de gastos, de modo a minimizar situações que coloquem em risco a saúde financeira da organização ou o planejamento orçamentário.

Nesse sentido, vale conhecer boas práticas para otimizar o processo de reembolso de despesas para colaboradores. A partir delas, você conseguirá ter mais eficiência nesse tipo de pagamento.

6. Sempre solicite comprovantes e relatórios

A apresentação de comprovantes e relatórios ainda é um processo burocrático e complexo em grande parte das organizações que contam com colaboradores viajantes. Entretanto, o gerenciamento de gastos depende de um bom controle desses documentos.

Na prática, a regra é muito clara: as empresas devem sempre solicitar comprovantes de gastos para realizar os reembolsos. Muitas vezes, isso é feito por meio dos relatórios, em que os colaboradores descrevem as despesas da viagem, motivos, valores, localização e, juntamente, anexam as notas fiscais.

Em outros casos, esse gerenciamento é mais descentralizado, e os funcionários não entregam os comprovantes com os relatórios. Nesse último cenário, as chances de erros e fraudes são altíssimas, sendo uma situação que toda empresa deve evitar.

O ideal é otimizar a produção, a entrega e a validação desses relatórios e notas, de modo que a atividade não tome muito tempo da operação que está constantemente viajando ou dos gestores que precisam analisar os números e liberar os pagamentos.

7. Conte com a tecnologia

Elencando o tópico anterior, apenas será possível otimizar a gestão de despesas relacionadas à hospedagem corporativa por meio de inovações que simplificam o registro e a documentação proveniente desse tipo de viagem.

Atualmente, é possível contar com ferramentas completas, que viabilizam o acompanhamento total da viagem do colaborador, desde o planejamento do destino e a escolha do roteiro até o recebimento dos comprovantes e dos relatórios, incluindo o monitoramento dos pagamentos.

Ao contar com a tecnologia, a sua organização não somente acelera a transformação digital, mas também tem acesso a outros benefícios que simplificam a sua gestão, tais como:

• aumento da produtividade e eficiência;
• redução de tempo na elaboração e validação de relatórios;
• minimização de custos;
• gestão baseada em dados;
• diferencial competitivo.

Encontrar um bom software de reembolso corporativo é uma ótima maneira de otimizar a gestão de despesas. Ao definir bons requisitos e entender as demandas da sua companhia, fica mais simples implementar a melhor solução.

Como a tecnologia pode otimizar o gerenciamento de despesas com hospedagem corporativa?

Já imaginou o trabalho que daria para organizar os documentos, as despesas e os registros das viagens corporativas por meio de uma planilha do Excel? Seria praticamente impossível acompanhar todas as novas informações, especialmente em empresas que demandam um alto volume de viagens corporativas para seus colaboradores.

Além de otimizar a própria viagem, a tecnologia também serve para facilitar os dias que antecedem essa experiência, tendo em vista que ela permite encontrar melhores opções de transporte, contribui para simplificar o trabalho de reservas, facilita a solicitação de adiantamentos e simplifica a prestação de contas que os colaboradores devem fazer.

Enquanto ela oferece conforto para seus colaboradores, do ponto de vista da empresa, também há benefícios devido à redução de custos. Isso porque as ferramentas de gestão corporativa, como o aplicativo da SAP Concur, contribuem para a otimização do controle de gastos por meio da captura automática de distâncias, evitando fraudes ou erros.

Como o SAP Concur Travel & Expense pode ajudá-lo?

O SAP Concur Travel & Expense é uma plataforma completa e intuitiva de gestão de viagens e despesas corporativas.

Combinando as melhores ferramentas do mercado, o sistema integra perfeitamente os processos de T&E em uma solução unificada, intuitiva, simples de usar e que atende as demandas de toda a sua operação.

Por meio do SAP Concur Travel & Expense, os seus funcionários e gestores conseguem:

• organizar roteiros de viagens;
• realizar reservas de hospedagem corporativa e passagens aéreas;
• compartilhar itinerários;
• acompanhar os deslocamentos em tempo real;
• digitalizar recibos e comprovantes de gastos;
• atualizar os relatórios de viagens;
• enviar as solicitações de reembolsos;
• atualizar dados da viagem;
• prever gastos;
• acessar orçamentos com antecedência e negociar com fornecedores;
• definir e implementar políticas de viagens e reembolsos;
• acompanhar os pagamentos de reembolsos;
• realizar auditorias automáticas em todas as despesas corporativas.

Com isso, é possível elevar a confiabilidade da operação e manter altos níveis de conformidade e governança corporativa, garantindo transparência em todas as transações. Além disso, situações de fraudes ou erros são facilmente detectadas e mitigadas, reduzindo qualquer tipo de risco à sua empresa.

Viu como é importante contar com inovações para otimizar o gerenciamento de custos com hospedagem corporativa? Desse modo, além de ter mais segurança e transparência na relação com seus colaboradores, também é possível gerar uma experiência tranquila no repasse de custos e na prestação de contas que envolvem a viagem. Portanto, não deixe de contar com esse tipo de solução para simplificar o dia a dia em sua empresa.

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