Como funciona o reembolso de passagem aérea para empresas?

Quem costuma realizar viagens aéreas corporativas certamente já se deparou com o termo reembolso de passagem. Dependendo da situação do viajante de negócios, ele pode ter o direito de solicitar o reembolso do valor da passagem, mas nem sempre o cliente corporativo tem esse conhecimento.

Ao solicitar o reembolso empresarial, é crucial estar atento às diversas regras da ANAC (Agência Nacional de Aviação Civil) e da própria companhia aérea escolhida para a viagem corporativa. Dessa forma, é possível garantir que a empresa receba todos os reembolsos a que tem direito.

Neste material, você acompanha as principais informações sobre o reembolso de passagem aérea para empresas. Siga a leitura e aprenda mais conosco!

O que é o reembolso de passagem aérea?

O reembolso de passagem aérea refere-se à quantia que o passageiro — ou a empresa responsável pelo pagamento — tem direito a receber em casos de impedimento do embarque, tais como cancelamento de voo pela companhia aérea, atrasos significativos, desistência do passageiro, entre outras circunstâncias.

Esse reembolso do valor pode ser parcial ou integral. A forma parcial ocorre quando o passageiro já percorreu uma parte do trajeto do voo. Em contrapartida, o estorno do valor total pago na passagem é aplicado quando o viajante não completa nenhuma parte do voo ou quando o trecho cumprido não tem utilidade para o passageiro.

Quais são os critérios básicos para garantir o reembolso?

Como comentamos, existem três razões principais que motivam um passageiro a solicitar o reembolso de passagem aérea: atraso do voo, cancelamento do voo e desistência da viagem. A seguir, exploramos detalhadamente cada uma delas. Acompanhe os tópicos!

Atraso de voo

O atraso de voo é um fator que pode comprometer significativamente viagens aéreas corporativas, especialmente quando há compromissos de negócios agendados. Consideremos uma viagem empresarial especialmente para uma reunião. Se o voo sofrer atrasos, há uma alta probabilidade de que o passageiro perca o compromisso e, portanto, não fará sentido que aconteça o embarque.

É importante saber que o reembolso integral do valor da passagem só será concedido em casos de atrasos superiores a 4 horas. Para atrasos de menor magnitude, ainda é possível solicitar o reembolso, mas o montante não será integral.

Cancelamento de voo

O cancelamento de voo ocorre em situações mais extremas, quando um problema que inicialmente causaria apenas o atraso do voo não é solucionado. Em eventos como esse, a primeira medida a ser tomada é consultar a companhia aérea para obter informações sobre as ações necessárias e os procedimentos a serem seguidos.

Em muitas ocasiões, o passageiro afetado pelo cancelamento de voo pode ser realocado em outra aeronave para concluir o trajeto, tornando assim indisponível a opção de solicitar reembolso, pois a viagem será realizada.

No entanto, quando a realocação para outro voo não é viável, seja devido à falta de assentos disponíveis ou por outra razão, é possível solicitar o reembolso, desde que o atraso exceda 4 horas. Nesse cenário, as taxas associadas à passagem também devem ser reembolsadas para a empresa.

Desistência da viagem

Não são incomuns situações em que o passageiro decide desistir da viagem, seja por motivos de saúde inesperados, cancelamento de compromissos (uma situação frequente em viagens corporativas) ou outros imprevistos.

Nessas circunstâncias, a empresa ainda tem a opção de solicitar o reembolso da passagem aérea, embora nem sempre o valor seja restituído integralmente.

Quando a desistência está relacionada a problemas de saúde do viajante e há um atestado médico que comprove a impossibilidade da viagem, a passagem em questão pode ser elegível para um reembolso integral. No entanto, a viabilidade dessa restituição dependerá dos termos estipulados por cada companhia aérea.

A única situação em que o reembolso integral é garantido ocorre quando a empresa desiste da compra (online ou presencial) até 24 horas após a emissão dos bilhetes. Esse direito é assegurado ao comprador pela Resolução 400/2016 da ANAC. Importante notar que a compra não pode ser efetuada a menos de 7 dias da data da viagem, caso contrário, o reembolso pode incorrer em uma taxa de até 5%.

De acordo com o artigo 49 do Código do Consumidor (CDC), para compras realizadas em meios virtuais, como sites e linhas telefônicas da empresa, o direito de arrependimento estende-se por 7 dias a partir da data da compra da passagem aérea.

Nesse contexto, algumas companhias seguem as diretrizes da ANAC, enquanto outras adotam as determinações do CDC. Por isso, é essencial verificar a política de reembolso específica de cada empresa.

Como solicitar reembolso em caso de desistência?

Normalmente, a solicitação do reembolso de passagem aérea pode ser efetuada por meio do site ou do telefone da companhia responsável. Ao utilizar a plataforma online, é necessário efetuar o login na página da companhia, localizar as passagens e solicitar o cancelamento e o reembolso, observando as regras e taxas aplicáveis à tarifa.

As chamadas telefônicas são isentas de custos, e os serviços estão acessíveis 24 horas por dia. Uma alternativa adicional para solicitar o reembolso de passagem aérea é por meio de uma loja física ou no guichê das companhias.

As empresas aéreas têm um prazo de até sete dias, contados a partir da solicitação do passageiro, para efetuar a restituição do valor. O reembolso é realizado pela mesma forma de pagamento utilizada na compra. Se a transação foi realizada com cartão de crédito, por exemplo, o montante será estornado na fatura. No caso de compras à vista ou no débito, o reembolso é creditado na conta do titular.

O que fazer quando ocorre o cancelamento por parte da companhia?

Quando ocorre o cancelamento por parte da companhia aérea, você tem o direito ao reembolso total. Em situações em que o voo é cancelado com menos de 14 dias de antecedência, há a possibilidade, conforme a região, de ser elegível a uma indenização adicional.

Nessa situação, é necessário que o setor responsável entre em contato com a companhia aérea, comunique a situação e reivindique os direitos convenientes com a situação. 

Para gerenciar eficientemente situações relacionadas ao reembolso de passagens aéreas empresariais, é necessário que o setor responsável adote estratégias proativas. Isso inclui acompanhar de perto as políticas de reembolso e cancelamento das companhias aéreas, negociar acordos favoráveis quando necessário, manter registros detalhados para respaldar reivindicações e processos, considerar a possibilidade do seguro de viagens ou incluir cláusulas contratuais específicas para cobertura em imprevistos.

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